Comment gérer et communiquer efficacement les politiques de l'entreprise ?

Les politiques d’entreprise sont essentielles sur le lieu de travail, car elles contribuent à renforcer et à clarifier les normes attendues des employés. En fait, ce sont les lois écrites qui définissent ce qui est acceptable et inacceptable au sein de votre organisation.

Qu’il s’agisse d’une politique relative aux médias sociaux, d’une politique relative aux mots de passe ou d’une politique relative à la protection de la vie privée, vos employés ont besoin de conseils clairs sur ce que l’on attend d’eux dans certaines situations. Si ces politiques ne sont pas communiquées correctement, votre organisation s’expose à des violations de données, à des sanctions financières, à des poursuites judiciaires, sans parler de l’atteinte à la réputation qui en résulterait.

Les politiques d’entreprise établissent un devoir légal de diligence, mais de nombreuses organisations abordent la gestion des politiques de manière désordonnée. Les politiques sont souvent gérées dans de multiples feuilles de calcul et systèmes de partage de fichiers, manquent de cohérence, sont obsolètes et ne permettent généralement pas d’assurer la conformité réglementaire.

La clé pour protéger votre organisation des problèmes de conformité et de sécurité de l’information est de mettre en œuvre un système efficace de gestion des politiques qui fournit un cadre de gouvernance, identifie les risques et définit la conformité.

Quelle est la meilleure façon de gérer les politiques de l’entreprise ?

Dans l’environnement commercial complexe d’aujourd’hui, les organisations doivent être en mesure de réagir rapidement à tout changement et d’adapter leurs politiques si nécessaire. Malheureusement, l’ancien système consistant à utiliser des processus manuels pour gérer les politiques de l’entreprise n’est plus adapté et expose potentiellement les organisations à des risques importants.

Les organisations doivent être efficientes, efficaces et souples pour pouvoir répondre rapidement à ces changements environnementaux, et le meilleur moyen d’y parvenir est d’utiliser un système centralisé de gestion des politiques.

Un système de gestion des politiques fournira aux organisations une solution centralisée et facile à utiliser pour créer, stocker et distribuer des documents politiques importants. Il offrira une méthode cohérente de création de politiques, ajoutera une structure aux procédures de l’entreprise et, en fin de compte, facilitera le suivi de l’attestation du personnel.

Le plus grand problème auquel les organisations sont confrontées en matière de sécurité de l’information et de conformité est la participation des utilisateurs. Toutefois, un portail centralisé des politiques permet de s’assurer que les employés ne reçoivent qu’un contenu ciblé sur la conformité, en rapport avec leur rôle.

Les organisations peuvent mesurer efficacement les améliorations continues en matière de sensibilisation et mettre en évidence les domaines qui requièrent une attention particulière avant qu’ils ne constituent un risque pour la sécurité et la conformité.

Avantages d’un système centralisé de gestion des politiques

• Automatisation du cycle de vie des politiques – L’automatisation des politiques contribue à rationaliser les processus et fournit une source unique de vérité pour toutes les activités liées à la conformité. Les politiques de l’entreprise peuvent être complétées dans les délais et d’une manière qui peut être contrôlée et mesurée, réduisant ainsi l’impact de l’erreur humaine. L’automatisation de la gestion des politiques garantit que la conformité est à jour et que votre organisation est protégée contre les risques et les litiges.

• Gérer les risques – La gestion des politiques commence par l’identification des risques et la gestion des contrôles appropriés pour atténuer les risques. L’un des problèmes que peut poser ce processus est la communication efficace des politiques et des procédures aux employés. Un système centralisé garantira que tous les utilisateurs d’un groupe cible doivent accepter une politique ou effectuer des tests à une date et une heure précises.

• Des rapports efficaces pour les auditeurs et les régulateurs – Un système centralisé de gestion des politiques répond au problème clé de la démonstration de la conformité aux exigences législatives et de l’apport d’une diligence raisonnable aux auditeurs tiers et aux régulateurs. Il fournit des pistes d’audit claires qui enregistrent les interactions avec les politiques de l’entreprise et permet d’identifier les domaines qui présentent le risque le plus élevé pour la sécurité des données.

• Cibler plusieurs utilisateurs – Un système centralisé permet à la direction de cibler ou d’exclure des groupes spécifiques d’utilisateurs. Les politiques peuvent varier d’une organisation à l’autre, de sorte que des politiques d’entreprise spécifiques peuvent être nécessaires pour les différents départements. Ce type de ciblage permet de s’assurer que la bonne politique s’adresse aux bonnes personnes, au bon moment.

• Favoriser la participation et la sensibilisation des utilisateurs – Il est important que les organisations atteignent et démontrent une conformité à 100 % et une sensibilisation des utilisateurs aux politiques clés. La gestion de la conformité est toujours plus efficace lorsque les utilisateurs sont impliqués, car cela leur permet de mieux comprendre la signification de leurs actions en ce qui concerne le traitement de l’information.

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