As políticas da empresa são cruciais no local de trabalho, pois ajudam a reforçar e a clarificar as normas que se esperam dos empregados. De facto, são as leis escritas que definem o que é aceitável e inaceitável na sua organização.
Quer se trate de uma política de comunicação social, política de senha, ou política de privacidade, os seus empregados precisam de uma orientação clara sobre o que se espera deles em determinadas situações. Se estas políticas não forem comunicadas correctamente, poderá expor a sua organização a violações de dados, sanções financeiras, acções judiciais, para não mencionar os danos de reputação resultantes.
As políticas da empresa estabelecem um dever legal de cuidado, mas muitas organizações abordam a gestão de políticas de forma aleatória. As políticas são frequentemente geridas em várias folhas de cálculo e sistemas de partilha de ficheiros, carecem de consistência, estão desactualizadas e, de um modo geral, não suportam a conformidade regulamentar.
A chave para proteger a sua organização de problemas de conformidade e segurança da informação é implementar um sistema eficaz de gestão política que forneça um quadro de governação, identifique o risco e defina a conformidade.
Qual é a melhor forma de gerir as políticas da empresa?
No complexo ambiente empresarial atual, as organizações têm de ser capazes de responder rapidamente a quaisquer alterações e adaptar as políticas sempre que necessário. Infelizmente, o antigo sistema de utilização de processos manuais para gerir as políticas da empresa já não é suficiente e expõe potencialmente as organizações a riscos significativos.
As organizações precisam de ser eficientes, eficazes e ágeis para poderem responder rapidamente a estas mudanças ambientais, e a melhor maneira de o fazer é utilizar um sistema centralizado de gestão política.
Um sistema de gestão de políticas fornecerá às organizações uma solução centralizada e fácil de utilizar para a criação, armazenamento e distribuição de documentos políticos importantes. Terá um método consistente de criação de políticas, acrescentará estrutura aos procedimentos da empresa e, em última análise, facilitará o rastreio da certificação do pessoal.
O maior problema que as organizações enfrentam com a segurança e conformidade da informação é a participação dos utilizadores. No entanto, um portal de política centralizada assegurará que os funcionários sejam apresentados apenas com conteúdos de conformidade direccionados que sejam relevantes para o seu papel.
As organizações podem medir eficazmente as melhorias contínuas na sensibilização e destacar áreas que requerem atenção antes de representarem um risco para a segurança e conformidade.
Vantagens de um sistema centralizado de gestão de políticas
- Automatiza o ciclo de vida das políticas - A automatização das políticas ajuda a simplificar os processos e fornece uma única fonte de verdade para todas as actividades relacionadas com a conformidade. As políticas da empresa podem ser concluídas a tempo e de uma forma que pode ser controlada e medida, reduzindo o impacto do erro humano. A automatização da gestão de políticas garantirá que a conformidade está actualizada e que a sua organização está protegida contra riscos e litígios.
- Gerir o Risco - A gestão de políticas começa com a identificação dos riscos e a gestão de controlos adequados para a mitigação dos riscos. Um dos problemas que podem surgir com este processo é a comunicação eficaz das políticas e procedimentos aos funcionários. Um sistema centralizado garantirá que todos os utilizadores de um grupo-alvo devem concordar com uma política ou completar os testes até uma data e hora especificadas.
- Relatórios eficazes para auditores e reguladores - Um sistema centralizado de gestão de políticas aborda o problema fundamental de demonstrar a conformidade com os requisitos legislativos e de fornecer o devido cuidado a auditores e reguladores terceiros. Fornece pistas de auditoria claras que registam quem interagiu com as políticas da empresa e ajuda a identificar as áreas que apresentam o maior risco para a segurança dos dados.
- Visar vários utilizadores - Um sistema centralizado permite à gestão visar ou excluir grupos específicos de utilizadores. As políticas podem diferir numa organização, pelo que podem ser necessárias políticas específicas da empresa para departamentos individuais. Este tipo de segmentação garante que a política certa é dirigida às pessoas certas, no momento certo.
- Promover a Participação e Sensibilização dos Utilizadores - É importante que as organizações alcancem e demonstrem 100% de conformidade e sensibilização dos utilizadores com as políticas chave. A gestão da conformidade é sempre mais eficaz quando os utilizadores estão envolvidos, pois dá-lhes uma maior compreensão do significado das suas acções no que diz respeito ao tratamento da informação.
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