Företagets policyer är avgörande på arbetsplatsen eftersom de bidrar till att förstärka och förtydliga de normer som förväntas av de anställda. De är i själva verket de skrivna lagar som definierar vad som är acceptabelt och oacceptabelt inom organisationen.
Oavsett om det är en policy för sociala medier, lösenordspolicy eller sekretesspolicy behöver dina anställda tydlig vägledning om vad som förväntas av dem i vissa situationer. Om dessa policyer inte kommuniceras på rätt sätt kan din organisation utsättas för dataintrång, ekonomiska sanktioner, rättsliga åtgärder och inte minst för att nämna de skador på anseendet som detta kan medföra.
Företagets policyer fastställer en lagstadgad omsorgsplikt, men många organisationer hanterar policyhanteringen på ett slumpartat sätt. Policys hanteras ofta i flera olika kalkylblad och fildelningssystem, saknar konsekvens, är inaktuella och stöder i allmänhet inte efterlevnad av regelverk.
Nyckeln till att skydda din organisation från problem med efterlevnad och informationssäkerhet är att implementera ett effektivt policyhanteringssystem som ger en ram för styrning, identifierar risker och definierar efterlevnad.
Vad är det bästa sättet att hantera företagspolicyer?
I dagens komplexa affärsmiljö måste organisationer kunna reagera snabbt på förändringar och anpassa policyer där det behövs. Tyvärr är det gamla systemet med manuella processer för att hantera företagets policyer inte längre tillräckligt och utsätter potentiellt organisationer för betydande risker.
Organisationer måste vara effektiva, ändamålsenliga och smidiga för att snabbt kunna reagera på dessa miljöförändringar, och det bästa sättet att göra detta är att använda ett centraliserat system för hantering av policyer.
Ett system för hantering av policyer ger organisationer en lättanvänd, centraliserad lösning för att skapa, lagra och distribuera viktiga policydokument. Det kommer att ha en konsekvent metod för att skapa policyer, lägga till struktur till företagets rutiner och i slutändan göra det lättare att spåra personalens intygande.
Det största problemet som organisationer står inför när det gäller informationssäkerhet och efterlevnad är användarnas deltagande. En centraliserad policyportal säkerställer dock att de anställda endast får ta del av målinriktat innehåll om efterlevnad som är relevant för deras roll.
Organisationer kan effektivt mäta kontinuerliga förbättringar av medvetenheten och lyfta fram områden som behöver uppmärksammas innan de utgör en risk för säkerhet och efterlevnad.
Fördelarna med ett centraliserat system för policyhantering
- Automatiserar policyns livscykel - Policyautomatisering bidrar till att effektivisera processer och ger en enda sanningskälla för alla aktiviteter som rör efterlevnad. Företagets policyer kan färdigställas i tid och på ett sätt som kan kontrolleras och mätas, vilket minskar effekterna av mänskliga fel. Automatiseringen av policyhanteringen säkerställer att efterlevnaden är uppdaterad och att organisationen är skyddad från risker och tvister.
- Hantera risker - Policyhantering börjar med att identifiera risker och hantera lämpliga kontroller för att minska riskerna. Ett av de problem som kan uppstå i denna process är att effektivt kommunicera policyer och förfaranden till de anställda. Ett centraliserat system säkerställer att alla användare i en målgrupp måste godkänna en policy eller genomföra tester före ett visst datum och en viss tid.
- Effektiv rapportering till revisorer och tillsynsmyndigheter - Ett centraliserat system för policyhantering löser det stora problemet med att visa att man uppfyller lagkraven och att man visar tillbörlig aktsamhet gentemot tredjepartsrevisorer och tillsynsmyndigheter. Det ger tydliga verifieringskedjor som registrerar vem som har interagerat med företagets policyer och hjälper till att identifiera de områden som utgör den högsta risken för datasäkerheten.
- Rikta in sig på flera användare - Ett centraliserat system gör det möjligt för ledningen att rikta in sig på eller utesluta specifika grupper av användare. Policyer kan skilja sig åt inom en organisation, så det kan behövas specifika företagspolicyer för enskilda avdelningar. Den här typen av målstyrning säkerställer att rätt policy går till rätt personer vid rätt tidpunkt.
- Få användarna att delta och bli medvetna - Det är viktigt att organisationer uppnår och visar att de till 100 % följer och att användarna är medvetna om viktiga policyer. Det är alltid effektivare att hantera efterlevnad när användarna är involverade, eftersom det ger dem en större förståelse för betydelsen av deras handlingar när det gäller informationshantering.
Upptäck MetaCompliance programvara för policyhantering
Förenkla din policyhantering med MetaCompliance's automatiserade programvara. Skapa, distribuera och spåra företagspolicyer enkelt samtidigt som du säkerställer att anställda signerar och följer, allt i ett säkert och organiserat system som uppfyller lagstadgade krav.
