Come gestire e comunicare in modo efficace le politiche aziendali

Le politiche aziendali sono fondamentali sul posto di lavoro perché aiutano a rafforzare e chiarire gli standard che ci si aspetta dai dipendenti. In pratica, sono le leggi scritte che definiscono ciò che è accettabile e inaccettabile all’interno della tua organizzazione.

Che si tratti di una policy sui social media, di una policy sulle password o di una policy sulla privacy, i tuoi dipendenti hanno bisogno di indicazioni chiare su cosa ci si aspetta da loro in determinate situazioni. Se queste politiche non vengono comunicate correttamente, la tua azienda potrebbe essere esposta a violazioni di dati, sanzioni finanziarie, azioni legali, per non parlare dei danni alla reputazione che ne deriverebbero.

Le politiche aziendali stabiliscono un dovere di diligenza legale, ma molte organizzazioni affrontano la gestione delle politiche in modo disordinato. Le policy sono spesso gestite su più fogli di calcolo e sistemi di condivisione di file, mancano di coerenza, sono obsolete e in genere non supportano la conformità normativa.

La chiave per proteggere la tua organizzazione dai problemi di compliance e di sicurezza delle informazioni è l’implementazione di un sistema di gestione delle policy efficace che fornisca un quadro di governance, identifichi i rischi e definisca la compliance.

Qual è il modo migliore per gestire le politiche aziendali?

In un ambiente aziendale complesso come quello odierno, le organizzazioni devono essere in grado di rispondere rapidamente a qualsiasi cambiamento e di adattare le politiche laddove necessario. Purtroppo, il vecchio sistema che prevede l’utilizzo di processi manuali per la gestione delle policy aziendali non è più sufficiente ed espone potenzialmente le organizzazioni a rischi significativi.

Le organizzazioni devono essere efficienti, efficaci e agili per poter rispondere rapidamente a questi cambiamenti ambientali e il modo migliore per farlo è utilizzare un sistema centralizzato di gestione delle policy.

Un sistema di gestione delle policy fornirà alle organizzazioni una soluzione centralizzata e facile da usare per creare, archiviare e distribuire importanti documenti sulle policy. Il sistema offrirà un metodo coerente per la creazione delle policy, aggiungerà una struttura alle procedure aziendali e, in ultima analisi, renderà più semplice il monitoraggio delle attestazioni del personale.

Il problema principale che le organizzazioni devono affrontare in materia di sicurezza delle informazioni e conformità è la partecipazione degli utenti. Tuttavia, un portale di policy centralizzato garantirà che ai dipendenti vengano presentati solo contenuti mirati sulla compliance e rilevanti per il loro ruolo.

Le organizzazioni possono misurare efficacemente i continui miglioramenti nella consapevolezza ed evidenziare le aree che richiedono attenzione prima che rappresentino un rischio per la sicurezza e la conformità.

I vantaggi di un sistema centralizzato di gestione delle politiche

• Automatizza il ciclo di vita delle policy – L’automazione delle policy aiuta a snellire i processi e fornisce un’unica fonte di verità per tutte le attività legate alla compliance. Le policy aziendali possono essere completate in tempo e in modo controllabile e misurabile, riducendo l’impatto dell’errore umano. L’automazione della gestione delle policy garantisce l’aggiornamento della conformità e la protezione dell’azienda da rischi e controversie.

• Gestire i rischi – La gestione delle politiche inizia con l’identificazione dei rischi e la gestione dei controlli adeguati per mitigarli. Uno dei problemi che possono sorgere in questo processo è la comunicazione efficace delle politiche e delle procedure ai dipendenti. Un sistema centralizzato garantisce che tutti gli utenti di un gruppo target debbano accettare una policy o completare dei test entro una data e un’ora specifiche.

• Reporting efficace per revisori e autorità di regolamentazione – Un sistema centralizzato di gestione delle policy risolve il problema principale di dimostrare la conformità ai requisiti legislativi e di fornire la dovuta attenzione a revisori e autorità di regolamentazione di terze parti. Fornisce tracce di audit chiare che registrano chi ha interagito con le policy aziendali e aiuta a identificare le aree che presentano i maggiori rischi per la sicurezza dei dati.

• Destinazione a più utenti – Un sistema centralizzato permette alla direzione di indirizzare o escludere gruppi specifici di utenti. Le policy possono essere diverse all’interno di un’organizzazione, quindi potrebbero essere necessarie policy aziendali specifiche per i singoli reparti. Questo tipo di individuazione garantisce che i criteri giusti vengano applicati alle persone giuste, al momento giusto.

• Promuovi la partecipazione e la consapevolezza degli utenti – È importante che le organizzazioni raggiungano e dimostrino il 100% di conformità e di consapevolezza degli utenti rispetto alle politiche chiave. La gestione della conformità è sempre più efficace quando gli utenti sono coinvolti, perché in questo modo capiscono meglio l’importanza delle loro azioni in relazione alla gestione delle informazioni.

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