Il nostro recente webcast sui 'Passi chiave per l'implementazione di un programma di gestione agile delle politiche' ha esplorato il motivo per cui le organizzazioni devono essere in grado di rispondere rapidamente a qualsiasi cambiamento e adattare le politiche dove necessario. L'unico modo per adattarsi alla natura dinamica, sconvolta e distribuita del business è essere agili.
Covid-19 ha dimostrato quanto velocemente l'ambiente aziendale possa cambiare e per molte organizzazioni questo ha significato una rapida ristrutturazione delle politiche e dei processi. Progetti di trasformazione digitale che normalmente avrebbero richiesto 10 anni per essere completati sono stati spinti e implementati in tempo record.
Il passaggio a un nuovo modello di lavoro ibrido ha anche introdotto nuovi rischi in quanto è necessario comunicare al personale un maggior numero di politiche. Questo ha sottolineato l'importanza dell'agilità nell'affrontare queste sfide a testa alta e nel garantire una risposta rapida ed efficiente ai cambiamenti nell'ambiente aziendale interno ed esterno.
I principali risultati del webcast includono:
Cos'è un programma di gestione agile delle politiche?
Un programma agile di gestione delle politiche fornisce una struttura di governance, identifica i rischi, definisce la conformità e gioca un ruolo cruciale nel successo organizzativo. Dovrebbe anche coinvolgere il personale e chiarire gli standard di ciò che ci si aspetta da loro.
Le politiche sono fondamentali perché stabiliscono i limiti del comportamento. Sono le leggi scritte che definiscono ciò che è accettabile e inaccettabile nella vostra organizzazione.
Le politiche sono scritte per controllare e guidare il comportamento intorno a rischi specifici, quindi è vitale che il tuo staff sia formato sull'importanza di queste politiche e su ciò che significa per la tua azienda.
Il mancato rispetto delle politiche potrebbe avere gravi conseguenze ed esporre la vostra organizzazione a rischi significativi, violazioni di dati, sanzioni finanziarie, azioni legali, per non parlare del danno reputazionale che ne deriva.
Come possono le organizzazioni raggiungere una gestione agile delle politiche?
Per essere efficienti, efficaci e agili, le organizzazioni hanno bisogno di un sistema centralizzato di gestione delle politiche che fornisca un metodo coerente per creare le politiche, aggiunga struttura alle procedure aziendali e renda più facile tracciare l'attestazione del personale. In effetti, fornirà un'unica fonte di verità che evidenzia tutte le attività in relazione alle politiche e alla formazione del personale.
Un sistema centralizzato fornirà agli utenti un portale di facile accesso dove possono accedere e trovare le politiche che si applicano al loro ruolo, insieme ai compiti richiesti, agli attestati e alla relativa formazione.
Questo permette alle organizzazioni di misurare i continui miglioramenti nella consapevolezza ed evidenziare le aree che richiedono attenzione prima che rappresentino un rischio per la sicurezza e la conformità.
5 passi per una gestione agile delle politiche
1. Pianifica il tuo viaggio
Il primo passo nell'implementazione di un programma di gestione agile delle politiche è capire lo stato attuale delle politiche all'interno della vostra organizzazione. Per esempio, quante politiche avete? Dove si trovano? In che formato sono? Quali dipartimenti stanno emettendo le politiche? In realtà, si tratta di farsi un'idea migliore di cosa sta funzionando e cosa non sta funzionando all'interno della vostra organizzazione. Se vi prendete il tempo di valutare correttamente lo stato attuale delle politiche, vi aiuterà a stabilire dove volete essere tra due o tre anni.
2. Portare a bordo le persone giuste
Per costruire il business case e coinvolgere altre parti dell'azienda nella gestione delle politiche, è necessario coinvolgere le persone giuste. Questo gruppo potrebbe includere membri del personale di conformità, etica, legale, risorse umane, finanza, IT, sicurezza e operazioni aziendali. Stabilendo un comitato centrale di governance delle politiche e della formazione, sarete in grado di coordinare e guidare una gestione coerente delle politiche in tutta l'organizzazione.
3. Tecnologia
Avere la giusta tecnologia e infrastruttura sul posto è fondamentale per aiutarvi a raggiungere il vostro piano biennale o triennale. La tecnologia vi aiuterà a gestire la performance delle politiche e della formazione in tutta l'organizzazione e vi permetterà di rispondere rapidamente a qualsiasi cambiamento nell'ambiente aziendale. Un sistema centralizzato di gestione delle politiche vi aiuterà a gestire il ciclo di vita della gestione delle politiche, a formare gli individui su ciò che viene loro richiesto, a mappare le politiche agli obblighi e a fornire un solido sistema di registrazione per tracciare chi ha avuto accesso a una politica e le date di attestazione.
4. Suddividere in fasi
Se state implementando una strategia di gestione delle politiche a livello aziendale, avrete bisogno di spezzare il processo in fasi facilmente gestibili. Questo non è qualcosa che può essere realizzato dall'oggi al domani ed è meglio affrontare un passo alla volta. Questo sarà un processo collaborativo e coinvolgerà il lavoro a stretto contatto con diversi dipartimenti all'interno della vostra organizzazione.
5. Essere pronti al cambiamento
Per implementare un programma di gestione agile delle politiche nella vostra organizzazione, dovete essere preparati al cambiamento. Covid-19 ha costretto quasi tutte le organizzazioni a sviluppare, adattare e migliorare immediatamente le loro politiche e procedure di lavoro. Avere un programma di gestione delle politiche ben definito in atto è fondamentale per affrontare queste sfide ambientali a testa alta e garantire la continuità del business in un momento di crisi. In definitiva, se volete affrontare i rischi in evoluzione, i regolamenti e i cambiamenti nell'ambiente interno ed esterno, dovete essere in grado di adattarvi ed essere agili.
Per ulteriori informazioni su come implementare un programma di gestione agile delle politiche nella tua organizzazione, guarda il nostro webcast on-demand con l'esperto GRC, Michael Rasmussen.
