Policys är viktiga på arbetsplatsen eftersom de bidrar till att förstärka och klargöra de standarder som förväntas av de anställda. De är i själva verket de skriftliga lagar som definierar vad som är acceptabelt och oacceptabelt inom din organisation.
Oavsett om det är en policy för sociala medier, lösenordspolicy eller sekretesspolicy behöver dina anställda tydlig vägledning om vad som förväntas av dem i vissa situationer. Om dessa policyer inte kommuniceras på rätt sätt kan din organisation utsättas för dataintrång, ekonomiska sanktioner, rättsliga åtgärder och inte minst för att nämna de skador på anseendet som detta kan medföra.
Policyer innebär en lagstadgad skyldighet att ta hand om människor, men många organisationer hanterar policyhanteringen på ett slumpmässigt sätt. Policyer hanteras ofta i flera kalkylblad och fildelningssystem, saknar konsekvens, är föråldrade och stöder i allmänhet inte efterlevnaden av lagstiftningen.
Nyckeln till att skydda din organisation från problem med efterlevnad och informationssäkerhet är att implementera ett effektivt policyhanteringssystem som ger en ram för styrning, identifierar risker och definierar efterlevnad.
Vad är det bästa sättet att hantera policyer?
I dagens komplexa affärsmiljö måste organisationer snabbt kunna reagera på förändringar och anpassa sina policyer vid behov. Tyvärr är det gamla systemet med manuella processer för att hantera policyer inte längre tillräckligt och kan utsätta organisationer för stora risker.
Organisationer måste vara effektiva, ändamålsenliga och smidiga för att snabbt kunna reagera på dessa miljöförändringar, och det bästa sättet att göra detta är att använda ett centraliserat system för hantering av policyer.
Ett system för hantering av policyer ger organisationer en lättanvänd, centraliserad lösning för att skapa, lagra och distribuera viktiga policydokument. Det kommer att ha en konsekvent metod för att skapa policyer, lägga till struktur till företagets rutiner och i slutändan göra det lättare att spåra personalens intygande.
Det största problemet som organisationer står inför när det gäller informationssäkerhet och efterlevnad är användarnas deltagande. En centraliserad policyportal säkerställer dock att de anställda endast får ta del av målinriktat innehåll om efterlevnad som är relevant för deras roll.
Organisationer kan effektivt mäta kontinuerliga förbättringar av medvetenheten och lyfta fram områden som behöver uppmärksammas innan de utgör en risk för säkerhet och efterlevnad.
Fördelar med ett centraliserat system
- Automatiserar policyns livscykel - Automatisering av policyer hjälper till att effektivisera processer och ger en enda källa till sanning för alla aktiviteter som rör efterlevnad. Policyer kan slutföras i tid och på ett sätt som kan kontrolleras och mätas, vilket minskar effekterna av mänskliga fel. Automatiseringen av policyhanteringen säkerställer att efterlevnaden är uppdaterad och att din organisation skyddas från risker och rättstvister.
- Hantera risker - Policyhantering börjar med att identifiera risker och hantera lämpliga kontroller för att minska riskerna. Ett av de problem som kan uppstå i denna process är att effektivt kommunicera policyer och förfaranden till de anställda. Ett centraliserat system säkerställer att alla användare i en målgrupp måste godkänna en policy eller genomföra tester före ett visst datum och en viss tid.
- Effektiv rapportering för revisorer och tillsynsmyndigheter - Ett centraliserat system för hantering av policyer tar itu med nyckelproblemet med att visa att lagstiftningen följs och att ge tredjepartsrevisorer och tillsynsmyndigheter vederbörlig omsorg. Det ger tydliga verifieringsspår som registrerar vem som har interagerat med policyer och hjälper till att identifiera de områden som utgör den högsta risken för datasäkerheten.
- Rikta in flera användare - Ett centraliserat system gör det möjligt för ledningen att rikta in sig på eller utesluta specifika användargrupper. Policyer kan skilja sig åt inom en organisation, så specifika policyer kan behövas för enskilda avdelningar. Den här typen av målinriktning garanterar att rätt policy går till rätt personer vid rätt tidpunkt.
- Få användarna att delta och bli medvetna - Det är viktigt att organisationer uppnår och visar att de till 100 % följer och att användarna är medvetna om viktiga policyer. Det är alltid effektivare att hantera efterlevnad när användarna är involverade, eftersom det ger dem en större förståelse för betydelsen av deras handlingar när det gäller informationshantering.
För att hjälpa organisationer att utforma och implementera ett helt integrerat program för policyhantering har OCEG tagit fram e-boken Policy Management Illustrated. I e-boken ingår artiklar, illustrationer och rundabordsdiskussioner för att bygga upp ett starkt affärsmässigt argument för en strategi för policyhantering.
Ladda ner ditt kostnadsfria exemplar här
