Virksomhedspolitikker er afgørende på arbejdspladsen, da de er med til at styrke og tydeliggøre de standarder, der forventes af medarbejderne. De er faktisk de nedskrevne love, der definerer, hvad der er acceptabelt og uacceptabelt i din organisation.
Uanset om det er en politik for sociale medier, en politik for adgangskoder eller en politik for beskyttelse af personlige oplysninger, har dine medarbejdere brug for klare retningslinjer for, hvad der forventes af dem i visse situationer. Hvis disse politikker ikke kommunikeres korrekt, kan det udsætte din organisation for databrud, økonomiske sanktioner og retslige skridt, for ikke at nævne den deraf følgende omdømmeskade.
Virksomhedspolitikker etablerer en juridisk pligt til at udvise omhu, men mange organisationer har en tilfældig tilgang til politikstyring. Politikker administreres ofte på tværs af flere regneark og fildelingssystemer, mangler konsistens, er forældede og understøtter generelt ikke overholdelse af lovgivningen.
Nøglen til at beskytte din organisation mod problemer med overholdelse og informationssikkerhed er at implementere et effektivt politikstyringssystem, der giver en ramme for styring, identificerer risici og definerer overholdelse.
Hvad er den bedste måde at administrere virksomhedspolitikker på?
I dagens komplekse forretningsmiljø skal organisationer være i stand til at reagere hurtigt på eventuelle ændringer og tilpasse politikker, hvor det er nødvendigt. Desværre er det gamle system med manuelle processer til styring af virksomhedspolitikker ikke længere tilstrækkeligt og udsætter potentielt organisationer for betydelig risiko.
Organisationer skal være effektive og smidige for at kunne reagere hurtigt på disse miljømæssige ændringer, og den bedste måde at gøre dette på er ved at bruge et centraliseret system til forvaltning af politikker.
Et system til forvaltning af politikker vil give organisationer en brugervenlig, centraliseret løsning til at oprette, opbevare og distribuere vigtige politiske dokumenter. Det vil have en konsekvent metode til at skabe politikker, tilføre struktur til virksomhedens procedurer og i sidste ende gøre det lettere at følge medarbejdernes attestering.
Det største problem, som organisationer står over for i forbindelse med informationssikkerhed og overholdelse, er brugernes deltagelse. En centraliseret politikportal vil imidlertid sikre, at medarbejderne kun præsenteres for målrettet indhold om overholdelse, som er relevant for deres rolle.
Organisationer kan effektivt måle løbende forbedringer i bevidstheden og fremhæve områder, der kræver opmærksomhed, før de udgør en risiko for sikkerhed og overholdelse.
Fordele ved et centralt system til styring af politikker
- Automatiserer politikkens livscyklus - Automatisering af politikker hjælper med at strømline processer og giver en enkelt kilde til sandhed for alle compliance-relaterede aktiviteter. Virksomhedspolitikker kan færdiggøres til tiden og på en måde, der kan kontrolleres og måles, hvilket reducerer virkningen af menneskelige fejl. Automatiseringen af politikhåndteringen sikrer, at compliance er opdateret, og at din organisation er beskyttet mod risici og retssager.
- Styring af risici - Politikstyring begynder med identifikation af risici og styring af passende kontroller for at mindske risikoen. Et af de problemer, der kan opstå i forbindelse med denne proces, er den effektive kommunikation af politikker og procedurer til medarbejderne. Et centraliseret system vil sikre, at alle brugere i en målgruppe skal godkende en politik eller gennemføre test inden en bestemt dato og et bestemt tidspunkt.
- Effektiv rapportering til revisorer og tilsynsmyndigheder - Et centraliseret politikstyringssystem løser nøgleproblemet med at demonstrere overholdelse af lovkrav og udvise rettidig omhu over for tredjepartsrevisorer og tilsynsmyndigheder. Det giver klare revisionsspor, der registrerer, hvem der har interageret med virksomhedens politikker, og hjælper med at identificere de områder, der udgør den største risiko for datasikkerheden.
- Målret flere brugere - Et centraliseret system gør det muligt for ledelsen at målrette eller udelukke specifikke grupper af brugere. Politikker kan variere på tværs af en organisation, så der kan være brug for specifikke virksomhedspolitikker for de enkelte afdelinger. Denne form for målretning sikrer, at den rigtige politik går til de rigtige mennesker på det rigtige tidspunkt.
- Fremme brugernes deltagelse og bevidsthed - Det er vigtigt, at organisationer opnår og demonstrerer 100 % overholdelse og brugernes bevidsthed om vigtige politikker. Styring af overholdelse er altid mere effektiv, når brugerne er involveret, da det giver dem en større forståelse af betydningen af deres handlinger i forbindelse med informationshåndtering.
Oplev MetaCompliance Policy Management Software
Forenkle din politikstyring med MetaCompliance's automatiserede software. Det er nemt at oprette, distribuere og spore virksomhedspolitikker, mens du sikrer medarbejdernes underskrifter og overholdelse, alt sammen i et sikkert og organiseret system, der opfylder lovkrav.
