Cómo gestionar y comunicar eficazmente las políticas de empresa

Las políticas de empresa desempeñan un papel vital en la configuración del comportamiento en el lugar de trabajo al definir claramente lo que es aceptable e inaceptable dentro de una organización. Actúan como directrices formales que refuerzan las expectativas, apoyan el cumplimiento y protegen tanto a los empleados como a la empresa.

Desde las políticas sobre redes sociales y contraseñas hasta las de protección de datos y privacidad, los empleados confían en una orientación clara y accesible para saber cómo actuar en las distintas situaciones. Cuando las políticas se comunican mal o se aplican de forma incoherente, las organizaciones se enfrentan a mayores riesgos, como la violación de datos, sanciones económicas, acciones legales y daños a la reputación.

Aunque las políticas de empresa establecen un deber legal de diligencia, muchas organizaciones siguen gestionándolas de forma ad hoc. Las políticas suelen estar dispersas en hojas de cálculo, unidades de disco compartidas y documentos obsoletos, lo que las hace difíciles de mantener, incoherentes a la hora de hacerlas cumplir e ineficaces para respaldar el cumplimiento de la normativa.

La implantación de un sistema eficaz de gestión de políticas es esencial para superar estos retos. Un enfoque estructurado de la gestión de políticas proporciona un marco claro para la gobernanza, identifica los riesgos y garantiza el cumplimiento en toda la organización.

¿Cuál es la mejor forma de gestionar las políticas de empresa?

En un entorno empresarial tan cambiante y regulado como el actual, las organizaciones deben ser capaces de adaptarse rápidamente a los cambios normativos, a los riesgos emergentes y a la evolución de las necesidades empresariales. Los enfoques tradicionales y manuales para gestionar las políticas de la empresa ya no son suficientes y pueden exponer a las organizaciones a riesgos innecesarios de cumplimiento y seguridad.

Para mantenerse eficientes, ágiles y conformes, las organizaciones deben adoptar un sistema centralizado de gestión de políticas. Este enfoque sustituye los procesos fragmentados por una plataforma única y estructurada para gestionar las políticas.

Un sistema centralizado de gestión de políticas proporciona una solución fácil de usar para crear, almacenar, distribuir y actualizar las políticas. Garantiza la coherencia en la creación de políticas, añade estructura a los procedimientos organizativos y simplifica el proceso de seguimiento del reconocimiento y la atestación de los empleados.

Uno de los mayores retos en materia de conformidad y seguridad de la información es la participación de los usuarios. Un portal de políticas centralizado aborda esta cuestión mediante la entrega de contenidos de políticas específicos para cada función, lo que garantiza que los empleados sólo reciban información relevante para sus responsabilidades.

Mediante el seguimiento de los datos de compromiso y atestación, las organizaciones pueden medir las mejoras en la concienciación e identificar posibles lagunas de cumplimiento antes de que se conviertan en riesgos graves.

Ventajas de un sistema centralizado de gestión de políticas

• Automatiza el ciclo de vida de las políticas – La automatización de la gestión de las políticas agiliza todo el ciclo de vida de las mismas, desde su creación y aprobación hasta su distribución y revisión. Esto proporciona una única fuente de verdad, reduce los errores manuales y garantiza que las políticas se completen a tiempo y sigan cumpliendo los requisitos normativos.
• Mejora la gestión de riesgos – Una gestión eficaz de las políticas comienza con la identificación de los riesgos y la aplicación de los controles adecuados. Un sistema centralizado garantiza que las políticas se comunican, se rastrean y se reconocen con claridad, lo que ayuda a las organizaciones a mitigar los riesgos y a imponer la rendición de cuentas.
• Apoya las auditorías y el cumplimiento de la normativa – La gestión centralizada de políticas crea pistas de auditoría claras que demuestran el debido cuidado a los reguladores y auditores. Registra la interacción de los usuarios con las políticas y destaca las áreas de mayor riesgo para la seguridad de la información.
• Dirigidas a los usuarios adecuados – Los distintos departamentos suelen necesitar políticas diferentes. Un sistema centralizado permite a las organizaciones dirigir o excluir grupos de usuarios específicos, garantizando que las políticas adecuadas lleguen a las personas adecuadas en el momento adecuado.
• Impulsa la participación y la concienciación de los usuarios – Alcanzar altos niveles de concienciación sobre las políticas es fundamental para el cumplimiento. Cuando los empleados participan activamente en el reconocimiento de las políticas, comprenden mejor sus responsabilidades y el impacto de sus acciones en la protección y la seguridad de los datos.

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La gestión eficaz de las políticas es la piedra angular de una gobernanza, un cumplimiento y una seguridad de la información sólidos. MetaCompliance ayuda a las organizaciones a agilizar la comunicación de políticas, aumentar la responsabilidad de los empleados y reducir el riesgo de cumplimiento a través de un enfoque unificado y centrado en las personas.

Nuestra plataforma de gestión de riesgos humanos respalda una sólida gestión de políticas y una mayor resistencia cibernética mediante:

• Programas automatizados de concienciación sobre la seguridad que refuerzan la comprensión de las políticas
• Simulaciones avanzadas de phishing para evaluar el comportamiento en el mundo real
• Inteligencia y análisis de riesgos para una visión del cumplimiento basada en datos
• Gestión del cumplimiento para centralizar políticas, atestados e informes

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