Unternehmensrichtlinien sind am Arbeitsplatz von entscheidender Bedeutung, da sie dazu beitragen, die Standards, die von den Mitarbeitern erwartet werden, zu stärken und zu verdeutlichen. Sie sind sozusagen die schriftlichen Gesetze, die festlegen, was in Ihrem Unternehmen akzeptabel und inakzeptabel ist.

Egal, ob es sich um eine Richtlinie für soziale Medien, eine Passwortrichtlinie oder eine Datenschutzrichtlinie handelt, Ihre Mitarbeiter brauchen klare Anweisungen, was in bestimmten Situationen von ihnen erwartet wird. Wenn diese Richtlinien nicht richtig kommuniziert werden, könnte Ihr Unternehmen Datenschutzverletzungen, finanziellen Sanktionen und rechtlichen Schritten ausgesetzt sein, ganz zu schweigen von dem daraus resultierenden Imageschaden.

Unternehmensrichtlinien begründen eine gesetzliche Sorgfaltspflicht, doch viele Unternehmen gehen bei der Richtlinienverwaltung planlos vor. Richtlinien werden oft über mehrere Tabellenkalkulationen und File-Sharing-Systeme verwaltet, sind nicht konsistent, veraltet und unterstützen im Allgemeinen nicht die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Der Schlüssel zum Schutz Ihres Unternehmens vor Compliance- und Informationssicherheitsproblemen liegt in der Implementierung eines effektiven Richtlinienmanagementsystems, das einen Rahmen für die Unternehmensführung bietet, Risiken identifiziert und Compliance definiert.

Wie lassen sich die Unternehmensrichtlinien am besten verwalten?

Im komplexen Geschäftsumfeld von heute müssen Unternehmen in der Lage sein, schnell auf Veränderungen zu reagieren und Richtlinien bei Bedarf anzupassen. Leider ist das alte System der manuellen Prozesse zur Verwaltung von Unternehmensrichtlinien nicht mehr zeitgemäß und setzt Unternehmen möglicherweise erheblichen Risiken aus.

Unternehmen müssen effizient, effektiv und agil sein, um schnell auf diese Umweltveränderungen reagieren zu können, und das geht am besten mit einem zentralisierten Richtlinienverwaltungssystem.

Ein System zur Verwaltung von Richtlinien bietet Unternehmen eine benutzerfreundliche, zentralisierte Lösung für die Erstellung, Speicherung und Verteilung wichtiger Richtliniendokumente. Es bietet eine konsistente Methode für die Erstellung von Richtlinien, strukturiert die Unternehmensabläufe und erleichtert letztendlich die Nachverfolgung von Mitarbeiterbescheinigungen.

Das größte Problem, mit dem Unternehmen im Bereich Informationssicherheit und Compliance konfrontiert sind, ist die Beteiligung der Benutzer. Ein zentralisiertes Richtlinienportal stellt jedoch sicher, dass die Mitarbeiter nur gezielte Compliance-Inhalte zu sehen bekommen, die für ihre Rolle relevant sind.

Unternehmen können die kontinuierlichen Verbesserungen des Bewusstseins effektiv messen und Bereiche hervorheben, die Aufmerksamkeit erfordern, bevor sie ein Risiko für die Sicherheit und die Einhaltung von Vorschriften darstellen.

Vorteile eines zentralisierten Richtlinienverwaltungssystems

Wie lassen sich Policen am besten verwalten?
Quelle: GRC 20/20 und OCEG

  • Automatisiert den Lebenszyklus von Richtlinien – Die Automatisierung von Richtlinien trägt zur Rationalisierung von Prozessen bei und bietet eine einzige Quelle der Wahrheit für alle Compliance-bezogenen Aktivitäten. Unternehmensrichtlinien können pünktlich und auf kontrollierbare und messbare Weise abgeschlossen werden, wodurch die Auswirkungen menschlicher Fehler verringert werden. Die Automatisierung der Richtlinienverwaltung stellt sicher, dass die Compliance auf dem neuesten Stand ist und dass Ihr Unternehmen vor Risiken und Rechtsstreitigkeiten geschützt ist.

  • Risikoverwaltung – Die Verwaltung von Richtlinien beginnt mit der Identifizierung von Risiken und der Verwaltung geeigneter Kontrollen, um die Risiken zu mindern. Eines der Probleme, die bei diesem Prozess auftreten können, ist die effektive Kommunikation von Richtlinien und Verfahren an die Mitarbeiter. Ein zentralisiertes System sorgt dafür, dass alle Benutzer einer Zielgruppe einer Richtlinie zustimmen oder Tests bis zu einem bestimmten Datum und einer bestimmten Uhrzeit absolvieren müssen.

  • Effektive Berichterstattung für Prüfer und Aufsichtsbehörden – Ein zentralisiertes Richtlinienverwaltungssystem löst das Hauptproblem des Nachweises der Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und der Sorgfaltspflicht gegenüber externen Prüfern und Aufsichtsbehörden. Es bietet klare Prüfpfade, die aufzeichnen, wer mit den Unternehmensrichtlinien interagiert hat, und hilft dabei, die Bereiche zu identifizieren, die das größte Risiko für die Datensicherheit darstellen.

  • Mehrere Benutzer anvisieren – Ein zentralisiertes System ermöglicht es dem Management, bestimmte Benutzergruppen anzusprechen oder auszuschließen. Die Richtlinien können innerhalb eines Unternehmens unterschiedlich sein, so dass für einzelne Abteilungen spezifische Unternehmensrichtlinien erforderlich sein können. Diese Art der Zielgruppenbestimmung stellt sicher, dass die richtige Richtlinie zur richtigen Zeit an die richtigen Personen weitergeleitet wird.

  • Förderung der Beteiligung und des Bewusstseins der Benutzer – Es ist wichtig, dass Unternehmen eine 100%ige Einhaltung der wichtigsten Richtlinien erreichen und nachweisen können, dass die Benutzer diese auch kennen. Die Einhaltung von Richtlinien ist immer dann effektiver, wenn die Benutzer einbezogen werden, da sie dadurch die Bedeutung ihrer Handlungen im Umgang mit Informationen besser verstehen.

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