O nosso recente webcast sobre os "Passos Chave para a Implementação de um Programa de Gestão Ágil de Políticas" explorou as razões pelas quais as organizações precisam de ser capazes de responder rapidamente a quaisquer mudanças e adaptar as políticas sempre que necessário. A única forma de se adaptar à natureza dinâmica, perturbada, e distribuída das empresas é ser ágil.
O Covid-19 demonstrou a rapidez com que o ambiente empresarial pode mudar e para muitas organizações isto significou uma rápida reestruturação de políticas e processos. Projectos de transformação digital que normalmente teriam levado 10 anos a concluir foram impulsionados e implementados em tempo recorde.
A mudança para um novo modelo de trabalho híbrido também introduziu novos riscos, uma vez que mais políticas precisam de ser comunicadas ao pessoal. Isto tem sustentado a importância da agilidade na resposta a estes desafios de frente e na garantia de uma resposta rápida e eficiente às mudanças no ambiente empresarial interno e externo.
Incluindo os principais takeaways do webcast:
O que é um Programa de Gestão Ágil de Políticas?
Um programa de gestão política ágil fornece um quadro de governação, identifica riscos, define a conformidade, e desempenha um papel crucial no sucesso organizacional. Deve também envolver o pessoal e clarificar as normas do que se espera deles.
As políticas são críticas, uma vez que estabelecem limites de comportamento. São as leis escritas que definem o que é aceitável e inaceitável dentro da sua organização.
As políticas são escritas para controlar e orientar o comportamento em torno de riscos específicos, por isso é vital que o seu pessoal seja formado sobre a importância destas políticas e o que significa para o seu negócio.
O não cumprimento das políticas pode ter consequências graves e expor a sua organização a riscos significativos, violações de dados, sanções financeiras, acções judiciais, para não mencionar os danos de reputação resultantes.
Como podem as organizações alcançar uma gestão política ágil?
Para serem eficientes, eficazes e ágeis, as organizações precisam de um sistema centralizado de gestão de políticas que forneça um método consistente de criação de políticas, acrescente estrutura aos procedimentos da empresa e facilite o rastreio da certificação do pessoal. Com efeito, proporcionará uma única fonte de verdade que realça todas as actividades relacionadas com políticas e formação de pessoal.
Um sistema centralizado proporcionará aos utilizadores um portal de fácil acesso onde poderão entrar e encontrar políticas que se aplicam ao seu papel, juntamente com as tarefas necessárias, atestados e formação relacionada.
Isto permite às organizações medir melhorias contínuas na sensibilização e destacar áreas que requerem atenção antes de representarem um risco para a segurança e conformidade.
5 Passos para uma Gestão Ágil de Políticas | Metacompliance
1. Planeie a Sua Viagem
O primeiro passo para implementar um programa ágil de gestão de políticas é compreender o estado actual das políticas dentro da sua organização. Por exemplo, quantas políticas tem? Onde estão localizadas? Em que formato se encontram? Que departamentos estão a emitir políticas? Realmente, está a ganhar uma melhor ideia do que está a funcionar e do que não está dentro da sua organização. Se dedicar algum tempo a avaliar devidamente o estado actual das políticas, isso ajudá-lo-á a estabelecer onde quer estar dentro de dois ou três anos.
2. Embarcar as pessoas certas
Para construir o caso empresarial e envolver outras partes do negócio com a gestão de políticas, é necessário ter as pessoas certas a bordo. Este grupo poderia incluir membros do pessoal de conformidade, ética, jurídica, recursos humanos, finanças, TI, segurança, e operações comerciais. Ao estabelecer um comité central de gestão política e de formação, será capaz de coordenar e conduzir uma gestão política consistente em toda a organização.
3. Tecnologia
Ter a tecnologia e infra-estruturas adequadas é crucial para o ajudar a alcançar o seu plano de dois ou três anos. A tecnologia ajudará a gerir a política e o desempenho da formação em toda a organização e permitir-lhe-á responder rapidamente a quaisquer mudanças no ambiente empresarial. Um sistema centralizado de gestão de políticas irá ajudá-lo a gerir o ciclo de vida da gestão de políticas, a formar indivíduos sobre o que lhes é exigido, a mapear as políticas para as obrigações e a fornecer um sistema robusto de registo para acompanhar quem acedeu a uma política, bem como as datas de atestação.
4. Desdobrá-lo em Etapas
Se estiver a implementar uma estratégia de gestão política à escala da empresa, terá de decompor o processo em fases facilmente geríveis. Isto não é algo que possa ser conseguido de um dia para o outro e é melhor abordar uma etapa de cada vez. Isto será um processo de colaboração e envolverá trabalhar em estreita colaboração com diferentes departamentos dentro da sua organização.
5. Estar Pronto para a Mudança
Para implementar um programa de gestão política ágil na sua organização, precisa de estar preparado para a mudança. Covid-19 obrigou quase todas as organizações a desenvolver, adaptar e melhorar imediatamente as suas políticas e procedimentos de trabalho. Ter um programa de gestão política bem definido em vigor é crucial para enfrentar estes desafios ambientais de frente e assegurar a continuidade do negócio em tempo de crise. Em última análise, se quiser enfrentar a evolução dos riscos, regulamentos e mudanças no ambiente interno e externo, tem de ser capaz de se adaptar e ser ágil.
Para mais informações sobre como implementar um programa de gestão política ágil na sua organização, assista ao nosso webcast a pedido com o perito do GRC, Michael Rasmussen.
