A Universidade Metropolitana de Manchester é uma das maiores universidades do Reino Unido com uma comunidade de mais de 36.000 estudantes e quase 5.000 membros do pessoal.
Enquanto praticamente todas as grandes indústrias enfrentam desafios significativos em matéria de cibersegurança e conformidade, o ensino superior é particularmente vulnerável. A cibersegurança está a mudar o sector da educação e, nos últimos anos, os ataques cibernéticos surgiram como uma das ameaças mais significativas às universidades e faculdades.
80% das instituições de Ensino Superior e Superior sofreram pelo menos um ataque cibernético bem sucedido.
Com o panorama da ciberameaça em constante evolução, as universidades tornaram-se um alvo atraente para os cibercriminosos devido ao enorme volume de dados sensíveis que gerem, desde informações pessoalmente identificáveis e doações de ex-alunos, até à valiosa propriedade intelectual. Este tipo de informação pode ser particularmente valiosa para os cibercriminosos e, se roubada ou comprometida, pode causar danos significativos muito para além das paredes da instituição.
O sector do ensino superior está também sujeito a regulamentos de conformidade rigorosos, e o não cumprimento de tais obrigações pode levar a sanções financeiras e danos à reputação. Inevitavelmente, isto tem implicações para as universidades, as suas práticas de trabalho e procedimentos de manutenção de registos.
A Universidade Metropolitana de Manchester reconheceu que a educação dos funcionários sobre a gestão eficiente dos seus registos era necessária para apoiar as suas funções principais, cumprir as suas obrigações regulamentares e de conformidade, e permitir o funcionamento eficaz da organização.
Envolver os empregados com eLearning
Trabalhando com a MetaCompliance, a Universidade Metropolitana de Manchester procurou criar uma série de eLearning envolvente que educasse os funcionários sobre a gestão de registos, o papel importante que tem na organização, e como a gestão eficaz de registos ajuda a assegurar os valiosos bens da organização.
"A Gestão de Registos é uma daquelas coisas que é tão importante para uma organização, mas que muito facilmente é esquecida, e falhada. Trata-se de mitigação de riscos, traz economia de custos a uma organização, poupa tempo e torna todos mais eficientes. Esta série é realmente importante para melhorar os padrões de gestão da informação em toda a organização, e ajudará na sensibilização geral".
A MetaCompliance e a Universidade Metropolitana de Manchester trabalharam em colaboração para identificar objectivos-chave de aprendizagem para a Série de Gestão de Registos e tópicos relevantes do curso para a universidade e outros organismos do sector público do Reino Unido.
Com base na ISO 15489, a Série de Gestão de Registos abordou tópicos chave tais como convenções de nomeação e controlo de versões, localização de registos, bem como retenção e eliminação de registos.
Desenvolvimento de Conteúdo Personalizado
MetaCompliance aplicou então o seu estilo e visão únicos ao material, incorporando nano vídeos e interacções do tamanho de uma mordida que poderiam ser implantados aos utilizadores individualmente, ou combinados num curso maior.
A capacidade de personalizar os cursos com o logótipo da Universidade Metropolitana de Manchester, as cores corporativas e a marca ajudou a estabelecer familiaridade com o aluno e a criar uma experiência de utilizador de alta qualidade.
"Gostei muito de trabalhar com a MetaCompliance. Penso que eles têm sido muito receptivos ao desafio. Penso que eles ouviram tudo o que tínhamos a dizer, agiram com base em todos os nossos comentários. Sentimo-nos realmente colaborativos em todo o processo".
Formação à medida e orientada
Anteriormente, a Universidade Metropolitana de Manchester fornecia orientações gerais sobre gestão de registos utilizando as suas apresentações internas na intranet e Powerpoint ao pessoal. Como tal, não existia nenhum método para medir a eficácia da formação ministrada.
"Um dos nossos maiores desafios é a dimensão da organização e a formação de forma eficiente a todas essas pessoas, bem como a tentativa de garantir que podemos chegar a diferentes públicos em toda a Universidade".
Utilizando o sistema de gestão de aprendizagem MetaCompliance, a Universidade Metropolitana de Manchester pode agora criar cursos curtos e personalizados que são adaptados ao seu público específico e às suas necessidades. Isto permite que a formação seja ministrada de uma forma mais envolvente e consumível. Dependendo do papel e das responsabilidades de um funcionário na organização, a direcção pode assegurar que o conteúdo do eLearning é relevante e aborda as suas necessidades específicas.
A capacidade de adicionar questionários ao longo do conteúdo da formação, oferece a oportunidade à gestão de avaliar os seus utilizadores e assegurar que o eLearning é verdadeiramente compreendido.
A funcionalidade de elaboração de relatórios também proporciona à organização uma maior percepção, e permite à gerência acompanhar quantos utilizadores completaram a formação e relatar o progresso dos utilizadores.
"Procuraremos fazer comparações onde pudermos, porque tudo o que pudermos fazer que demonstre que a consciencialização teve um impacto, é benéfico quando se analisa os resultados do projecto, e se avalia o sucesso do seu projecto global. O painel de controlo fácil de relatórios dentro da plataforma da MetaCompliance será para nós um benefício".
Prosseguindo, a Universidade Metropolitana de Manchester continuará a utilizar a Série de Gestão de Registos para educar os funcionários sobre as melhores práticas de gestão de registos, determinar os níveis de sensibilização dos utilizadores e apoiar a conformidade regulamentar em toda a organização.