Como gerir e comunicar eficazmente as políticas da empresa

As políticas da empresa desempenham um papel vital na formação do comportamento no local de trabalho, definindo claramente o que é aceitável e inaceitável numa organização. Funcionam como diretrizes formais que reforçam as expectativas, apoiam a conformidade e protegem tanto os empregados como a empresa.

Desde as políticas relativas às redes sociais e às palavras-passe até às políticas de proteção de dados e de privacidade, os colaboradores dependem de orientações claras e acessíveis para compreenderem como agir em diferentes situações. Quando as políticas são mal comunicadas ou aplicadas de forma inconsistente, as organizações enfrentam riscos acrescidos, incluindo violações de dados, sanções financeiras, acções judiciais e danos à reputação.

Embora as políticas da empresa estabeleçam um dever legal de cuidado, muitas organizações ainda as gerem de forma ad hoc. As políticas estão frequentemente dispersas por folhas de cálculo, unidades partilhadas e documentos desactualizados, o que as torna difíceis de manter, inconsistentes de aplicar e ineficazes no apoio à conformidade regulamentar.

A implementação de um sistema eficaz de gestão de políticas é essencial para ultrapassar estes desafios. Uma abordagem estruturada à gestão de políticas fornece um quadro claro para a governação, identifica os riscos e assegura a conformidade em toda a organização.

Qual é a melhor forma de gerir as políticas da empresa?

No atual ambiente empresarial altamente regulamentado e em rápida evolução, as organizações têm de ser capazes de se adaptar rapidamente às alterações regulamentares, aos riscos emergentes e à evolução das necessidades empresariais. As abordagens tradicionais e manuais à gestão das políticas da empresa já não são suficientes e podem expor as organizações a riscos desnecessários de conformidade e segurança.

Para se manterem eficientes, ágeis e em conformidade, as organizações devem adotar um sistema de gestão de políticas centralizado. Esta abordagem substitui processos fragmentados por uma plataforma única e estruturada para gerir políticas.

Um sistema centralizado de gestão de políticas fornece uma solução fácil de utilizar para criar, armazenar, distribuir e atualizar políticas. Assegura a consistência na criação de políticas, adiciona estrutura aos procedimentos organizacionais e simplifica o processo de rastreio do reconhecimento e atestado dos colaboradores.

Um dos maiores desafios na conformidade e segurança da informação é a participação dos utilizadores. Um portal de políticas centralizado resolve este problema fornecendo conteúdos de políticas direcionados e específicos para cada função, garantindo que os funcionários apenas recebem informações relevantes para as suas responsabilidades.

Ao monitorizar os dados de compromisso e de certificação, as organizações podem medir as melhorias na sensibilização e identificar potenciais lacunas de conformidade antes que estas se transformem em riscos graves.

Vantagens de um sistema centralizado de gestão de políticas

• Automatiza o ciclo de vida das políticas – A automatização da gestão de políticas simplifica todo o ciclo de vida das políticas, desde a criação e aprovação até à distribuição e revisão. Isto proporciona uma única fonte de verdade, reduz os erros manuais e garante que as políticas são concluídas a tempo e permanecem em conformidade com os requisitos regulamentares.
• Melhora a gestão do risco – A gestão eficaz das políticas começa com a identificação dos riscos e a implementação de controlos adequados. Um sistema centralizado assegura que as políticas são claramente comunicadas, controladas e reconhecidas, ajudando as organizações a reduzir o risco e a impor a responsabilidade.
• Apoia as auditorias e a conformidade regulamentar – A gestão centralizada de políticas cria pistas de auditoria claras que demonstram o devido cuidado aos reguladores e auditores. Regista a interação dos utilizadores com as políticas e destaca as áreas de maior risco para a segurança da informação.
• Dirige-se aos utilizadores certos – Diferentes departamentos necessitam frequentemente de políticas diferentes. Um sistema centralizado permite às organizações visar ou excluir grupos de utilizadores específicos, assegurando que as políticas certas chegam às pessoas certas no momento certo.
• Promove a participação e a sensibilização dos utilizadores – Atingir níveis elevados de sensibilização para as políticas é fundamental para a conformidade. Quando os funcionários estão ativamente envolvidos no reconhecimento da política, compreendem melhor as suas responsabilidades e o impacto das suas acções na proteção e segurança dos dados.

Sabe mais sobre as soluções MetaCompliance

A gestão eficaz de políticas é a pedra angular de uma forte governação, conformidade e segurança da informação. O MetaCompliance ajuda as organizações a simplificar a comunicação das políticas, a aumentar a responsabilidade dos funcionários e a reduzir o risco de conformidade através de uma abordagem unificada e centrada nas pessoas.

A nossa Plataforma de Gestão do Risco Humano apoia uma gestão sólida das políticas e uma ciber-resiliência mais alargada através de:

• Programas automatizados de sensibilização para a segurança que reforçam a compreensão das políticas
• Simulações avançadas de phishing para avaliar o comportamento no mundo real
• Risk Intelligence & Analytics para obter informações de conformidade baseadas em dados
• Gestão de Conformidade para centralizar políticas, atestados e relatórios

Para ver como o MetaCompliance pode simplificar a gestão de políticas e reforçar a postura de conformidade da sua organização, contacte-nos hoje mesmo para marcar uma demonstração.