Världen har förändrats, affärsverksamheten har förändrats. En världsomspännande pandemi har orsakat en omstrukturering av processer, anställda och verksamheter. Det har tvingat organisationer att söka efter flexibla sätt att hantera en dynamisk affärsmiljö.
När organisationer gick i lås och flyttade anställda till en miljö där de arbetar hemifrån ställdes de inför frågor som t.ex:
- Minskad personalstyrka. Det förekom uppsägningar och omstruktureringar. Affärsprocesser och roller måste anpassas. De anställda behövde tydlig vägledning och förståelse för vad som krävs av dem eftersom de hade flera roller och ansvarsområden i en annorlunda miljö.
- Skiftande krav. Regler och affärsstrategier förändrades och påverkade det sätt på vilket organisationer måste agera. Policys ändrades för att uppfylla dessa krav och hantera nya risker.
- Ökad riskexponering. Pandemin medförde ökade risker för bedrägeri, säkerhet, mutor och korruption med mera. Videosamtal på distans från hemkontoren blev mindre professionella och språket och interaktionerna gick ibland över gränsen för trakasserier och diskriminering. De anställda behövde påminnelser om vad som förväntas av dem i denna tid av förändring.
- Nya hemkontorssituationer. I samband med en omfattande övergång till distansarbete var man tvungen att ändra policyer och rutiner för att hantera kostnader för hemkontor, säkerhet med mera.
- Företagskultur. Medarbetarna oroade sig för sin hälsa, sin framtid, sin ekonomi och den organisation de arbetade för. De behövde en ständig förstärkning av en stark företagskultur för att kunna gå vidare vid en tidpunkt då de var fysiskt bortkopplade från kontoret och sina medarbetare.
Ett konsekvent tillvägagångssätt för politiskt engagemang
Det stod klart att organisationerna behövde ett konsekvent tillvägagångssätt för att engagera medarbetarna och låta dem veta vad som förväntas av dem, att organisationen är stark och har kontroll mitt under en pandemi. Tyvärr var de flesta organisationer inte förberedda på detta, eftersom deras portaler för hantering av policy var överallt, inkonsekventa och förvirrande.
Till exempel upptäckte ett företag, liksom många andra jag pratade med när pandemin började, att de hade över 20 policyportaler i sin organisation. Policys var överflödiga i alla portaler, inkonsekventa, motsägelsefulla, fanns i olika mallar och skrivstilar och var i princip till nackdel för organisationen i en kristid. Själva portalerna var inte konsekventa. De hittade också en hel del obehöriga och otillåtna policyer. Liksom många organisationer visste de inte vilka policyer som organisationerna faktiskt hade, vilket skadade dem i en tid av förändring och kris.
Effektiv förvaltning, kommunikation, engagemang och efterlevnad av policyer är avgörande för att uppnå konsekventa affärsmål, hantera osäkerhet och risker och agera med integritet. Förvaltning och kommunikation av policyer är en hörnsten i en stark företagskultur. Detta gäller under normala affärer, men är absolut avgörande i krissituationer.
När organisationer står inför en kris upptäcker de behovet av en enda portal för alla organisationens policyer och rutiner där de anställda lätt kan hitta det de behöver när de behöver det och relaterade resurser. I en kristid är det viktigt att visa att organisationen har kontroll, att den har vägledning för anställda som har frågor om förändringar och att det finns ett större behov av att utveckla och upprätthålla en stark företagskultur och identitet när de anställda är utspridda och befinner sig på distans.
När organisationer uthärdar den nuvarande krisen, förbereder sig för att ta sig ur den och blickar framåt är skrivningen på väggen tydlig. Policyhantering och medarbetarengagemang är avgörande i dagens dynamiska, distribuerade och störda affärsmiljö. Att ha en engagerande, intuitiv och centraliserad policyportal som kan anpassas till medarbetarens behov, roll och sammanhang är avgörande för att bygga upp en stark företagskultur och navigera organisationen under normala affärer såväl som i kristider.
För att ta reda på hur du kan effektivisera policyprocesser och engagera anställda i denna kristid kan du delta i ett webbseminarium om " Policy Engagement in the COVID Environment and Beyond" (policyengagemang i COVID-miljön och därefter).
19 november 2020, 15:00 GMT | 10:00 EST | 07:00 PST
Det här 60-minuters webbseminariet kommer att behandla:
- Hur man upprätthåller ett centralt bibliotek med alla organisationens policyer.
- Att skriva policyer som är konsekventa i stil, mall och ton för att förbättra kulturen.
- Vikten av att tillhandahålla en enda portal för att anställda ska få tillgång till policyer och relaterad utbildning.
- Engagera de anställda i aktiviteter och interaktioner som stöder förståelsen av politiken.
- Mätning av medvetenhet, förståelse och efterlevnad av policyn i hela organisationen.
