Manchester Metropolitan University är ett av de största universiteten i Storbritannien med över 36 000 studenter och nästan 5 000 anställda.
Nästan alla större branscher står inför stora utmaningar när det gäller cybersäkerhet och efterlevnad, men den högre utbildningen är särskilt sårbar. Cybersäkerheten förändrar utbildningssektorn och under de senaste åren har cyberattacker framstått som ett av de största hoten mot universitet och högskolor.
80 % av alla institutioner för vidareutbildning och högre utbildning har upplevt minst en lyckad cyberattack.
Eftersom cyberhotlandskapet ständigt utvecklas har universiteten blivit ett attraktivt mål för cyberbrottslingar på grund av den enorma mängd känsliga data som de hanterar, från personligt identifierbar information och donationer från alumner till värdefull immateriell egendom. Denna typ av information kan vara särskilt värdefull för cyberbrottslingar och om den stjäls eller äventyras kan den orsaka betydande skador långt utanför institutionens väggar.
Högskolesektorn omfattas också av stränga regler för efterlevnad, och underlåtenhet att uppfylla dessa krav kan leda till ekonomiska påföljder och skada på ryktet. Detta får oundvikligen konsekvenser för universiteten, deras arbetsmetoder och rutiner för dokumentering.
Manchester Metropolitan University insåg att det var nödvändigt att utbilda de anställda i effektiv hantering av dess register för att stödja dess kärnfunktioner, uppfylla sina skyldigheter i fråga om efterlevnad och reglering och möjliggöra en effektiv verksamhet inom organisationen.
Engagera de anställda med eLearning
I samarbete med MetaCompliance ville Manchester Metropolitan University skapa en engagerande eLearning-serie som utbildade de anställda om dokumenthantering, dess viktiga roll i organisationen och hur effektiv dokumenthantering bidrar till att skydda organisationens värdefulla tillgångar.
"Records Management är en av de saker som är så viktiga för en organisation, men som lätt glöms bort och missas. Det handlar om riskminimering, det ger kostnadsbesparingar för en organisation, det sparar tid och gör alla mer effektiva. Den här serien är verkligen viktig för att förbättra standarden för informationshantering i hela organisationen, och den kommer att bidra till att öka den allmänna medvetenheten."
MetaCompliance och Manchester Metropolitan University samarbetade för att identifiera viktiga inlärningsmål för Records Management Series och relevanta kursämnen för universitetet och andra organ inom den offentliga sektorn i Storbritannien.
Serien om dokumenthantering, som bygger på ISO 15489, behandlar viktiga ämnen som namnkonventioner och versionskontroll, spårning av dokumentens placering samt bevarande och bortskaffande av dokumenten.
Utveckling av personligt innehåll
MetaCompliance tillämpade sedan sin unika stil och vision på materialet, genom att införliva små nano videor och interaktioner som kunde användas individuellt av användarna eller kombineras i en större kurs.
Möjligheten att anpassa kurserna med Manchester Metropolitan Universitys logotyp, företagsfärger och varumärke bidrog till att skapa förtrogenhet med eleven och skapa en högkvalitativ användarupplevelse.
"Jag har verkligen uppskattat att arbeta med MetaCompliance. Jag tycker att de har varit mycket mottagliga för utmaningen. Jag tycker att de lyssnade på allt vi hade att säga, och de har agerat på all vår feedback. Det har känts som ett verkligt samarbete hela vägen igenom."
Skräddarsydd och målinriktad utbildning
Tidigare har Manchester Metropolitan University gett allmän vägledning om dokumenthantering via sitt interna intranät och Powerpoint-presentationer till personalen. Det fanns därför ingen metod för att mäta effektiviteten i den tillhandahållna utbildningen.
"En av våra största utmaningar är organisationens storlek och att få ut utbildningen på ett effektivt sätt till alla dessa människor, samt att försöka se till att vi kan nå olika målgrupper inom universitetet."
Med hjälp av MetaCompliances system för inlärningshantering kan Manchester Metropolitan University nu skapa korta, skräddarsydda kurser som är anpassade till deras specifika målgrupp och deras krav. Detta gör att utbildningen kan levereras på ett mer engagerande och lättförbrukat sätt. Beroende på en anställds roll och ansvar i organisationen kan ledningen se till att innehållet i e-lärandet är relevant och svarar mot deras specifika behov.
Möjligheten att lägga till frågesporter i utbildningsinnehållet ger ledningen möjlighet att utvärdera användarna och se till att de verkligen förstår eLearning.
Rapporteringsfunktionen ger också organisationen större insikt och gör det möjligt för ledningen att spåra hur många användare som har slutfört utbildningen och rapportera om användarnas framsteg.
"Vi kommer att försöka göra jämförelser där vi kan, eftersom allt vi kan göra som visar att medvetenheten har haft en inverkan är bra när man tittar på projektresultat och bedömer hur framgångsrikt projektet i stort har varit. Den enkla rapporteringsinstrumentpanelen i MetaCompliances plattform kommer att vara till nytta för oss."
Framöver kommer Manchester Metropolitan University att fortsätta att använda Records Management Series för att utbilda de anställda om bästa praxis för dokumenthantering, fastställa användarnas medvetenhetsnivå och stödja efterlevnad av regelverk i hela organisationen.