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Cómo gestionar y comunicar eficazmente las políticas

Cómo comunicar y gestionar eficazmente las políticas

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Las políticas son cruciales en el lugar de trabajo, ya que ayudan a reforzar y aclarar las normas que se esperan de los empleados. En efecto, son las leyes escritas que definen lo que es aceptable e inaceptable en su organización.

Ya sea una política de redes sociales, una política de contraseñas o una política de privacidad, sus empleados necesitan una orientación clara sobre lo que se espera de ellos en determinadas situaciones. Si estas políticas no se comunican correctamente, su organización podría verse expuesta a violaciones de datos, sanciones financieras y acciones legales, por no mencionar el consiguiente daño a la reputación.

Las políticas establecen un deber legal de atención, pero muchas organizaciones abordan la gestión de las políticas de forma desordenada. A menudo, las políticas se gestionan en múltiples hojas de cálculo y sistemas de intercambio de archivos, carecen de coherencia, están desactualizadas y, en general, no apoyan el cumplimiento de la normativa. 

La clave para proteger a su organización de los problemas de cumplimiento y seguridad de la información es implantar un sistema eficaz de gestión de políticas que proporcione un marco de gobernanza, identifique los riesgos y defina el cumplimiento.

¿Cuál es la mejor manera de gestionar las políticas?

En el complejo entorno empresarial actual, las organizaciones deben ser capaces de responder rápidamente a cualquier cambio y adaptar las políticas cuando sea necesario. Desgraciadamente, el antiguo sistema de utilizar procesos manuales para gestionar las políticas ya no es suficiente y expone a las organizaciones a un riesgo significativo.

Las organizaciones deben ser eficientes, eficaces y ágiles para poder responder rápidamente a estos cambios del entorno, y la mejor manera de hacerlo es utilizando un sistema de gestión de políticas centralizado.

Un sistema de gestión de políticas proporcionará a las organizaciones una solución centralizada y fácil de usar para crear, almacenar y distribuir documentos políticos importantes. Dispondrá de un método coherente para crear políticas, añadirá estructura a los procedimientos de la empresa y, en última instancia, facilitará el seguimiento de la certificación del personal.

El mayor problema al que se enfrentan las organizaciones en materia de seguridad de la información y cumplimiento normativo es la participación de los usuarios. Sin embargo, un portal de políticas centralizado garantizará que a los empleados solo se les presente el contenido de cumplimiento específico que sea relevante para su función.

Las organizaciones pueden medir eficazmente las mejoras continuas en la concienciación y poner de relieve las áreas que requieren atención antes de que supongan un riesgo para la seguridad y el cumplimiento.

Ventajas de un sistema centralizado

¿Cuál es la mejor manera de gestionar las políticas?
Fuente: GRC 20/20 y OCEG
  • Automatiza el ciclo de vida de las políticas - La automatización de las políticas ayuda a agilizar los procesos y proporciona una única fuente de verdad para todas las actividades relacionadas con el cumplimiento. Las políticas pueden completarse a tiempo y de una manera que puede ser controlada y medida, reduciendo el impacto del error humano. La automatización de la gestión de políticas garantizará que el cumplimiento esté al día y que su organización esté protegida de riesgos y litigios.
  • Gestionar el riesgo - La gestión de las políticas comienza con la identificación de los riesgos y la gestión de los controles adecuados para conseguir mitigarlos. Uno de los problemas que puede plantear este proceso es la comunicación efectiva de las políticas y procedimientos a los empleados. Un sistema centralizado garantizará que todos los usuarios de un grupo objetivo deban aceptar una política o realizar pruebas en una fecha y hora determinadas.
  • Informes eficaces para auditores y reguladores: un sistema centralizado de gestión de políticas aborda el problema clave de demostrar el cumplimiento de los requisitos legislativos y proporcionar la debida atención a los auditores y reguladores externos. Proporciona pistas de auditoría claras que registran quién ha interactuado con las políticas y ayuda a identificar las áreas que presentan el mayor riesgo para la seguridad de los datos.
  • Dirigirse a múltiples usuarios: un sistema centralizado permite a la dirección dirigir o excluir a grupos específicos de usuarios. Las políticas pueden variar en toda la organización, por lo que pueden ser necesarias políticas específicas para los distintos departamentos. Este tipo de orientación garantiza que la política correcta se aplique a las personas adecuadas, en el momento adecuado.
  • Impulsar la participación y la concienciación de los usuarios: es importante que las organizaciones logren y demuestren el 100% de cumplimiento y concienciación de los usuarios con las políticas clave. La gestión del cumplimiento es siempre más eficaz cuando los usuarios participan, ya que les permite comprender mejor la importancia de sus acciones en relación con el manejo de la información.

Para ayudar a las organizaciones a diseñar y aplicar un programa de gestión de políticas totalmente integrado, la OCEG ha elaborado el libro electrónico Policy Management Illustrated. El libro electrónico incorpora artículos, ilustraciones y debates de mesa redonda para construir un sólido caso de negocio para la estrategia de gestión de políticas.

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Políticas - Gestión de políticas ilustrada

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