As políticas são cruciais no local de trabalho, pois ajudam a reforçar e clarificar as normas que se esperam dos trabalhadores. Com efeito, são as leis escritas que definem o que é aceitável e inaceitável dentro da sua organização.
Quer se trate de uma política de comunicação social, política de senha, ou política de privacidade, os seus empregados precisam de uma orientação clara sobre o que se espera deles em determinadas situações. Se estas políticas não forem comunicadas correctamente, poderá expor a sua organização a violações de dados, sanções financeiras, acções judiciais, para não mencionar os danos de reputação resultantes.
As políticas estabelecem um dever legal de cuidado, mas muitas organizações abordam a gestão de políticas de forma aleatória. As políticas são frequentemente geridas através de múltiplas folhas de cálculo e sistemas de partilha de ficheiros, carecem de consistência, estão desactualizadas e geralmente não apoiam a conformidade regulamentar.
A chave para proteger a sua organização de problemas de conformidade e segurança da informação é implementar um sistema eficaz de gestão política que forneça um quadro de governação, identifique o risco e defina a conformidade.
Qual é a melhor maneira de gerir as políticas?
No complexo ambiente empresarial actual, as organizações precisam de ser capazes de responder rapidamente a quaisquer mudanças e adaptar as políticas sempre que necessário. Infelizmente, o antigo sistema de utilização de processos manuais para gerir políticas já não o reduz e expõe potencialmente as organizações a riscos significativos.
As organizações precisam de ser eficientes, eficazes e ágeis para poderem responder rapidamente a estas mudanças ambientais, e a melhor maneira de o fazer é utilizar um sistema centralizado de gestão política.
Um sistema de gestão de políticas fornecerá às organizações uma solução centralizada e fácil de utilizar para a criação, armazenamento e distribuição de documentos políticos importantes. Terá um método consistente de criação de políticas, acrescentará estrutura aos procedimentos da empresa e, em última análise, facilitará o rastreio da certificação do pessoal.
O maior problema que as organizações enfrentam com a segurança e conformidade da informação é a participação dos utilizadores. No entanto, um portal de política centralizada assegurará que os funcionários sejam apresentados apenas com conteúdos de conformidade direccionados que sejam relevantes para o seu papel.
As organizações podem medir eficazmente as melhorias contínuas na sensibilização e destacar áreas que requerem atenção antes de representarem um risco para a segurança e conformidade.
Vantagens de um sistema centralizado
- Automatiza o Ciclo de Vida da Política - A automatização da política ajuda a simplificar os processos e fornece uma única fonte de verdade para todas as actividades relacionadas com a conformidade. As políticas podem ser completadas a tempo e de uma forma que possa ser controlada e medida, reduzindo o impacto do erro humano. A automatização da gestão de políticas irá assegurar que a conformidade está actualizada e que a sua organização está protegida contra riscos e litígios.
- Gerir o Risco - A gestão de políticas começa com a identificação dos riscos e a gestão de controlos adequados para a mitigação dos riscos. Um dos problemas que podem surgir com este processo é a comunicação eficaz das políticas e procedimentos aos funcionários. Um sistema centralizado garantirá que todos os utilizadores de um grupo-alvo devem concordar com uma política ou completar os testes até uma data e hora especificadas.
- Relatórios Eficazes para Auditores e Reguladores - Um sistema centralizado de gestão política aborda o problema fundamental de demonstrar o cumprimento dos requisitos legislativos e de prestar o devido cuidado a auditores e reguladores terceiros. Fornece pistas de auditoria claras que registam quem interagiu com as políticas e ajuda a identificar as áreas que apresentam o maior risco para a segurança dos dados.
- Utilizadores Múltiplos Alvo - Um sistema centralizado permite à gestão visar ou excluir grupos específicos de utilizadores. As políticas podem diferir numa organização, pelo que podem ser necessárias políticas específicas para departamentos individuais. Este tipo de direccionamento garante que a política certa vai para as pessoas certas, no momento certo.
- Promover a Participação e Sensibilização dos Utilizadores - É importante que as organizações alcancem e demonstrem 100% de conformidade e sensibilização dos utilizadores com as políticas chave. A gestão da conformidade é sempre mais eficaz quando os utilizadores estão envolvidos, pois dá-lhes uma maior compreensão do significado das suas acções no que diz respeito ao tratamento da informação.
Para ajudar as organizações a conceber e implementar um programa de gestão de políticas totalmente integrado, o OCEG produziu o livro electrónico de Gestão de Políticas Ilustrado. O livro electrónico incorpora artigos, ilustrações, e mesas redondas para construir uma forte argumentação empresarial para a estratégia de gestão de políticas.
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