Manchester Metropolitan University er et af de største universiteter i Storbritannien med et fællesskab på over 36.000 studerende og næsten 5.000 ansatte.
Mens stort set alle større brancher står over for betydelige udfordringer med hensyn til cybersikkerhed og overholdelse af reglerne, er videregående uddannelser særligt sårbare. Cybersikkerhed er ved at ændre uddannelsessektoren, og i de seneste år er cyberangreb blevet en af de største trusler mod universiteter og højere læreanstalter.
80 % af de videregående og højere uddannelsesinstitutioner har oplevet mindst ét vellykket cyberangreb.
Med et cybertrusselslandskab i konstant udvikling er universiteterne blevet et attraktivt mål for cyberkriminelle på grund af den enorme mængde følsomme data, som de administrerer, lige fra personligt identificerbare oplysninger og donationer fra alumner til værdifuld intellektuel ejendom. Denne type oplysninger kan være særligt værdifulde for cyberkriminelle, og hvis de bliver stjålet eller kompromitteret, kan de forårsage betydelig skade langt ud over institutionens mure.
Den videregående uddannelsessektor er også underlagt strenge regler for overholdelse af reglerne, og manglende overholdelse af sådanne forpligtelser kan føre til økonomiske sanktioner og skade på omdømme. Dette har uundgåeligt konsekvenser for universiteterne, deres arbejdsmetoder og procedurer for opbevaring af registreringer.
Manchester Metropolitan University erkendte, at det var nødvendigt at uddanne medarbejderne i effektiv forvaltning af deres registre for at støtte deres kernefunktioner, overholde deres forpligtelser til at overholde regler og bestemmelser og gøre det muligt for organisationen at fungere effektivt.
Engagere medarbejderne med eLearning
I samarbejde med MetaCompliance søgte Manchester Metropolitan University at skabe en engagerende eLearning-serie, der skulle uddanne medarbejderne om dokumenthåndtering, den vigtige rolle, den spiller i organisationen, og hvordan effektiv dokumenthåndtering bidrager til at sikre organisationens værdifulde aktiver.
"Records Management er en af de ting, der er så vigtige for en organisation, men som meget let bliver glemt og overset. Det handler om risikobegrænsning, det giver en organisation omkostningsbesparelser, det sparer tid og gør alle mere effektive. Denne serie er virkelig vigtig for at forbedre standarderne for informationsstyring i hele organisationen, og den vil bidrage til at øge den generelle bevidstgørelse."
MetaCompliance og Manchester Metropolitan University arbejdede sammen om at identificere de vigtigste læringsmål for Records Management Series og relevante kursusemner for universitetet og andre organer i den offentlige sektor i Storbritannien.
Med udgangspunkt i ISO 15489 behandlede Records Management Series vigtige emner som navngivningskonventioner og versionskontrol, sporing af registreringsplacering samt opbevaring og bortskaffelse af registreringer.
Udvikling af personligt tilpasset indhold
MetaCompliance anvendte derefter deres unikke stil og vision på materialet og inkorporerede små nano videoer og interaktioner, der kunne bruges af brugerne enkeltvis eller kombineres i et større kursus.
Muligheden for at tilpasse kurserne med Manchester Metropolitan Universitys logo, virksomhedsfarver og branding bidrog til at skabe fortrolighed med de lærende og skabe en brugeroplevelse af høj kvalitet.
"Jeg har virkelig nydt at arbejde med MetaCompliance. Jeg synes, at de har været meget modtagelige over for udfordringen. Jeg synes, de lyttede til alt, hvad vi havde at sige, og de har handlet på al vores feedback. Det har føltes som et godt samarbejde hele vejen igennem."
Skræddersyet og målrettet uddannelse
Tidligere har Manchester Metropolitan University givet generel vejledning om dokumenthåndtering ved hjælp af deres interne intranet og Powerpoint-præsentationer til personalet. Der var således ingen metode til at måle effektiviteten af den leverede uddannelse.
"En af vores største udfordringer er organisationens størrelse og at få uddannelsen ud på en effektiv måde til alle disse mennesker, samt at forsøge at sikre, at vi kan nå ud til forskellige målgrupper på tværs af universitetet."
Ved hjælp af MetaCompliances læringsstyringssystem kan Manchester Metropolitan University nu oprette korte, skræddersyede kurser, der er skræddersyet til deres specifikke målgruppe og deres krav. Dette gør det muligt at levere uddannelsen på en mere engagerende og letforbrugelig måde. Afhængigt af en medarbejders rolle og ansvarsområde i organisationen kan ledelsen sikre, at eLearning-indholdet er relevant og henvender sig til deres specifikke behov.
Muligheden for at tilføje quizzer i hele uddannelsesindholdet giver ledelsen mulighed for at vurdere deres brugere og sikre, at eLearning-indholdet virkelig er forstået.
Rapporteringsfunktionaliteten giver også organisationen større indsigt og gør det muligt for ledelsen at spore, hvor mange brugere der har gennemført uddannelsen, og rapportere om brugernes fremskridt.
"Vi vil forsøge at foretage sammenligninger, hvor vi kan, for alt, hvad vi kan gøre, der viser, at bevidstheden har haft en effekt, er gavnligt, når man ser på projektresultater og vurderer, hvor vellykket ens overordnede projekt har været. Det nemme rapporteringsinstrumentbræt i MetaCompliance's platform vil være til gavn for os."
Manchester Metropolitan University vil fremover fortsat bruge Records Management Series til at uddanne medarbejderne om bedste praksis for dokumenthåndtering, bestemme brugernes bevidsthedsniveau og støtte overholdelse af lovgivningen i hele organisationen.