Nuestro reciente webcast sobre los "Pasos clave para implantar un programa ágil de gestión de políticas" exploró por qué las organizaciones deben ser capaces de responder rápidamente a cualquier cambio y adaptar las políticas cuando sea necesario. La única manera de adaptarse a la naturaleza dinámica, perturbada y distribuida de los negocios es ser ágil.
Covid-19 ha demostrado lo rápido que puede cambiar el entorno empresarial y para muchas organizaciones esto ha supuesto una rápida reestructuración de políticas y procesos. Los proyectos de transformación digital que normalmente habrían tardado 10 años en completarse se han impulsado e implementado en un tiempo récord.
El cambio a un nuevo modelo de trabajo híbrido también ha introducido nuevos riesgos, ya que hay que comunicar más políticas al personal. Esto ha reforzado la importancia de la agilidad para hacer frente a estos retos y garantizar una respuesta rápida y eficaz a los cambios en el entorno empresarial interno y externo.
Las principales conclusiones del webcast fueron las siguientes
¿Qué es un programa de gestión política ágil?
Un programa ágil de gestión de políticas proporciona un marco de gobernanza, identifica los riesgos, define el cumplimiento y desempeña un papel crucial en el éxito de la organización. También debe involucrar al personal y aclarar las normas de lo que se espera de ellos.
Las políticas son fundamentales porque establecen los límites del comportamiento. Son las leyes escritas que definen lo que es aceptable e inaceptable dentro de su organización.
Las políticas se redactan para controlar y orientar el comportamiento en torno a riesgos específicos, por lo que es vital que su personal reciba formación sobre la importancia de estas políticas y lo que significan para su empresa.
El incumplimiento de las políticas podría tener graves consecuencias y exponer a su organización a un riesgo importante, a la violación de datos, a sanciones financieras y a acciones legales, por no mencionar el consiguiente daño a la reputación.
¿Cómo pueden las organizaciones lograr una gestión política ágil?
Para ser eficientes, eficaces y ágiles, las organizaciones necesitan un sistema centralizado de gestión de políticas que proporcione un método coherente de creación de políticas, añada estructura a los procedimientos de la empresa y facilite el seguimiento de la certificación del personal. En efecto, proporcionará una única fuente de verdad que destaque todas las actividades relacionadas con las políticas y la formación del personal.
Un sistema centralizado proporcionará a los usuarios un portal de fácil acceso en el que podrán conectarse y encontrar las políticas que se aplican a su función, junto con las tareas requeridas, los certificados y la formación relacionada.
Esto permite a las organizaciones medir las mejoras continuas en la concienciación y destacar las áreas que requieren atención antes de que supongan un riesgo para la seguridad y el cumplimiento.
5 pasos para una gestión ágil de las políticas
1. Planifique su viaje
El primer paso para implantar un programa ágil de gestión de políticas es conocer el estado actual de las políticas en su organización. Por ejemplo, ¿cuántas políticas tiene? ¿Dónde se encuentran? ¿En qué formato están? ¿Qué departamentos emiten políticas? En realidad, se trata de obtener una mejor idea de lo que funciona y lo que no en su organización. Si se toma el tiempo necesario para evaluar adecuadamente el estado actual de las políticas, le ayudará a establecer dónde quiere estar dentro de dos o tres años.
2. Conseguir que las personas adecuadas se unan al equipo
Para construir el caso de negocio y comprometer a otras partes de la empresa con la gestión de la política, es necesario conseguir que las personas adecuadas estén a bordo. Este grupo podría incluir a miembros del personal de cumplimiento, ética, legal, recursos humanos, finanzas, TI, seguridad y operaciones comerciales. Al establecer un comité central de gobernanza de la política y la formación, podrá coordinar e impulsar una gestión coherente de la política en toda la organización.
3. Tecnología
Disponer de la tecnología y la infraestructura adecuadas es crucial para ayudarle a cumplir su plan de dos o tres años. La tecnología le ayudará a gestionar el rendimiento de las políticas y la formación en toda la organización y le permitirá responder rápidamente a cualquier cambio en el entorno empresarial. Un sistema centralizado de gestión de políticas le ayudará a gestionar el ciclo de vida de las mismas, a formar a las personas sobre lo que se les exige, a asignar las políticas a las obligaciones y a proporcionar un sólido sistema de registro para hacer un seguimiento de quién ha accedido a una política, así como de las fechas de certificación.
4. Dividirlo en etapas
Si está aplicando una estrategia de gestión de políticas en toda la empresa, tendrá que dividir el proceso en etapas fácilmente manejables. No es algo que pueda lograrse de la noche a la mañana y es mejor abordarlo paso a paso. Se trata de un proceso de colaboración en el que habrá que trabajar estrechamente con los distintos departamentos de la organización.
5. Esté preparado para el cambio
Para implantar un programa ágil de gestión de políticas en su organización, debe estar preparado para el cambio. Covid-19 ha obligado a casi todas las organizaciones a desarrollar, adaptar y mejorar inmediatamente sus políticas y procedimientos de trabajo. Disponer de un programa de gestión de políticas bien definido es crucial para hacer frente a estos retos del entorno y garantizar la continuidad del negocio en tiempos de crisis. En definitiva, si se quiere hacer frente a la evolución de los riesgos, la normativa y los cambios en el entorno interno y externo, hay que ser capaz de adaptarse y ser ágil.
Para más información sobre cómo implantar un programa ágil de gestión de políticas en su organización, vea nuestro webcast a la carta con el experto en GRC, Michael Rasmussen.
