Le politiche aziendali sono fondamentali sul posto di lavoro perché aiutano a rafforzare e chiarire gli standard che ci si aspetta dai dipendenti. In effetti, sono le leggi scritte che definiscono ciò che è accettabile e inaccettabile all'interno della vostra organizzazione.
Che si tratti di una politica sui social media, di una politica sulle password o sulla privacy, i vostri dipendenti hanno bisogno di una guida chiara su ciò che ci si aspetta da loro in determinate situazioni. Se queste politiche non vengono comunicate correttamente, la vostra organizzazione potrebbe essere esposta a violazioni di dati, sanzioni finanziarie, azioni legali, per non parlare del danno reputazionale che ne deriva.
Le politiche aziendali stabiliscono un dovere legale di assistenza, ma molte organizzazioni affrontano la gestione delle politiche in modo disordinato. Le policy sono spesso gestite su più fogli di calcolo e sistemi di condivisione dei file, mancano di coerenza, sono obsolete e in genere non supportano la conformità normativa.
La chiave per proteggere la vostra organizzazione dai problemi di conformità e sicurezza delle informazioni è l'implementazione di un efficace sistema di gestione delle politiche che fornisca una struttura di governance, identifichi il rischio e definisca la conformità.
Qual è il modo migliore per gestire le politiche aziendali?
In un ambiente aziendale complesso come quello odierno, le organizzazioni devono essere in grado di rispondere rapidamente a qualsiasi cambiamento e di adattare le politiche, se necessario. Purtroppo, il vecchio sistema che prevede l'utilizzo di processi manuali per la gestione delle policy aziendali non è più sufficiente ed espone potenzialmente le organizzazioni a rischi significativi.
Le organizzazioni devono essere efficienti, efficaci e agili per poter rispondere rapidamente a questi cambiamenti ambientali, e il modo migliore per farlo è usare un sistema centralizzato di gestione delle politiche.
Un sistema di gestione delle politiche fornirà alle organizzazioni una soluzione centralizzata e facile da usare per creare, archiviare e distribuire importanti documenti di politica. Avrà un metodo coerente per la creazione di politiche, aggiungerà struttura alle procedure aziendali e, infine, renderà più facile tracciare l'attestazione del personale.
Il più grande problema che le organizzazioni affrontano con la sicurezza e la conformità delle informazioni è la partecipazione degli utenti. Tuttavia, un portale centralizzato di policy garantirà che ai dipendenti vengano presentati solo contenuti di conformità mirati e pertinenti al loro ruolo.
Le organizzazioni possono misurare efficacemente i continui miglioramenti nella consapevolezza ed evidenziare le aree che richiedono attenzione prima che rappresentino un rischio per la sicurezza e la conformità.
Vantaggi di un sistema centralizzato di gestione delle politiche
- Automatizza il ciclo di vita delle politiche - L'automazione delle politiche aiuta a snellire i processi e fornisce un'unica fonte di verità per tutte le attività legate alla conformità. Le policy aziendali possono essere completate in tempo e in modo controllabile e misurabile, riducendo l'impatto dell'errore umano. L'automazione della gestione delle policy garantisce l'aggiornamento della conformità e la protezione dell'organizzazione da rischi e controversie.
- Gestire il rischio - La gestione delle politiche inizia con l'identificazione dei rischi e la gestione di controlli adeguati per fornire la mitigazione del rischio. Uno dei problemi che possono sorgere con questo processo è la comunicazione efficace delle politiche e delle procedure ai dipendenti. Un sistema centralizzato assicurerà che tutti gli utenti di un gruppo target debbano accettare una politica o completare dei test entro una data e un'ora specifica.
- Reporting efficace per revisori e autorità di regolamentazione - Un sistema centralizzato di gestione delle policy affronta il problema fondamentale di dimostrare la conformità ai requisiti legislativi e di fornire la dovuta attenzione ai revisori e alle autorità di regolamentazione di terze parti. Fornisce tracce di audit chiare che registrano chi ha interagito con le politiche aziendali e aiuta a identificare le aree che presentano il rischio più elevato per la sicurezza dei dati.
- Destinazione a più utenti - Un sistema centralizzato consente alla gestione di indirizzare o escludere gruppi specifici di utenti. Le politiche possono essere diverse all'interno di un'organizzazione, per cui potrebbero essere necessarie politiche aziendali specifiche per i singoli reparti. Questo tipo di targeting garantisce che le policy giuste siano inviate alle persone giuste, al momento giusto.
- Guidare la partecipazione e la consapevolezza degli utenti - È importante che le organizzazioni raggiungano e dimostrino il 100% di conformità e consapevolezza degli utenti con le politiche chiave. La gestione della conformità è sempre più efficace quando gli utenti sono coinvolti, perché dà loro una maggiore comprensione del significato delle loro azioni per quanto riguarda il trattamento delle informazioni.
Scoprite il software di gestione delle politiche di MetaCompliance
Semplificate la gestione delle policy con il software automatizzato di MetaCompliance. Create, distribuite e monitorate facilmente le policy aziendali, assicurando la firma dei dipendenti e la conformità, il tutto in un sistema sicuro e organizzato che soddisfa i requisiti normativi.
