As políticas da empresa são cruciais no local de trabalho, pois ajudam a reforçar e a clarificar as normas que se esperam dos empregados. De facto, são as leis escritas que definem o que é aceitável e inaceitável na tua organização.

Quer se trate de uma política de redes sociais, de uma política de palavras-passe ou de uma política de privacidade, os seus empregados precisam de orientações claras sobre o que se espera deles em determinadas situações. Se estas políticas não forem comunicadas corretamente, a sua organização pode ficar exposta a violações de dados, sanções financeiras, acções judiciais, para não falar dos danos à reputação daí resultantes.

As políticas da empresa estabelecem um dever legal de cuidado, mas muitas organizações abordam a gestão de políticas de forma aleatória. As políticas são muitas vezes geridas através de várias folhas de cálculo e sistemas de partilha de ficheiros, não têm consistência, estão desactualizadas e, geralmente, não suportam a conformidade regulamentar.

A chave para proteger a sua organização de problemas de conformidade e segurança da informação é a implementação de um sistema eficaz de gestão de políticas que forneça um quadro de governação, identifique o risco e defina a conformidade.

Qual é a melhor forma de gerir as políticas da empresa?

No complexo ambiente empresarial atual, as organizações têm de ser capazes de responder rapidamente a quaisquer alterações e adaptar as políticas sempre que necessário. Infelizmente, o antigo sistema de utilização de processos manuais para gerir as políticas da empresa já não é suficiente e expõe potencialmente as organizações a riscos significativos.

As organizações têm de ser eficientes, eficazes e ágeis para poderem responder rapidamente a estas mudanças ambientais, e a melhor forma de o fazer é utilizando um sistema centralizado de gestão de políticas.

Um sistema de gestão de políticas fornecerá às organizações uma solução centralizada e fácil de utilizar para criar, armazenar e distribuir documentos de políticas importantes. Terá um método consistente de criação de políticas, adicionará estrutura aos procedimentos da empresa e, por fim, facilitará o acompanhamento da certificação do pessoal.

O maior problema que as organizações enfrentam com a segurança da informação e a conformidade é a participação dos utilizadores. No entanto, um portal de políticas centralizado garante que os funcionários só recebem conteúdos de conformidade direcionados e relevantes para a sua função.

As organizações podem medir eficazmente as melhorias contínuas na sensibilização e destacar as áreas que requerem atenção antes de representarem um risco para a segurança e a conformidade.

Vantagens de um sistema centralizado de gestão de políticas

Qual é a melhor forma de gerir as políticas?
Fonte: GRC 20/20 e OCEG

  • Automatiza o ciclo de vida das políticas – A automatização das políticas ajuda a simplificar os processos e fornece uma única fonte de verdade para todas as actividades relacionadas com a conformidade. As políticas da empresa podem ser concluídas a tempo e de uma forma que pode ser controlada e medida, reduzindo o impacto do erro humano. A automatização da gestão de políticas garantirá que a conformidade está actualizada e que a sua organização está protegida contra riscos e litígios.

  • Gerir o risco – A gestão das políticas começa com a identificação dos riscos e com a gestão dos controlos adequados para reduzir os riscos. Um dos problemas que podem surgir com este processo é a comunicação efectiva das políticas e procedimentos aos empregados. Um sistema centralizado garante que todos os utilizadores de um grupo-alvo têm de concordar com uma política ou completar testes até uma data e hora específicas.

  • Relatórios eficazes para auditores e reguladores – Um sistema centralizado de gestão de políticas aborda o problema fundamental de demonstrar a conformidade com os requisitos legislativos e de fornecer o devido cuidado a auditores e reguladores terceiros. Fornece pistas de auditoria claras que registam quem interagiu com as políticas da empresa e ajuda a identificar as áreas que apresentam o maior risco para a segurança dos dados.

  • Visar vários utilizadores – Um sistema centralizado permite à gestão visar ou excluir grupos específicos de utilizadores. As políticas podem diferir numa organização, pelo que podem ser necessárias políticas específicas da empresa para departamentos individuais. Este tipo de segmentação garante que a política certa é dirigida às pessoas certas, no momento certo.

  • Promover a participação e a sensibilização dos utilizadores – É importante que as organizações atinjam e demonstrem 100% de conformidade e sensibilização dos utilizadores para as principais políticas. A gestão da conformidade é sempre mais eficaz quando os utilizadores estão envolvidos, uma vez que lhes dá uma maior compreensão do significado das suas acções no que diz respeito ao tratamento da informação.

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