GDPR for Dummies
MetaCompliance-tiimi on juuri päättänyt GDPR for Dummies -esityksensä, joka on järjestetty eri puolilla Yhdistynyttä kuningaskuntaa ja Eurooppaa. Se oli valtava menestys, ja meillä oli ilo auttaa monia organisaatioita GDPR:n tiellä. Roadshow'n palautteen perusteella havaitsimme, että yrityksillä on edelleen paljon avoimia kysymyksiä, pelkoa ja käytännön ongelmia GDPR:n täytäntöönpanossa organisaatioissaan.
Kysymykset noudattavat yhteistä teemaa. Mihin liiketoiminta-alueisiin kannattaa keskittyä, mitkä GDPR-artikkelit ovat tärkeämpiä kuin toiset? Minkä osaston pitäisi vastata GDPR-projektista?
MetaCompliance on kehittänyt menetelmän GDPR:n täytäntöönpanoa varten. Menetelmä oli pohjana myöhemmin julkaistavalle Dummies Guide to GDPR -oppaalle.
Dummies-oppaan lähestymistapa tarjoaa hyvin harkitun ja käytännöllisen oppaan GDPR:n käyttöön. Se on todellakin GDPR-hankkeen toteuttamisen A:sta Z:hen.
Jokaisessa organisaatiossa on jonkinlainen digitaalisen muutoksen hanke tai aloite uusien tulovirtojen kehittämiseksi. Parhaat GDPR-ohjelmat ovat sellaisia, jotka voidaan yhdistää digitaalisen muutoksen aloitteeseen.
GDPR:ssä edellytetään sisäänrakennettua tietosuojaa. Sen pitäisi olla keskeinen osa kaikkia organisaatiosi uusia prosesseja ja järjestelmiä. Ainakin pyrkimällä osallistumaan digitaalisen muutoksen keskusteluihin teet GDPR-vaatimuksista houkuttelevampia yritysjohtajille. Puhumalla GDPR:stä digitaalisen muutoksen yhteydessä käytävässä keskustelussa teet siitä helpommin ymmärrettävän liikemiehille.
Organisaatiosi kanssa käytävässä keskustelussa ylimmät johtajat tarvitsevat GDPR-tiimiltään mahdollisimman pian kolme tietoa:
- Kuinka paha se on? Mitä suuria riskejä meillä on?
- Paljonko korjaaminen maksaa?
- Kuinka kauan korjaaminen kestää?
Avain GDPR-hankkeen onnistumiseen on saada nämä tiedot ylimmälle johdolle ja saada tarvittavat resurssit tai riskien hyväksyntä. GDPR:n todellinen haaste ei nimittäin ole selvitysvaihe. Se on korjausvaihe. Koska useimmissa nykyaikaisissa, suurissa organisaatioissa on enemmän korkean riskin tietojenkäsittelytoimintoja kuin niillä on aikaa tai resursseja ratkaista lyhyellä aikavälillä.
GDPR on joukkuepeli. Avain GDPR-ohjelman onnistumiseen on varmistaa, että kaikki organisaatiossa työskentelevät ovat mukana. Tämä tarkoittaa, että jokaiselle roolille on annettava oikeanlaista koulutusta, esimerkiksi taloushallinnon henkilöstölle on annettava erilaista koulutusta kuin IT-osastolla työskenteleville. Molemmilla henkilöstöryhmillä on GDPR-hankkeessasi avainrooli.
Monet yritykset ovat pitäneet Dummies Guide to GDPR:ää loistavana koulutusvälineenä. Erityisesti niille työntekijöille, joiden on vaikea sitoutua verkko-opetukseen.
Pidit siitä tai et, GDPR:ssä on kyse mahdollisista taloudellisista seuraamuksista. Sinun olisi alusta alkaen valmistauduttava siihen, että joudut mahdollisesti tyydyttämään sääntelyviranomaisen vaatimukset. Tämä tarkoittaa yksityiskohtaisten todisteiden esittämistä siitä, mitä teit GDPR:n noudattamiseksi.
Tavoitteena on, että GDPR on osa tavanomaista liiketoimintaa. GDPR:n noudattaminen tarkoittaa, että on vastattava rekisteröityjen tietoihin tutustumista koskeviin pyyntöihin ja vastattava mahdollisiin vaaratilanteisiin.
Jotkin organisaatiot ovat käyttäneet taulukkolaskentaohjelmaa tietojen keräämisessä. Ne eivät kuitenkaan ole sopivia keinoja GDPR-ohjelman hallintaan jatkossa. Parempi lähestymistapa on ottaa käyttöön järjestelmä, josta tulee yksi ainoa totuuden lähde GDPR:ää varten.
MetaPrivacyn avulla voit jäsentää GDPR-projektisi tavalla, joka helpottaa hallinnointia ja mahdollistaa vaatimustenmukaisuuden osoittamisen.
