Las políticas de empresa son cruciales en el lugar de trabajo, ya que ayudan a reforzar y clarificar las normas que se esperan de los empleados. En efecto, son las leyes escritas que definen lo que es aceptable e inaceptable dentro de su organización.

Ya se trate de una política de redes sociales, de contraseñas o de privacidad, sus empleados necesitan una orientación clara sobre lo que se espera de ellos en determinadas situaciones. Si estas políticas no se comunican adecuadamente, podría exponer a su organización a violaciones de datos, sanciones financieras, acciones legales, por no mencionar el consiguiente daño a su reputación.

Las políticas de empresa establecen un deber legal de diligencia, pero muchas organizaciones abordan la gestión de las políticas de forma desordenada. A menudo, las políticas se gestionan a través de múltiples hojas de cálculo y sistemas de intercambio de archivos, carecen de coherencia, están desfasadas y, en general, no respaldan el cumplimiento de la normativa.

La clave para proteger a su organización de los problemas de cumplimiento y seguridad de la información es implantar un sistema eficaz de gestión de políticas que proporcione un marco de gobernanza, identifique los riesgos y defina el cumplimiento.

¿Cuál es la mejor forma de gestionar las políticas de empresa?

En el complejo entorno empresarial actual, las organizaciones deben ser capaces de responder rápidamente a cualquier cambio y adaptar las políticas cuando sea necesario. Por desgracia, el antiguo sistema de utilizar procesos manuales para gestionar las políticas de la empresa ya no sirve y expone potencialmente a las organizaciones a un riesgo significativo.

Las organizaciones deben ser eficientes, eficaces y ágiles para poder responder con rapidez a estos cambios del entorno, y la mejor forma de hacerlo es utilizando un sistema centralizado de gestión de políticas.

Un sistema de gestión de políticas proporcionará a las organizaciones una solución fácil de usar y centralizada para crear, almacenar y distribuir documentos importantes sobre políticas. Dispondrá de un método coherente para crear políticas, añadirá estructura a los procedimientos de la empresa y, en última instancia, facilitará el seguimiento de la certificación del personal.

El mayor problema al que se enfrentan las organizaciones en relación con la seguridad de la información y el cumplimiento de la normativa es la participación de los usuarios. Sin embargo, un portal de políticas centralizado garantizará que a los empleados sólo se les presenten contenidos de cumplimiento específicos que sean relevantes para su función.

Las organizaciones pueden medir eficazmente las mejoras continuas en la concienciación y destacar las áreas que requieren atención antes de que supongan un riesgo para la seguridad y el cumplimiento.

Ventajas de un sistema centralizado de gestión de políticas

¿Cuál es la mejor forma de gestionar las políticas?
Fuente: GRC 20/20 y OCEG

  • Automatiza el ciclo de vida de las políticas – La automatización de las políticas ayuda a agilizar los procesos y proporciona una única fuente de verdad para todas las actividades relacionadas con el cumplimiento. Las políticas de la empresa pueden completarse a tiempo y de forma que puedan controlarse y medirse, reduciendo el impacto de los errores humanos. La automatización de la gestión de políticas garantizará que el cumplimiento esté al día y que su organización esté protegida frente a riesgos y litigios.

  • Gestionar el riesgo – La gestión de las políticas comienza con la identificación de los riesgos y la gestión de los controles adecuados para mitigarlos. Uno de los problemas que pueden surgir con este proceso es la comunicación eficaz de las políticas y los procedimientos a los empleados. Un sistema centralizado garantizará que todos los usuarios de un grupo objetivo deban aceptar una política o realizar pruebas en una fecha y hora determinadas.

  • Informes eficaces para auditores y regul adores – Un sistema centralizado de gestión de políticas aborda el problema clave de demostrar el cumplimiento de los requisitos legislativos y proporcionar la debida atención a los auditores y reguladores externos. Proporciona pistas de auditoría claras que registran quién ha interactuado con las políticas de la empresa y ayuda a identificar las áreas que presentan un mayor riesgo para la seguridad de los datos.

  • Dirigirse a varios usuarios: un sistema centralizado permite a la dirección dirigirse a grupos específicos de usuarios o excluirlos. Las políticas pueden diferir dentro de una organización, por lo que pueden ser necesarias políticas específicas de la empresa para departamentos individuales. Este tipo de selección garantiza que la política adecuada se aplica a las personas adecuadas en el momento oportuno.

  • Impulsar la participación y la concienciación de los usuarios – Es importante que las organizaciones logren y demuestren un 100% de cumplimiento y concienciación de los usuarios con las políticas clave. La gestión del cumplimiento es siempre más eficaz cuando los usuarios participan, ya que les proporciona una mayor comprensión de la importancia de sus acciones con respecto al manejo de la información.

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