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Come gestire e comunicare efficacemente le politiche

Come comunicare e gestire efficacemente le politiche

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Le politiche sono cruciali sul posto di lavoro perché aiutano a rafforzare e chiarire gli standard che ci si aspetta dai dipendenti. In effetti, sono le leggi scritte che definiscono ciò che è accettabile e inaccettabile nella vostra organizzazione.

Che si tratti di una politica sui social media, di una politica sulle password o sulla privacy, i vostri dipendenti hanno bisogno di una guida chiara su ciò che ci si aspetta da loro in determinate situazioni. Se queste politiche non vengono comunicate correttamente, la vostra organizzazione potrebbe essere esposta a violazioni di dati, sanzioni finanziarie, azioni legali, per non parlare del danno reputazionale che ne deriva.

Le politiche stabiliscono un dovere legale di cura, ma molte organizzazioni affrontano la gestione delle politiche in modo disordinato. Le politiche sono spesso gestite su più fogli di calcolo e sistemi di condivisione dei file, mancano di coerenza, sono obsolete e generalmente non supportano la conformità normativa. 

La chiave per proteggere la vostra organizzazione dai problemi di conformità e sicurezza delle informazioni è l'implementazione di un efficace sistema di gestione delle politiche che fornisca una struttura di governance, identifichi il rischio e definisca la conformità.

Qual è il modo migliore per gestire le politiche?

Nel complesso ambiente aziendale di oggi, le organizzazioni devono essere in grado di rispondere rapidamente a qualsiasi cambiamento e adattare le politiche dove necessario. Sfortunatamente, il vecchio sistema di utilizzare processi manuali per gestire le politiche non è più sufficiente ed espone potenzialmente le organizzazioni a rischi significativi.

Le organizzazioni devono essere efficienti, efficaci e agili per poter rispondere rapidamente a questi cambiamenti ambientali, e il modo migliore per farlo è usare un sistema centralizzato di gestione delle politiche.

Un sistema di gestione delle politiche fornirà alle organizzazioni una soluzione centralizzata e facile da usare per creare, archiviare e distribuire importanti documenti di politica. Avrà un metodo coerente per la creazione di politiche, aggiungerà struttura alle procedure aziendali e, infine, renderà più facile tracciare l'attestazione del personale.

Il più grande problema che le organizzazioni affrontano con la sicurezza e la conformità delle informazioni è la partecipazione degli utenti. Tuttavia, un portale centralizzato di policy garantirà che ai dipendenti vengano presentati solo contenuti di conformità mirati e pertinenti al loro ruolo.

Le organizzazioni possono misurare efficacemente i continui miglioramenti nella consapevolezza ed evidenziare le aree che richiedono attenzione prima che rappresentino un rischio per la sicurezza e la conformità.

Vantaggi di un sistema centralizzato

Qual è il modo migliore per gestire le Politiche?
Fonte: GRC 20/20 e OCEG
  • Automatizza il ciclo di vita delle politiche - L'automazione delle politiche aiuta a snellire i processi e fornisce un'unica fonte di verità per tutte le attività legate alla conformità. Le politiche possono essere completate in tempo e in un modo che può essere controllato e misurato, riducendo l'impatto dell'errore umano. L'automazione della gestione delle politiche garantirà che la conformità sia aggiornata e che la vostra organizzazione sia protetta da rischi e controversie.
  • Gestire il rischio - La gestione delle politiche inizia con l'identificazione dei rischi e la gestione di controlli adeguati per fornire la mitigazione del rischio. Uno dei problemi che possono sorgere con questo processo è la comunicazione efficace delle politiche e delle procedure ai dipendenti. Un sistema centralizzato assicurerà che tutti gli utenti di un gruppo target debbano accettare una politica o completare dei test entro una data e un'ora specifica.
  • Reporting efficace per revisori e regolatori - Un sistema centralizzato di gestione delle politiche affronta il problema chiave di dimostrare la conformità ai requisiti legislativi e di fornire la dovuta attenzione a revisori e regolatori di terze parti. Fornisce chiare tracce di controllo che registrano chi ha interagito con le politiche e aiuta a identificare le aree che presentano il maggior rischio per la sicurezza dei dati.
  • Target di più utenti - Un sistema centralizzato permette alla gestione di indirizzare o escludere specifici gruppi di utenti. Le politiche possono essere diverse in un'organizzazione, quindi possono essere necessarie politiche specifiche per i singoli dipartimenti. Questo tipo di targeting assicura che la politica giusta vada alle persone giuste, al momento giusto.
  • Guidare la partecipazione e la consapevolezza degli utenti - È importante che le organizzazioni raggiungano e dimostrino il 100% di conformità e consapevolezza degli utenti con le politiche chiave. La gestione della conformità è sempre più efficace quando gli utenti sono coinvolti, perché dà loro una maggiore comprensione del significato delle loro azioni per quanto riguarda il trattamento delle informazioni.

Per aiutare le organizzazioni a progettare e implementare un programma di gestione delle politiche completamente integrato, OCEG ha prodotto l'eBook Policy Management Illustrated. L'eBook incorpora articoli, illustrazioni e tavole rotonde per costruire un forte caso aziendale per la strategia di gestione delle politiche.

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Politiche - Gestione delle politiche illustrate

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