La Manchester Metropolitan University è una delle più grandi università del Regno Unito con una comunità di oltre 36.000 studenti e quasi 5.000 membri del personale.
Mentre praticamente ogni grande industria deve affrontare sfide significative per la sicurezza informatica e la conformità, l'istruzione superiore è particolarmente vulnerabile. La sicurezza informatica sta cambiando il settore dell'istruzione e, negli ultimi anni, gli attacchi informatici sono emersi come una delle minacce più significative per le università e i college.
L'80% degli istituti di istruzione superiore ha subito almeno un attacco informatico di successo.
Con il panorama delle minacce informatiche in costante evoluzione, le università sono diventate un obiettivo attraente per i criminali informatici a causa dell'enorme volume di dati sensibili che gestiscono, dalle informazioni di identificazione personale e le donazioni degli ex alunni, alla preziosa proprietà intellettuale. Questo tipo di informazioni può essere particolarmente prezioso per i criminali informatici e, se rubato o compromesso, potrebbe causare danni significativi ben oltre le mura dell'istituzione.
Il settore dell'istruzione superiore è anche soggetto a rigorosi regolamenti di conformità, e il mancato rispetto di tali obblighi può portare a sanzioni finanziarie e danni alla reputazione. Inevitabilmente questo ha implicazioni per le università, le loro pratiche di lavoro e le procedure di registrazione.
La Manchester Metropolitan University ha riconosciuto che educare i dipendenti alla gestione efficiente dei suoi registri era necessario per sostenere le sue funzioni principali, rispettare i suoi obblighi di conformità e normativi e consentire il funzionamento efficace dell'organizzazione.
Coinvolgere i dipendenti con l'eLearning
Lavorando con MetaCompliance, la Manchester Metropolitan University ha cercato di creare una serie di eLearning coinvolgente che educasse i dipendenti sulla gestione dei record, il ruolo importante che ha nell'organizzazione e come una gestione efficace dei record aiuta a proteggere i beni preziosi dell'organizzazione.
"La gestione dei registri è una di quelle cose che è così importante per un'organizzazione, ma che molto facilmente viene dimenticata e dimenticata. Riguarda l'attenuazione del rischio, porta risparmi sui costi per un'organizzazione, fa risparmiare tempo e rende tutti più efficienti. Questa serie è davvero importante per migliorare gli standard di gestione delle informazioni in tutta l'organizzazione, e aiuterà la sensibilizzazione generale".
MetaCompliance e la Manchester Metropolitan University hanno lavorato in collaborazione per identificare gli obiettivi chiave di apprendimento per la Records Management Series e gli argomenti del corso rilevanti per l'università e altri enti del settore pubblico britannico.
Basata su ISO 15489, la serie Records Management ha affrontato argomenti chiave come le convenzioni di denominazione e il controllo delle versioni, il monitoraggio della posizione dei record, così come la conservazione e lo smaltimento dei record.
Sviluppo di contenuti personalizzati
MetaCompliance ha poi applicato il suo stile unico e la sua visione al materiale, incorporando nano video e interazioni di dimensioni ridotte che potevano essere distribuiti agli utenti individualmente, o combinati in un corso più grande.
La possibilità di personalizzare i corsi con il logo, i colori aziendali e il branding della Manchester Metropolitan University ha aiutato a stabilire familiarità con lo studente e a creare un'esperienza utente di alta qualità.
"Mi è piaciuto molto lavorare con MetaCompliance. Penso che siano stati molto ricettivi alla sfida. Penso che abbiano ascoltato tutto quello che avevamo da dire, hanno agito su tutti i nostri feedback. Ci siamo sentiti davvero collaborativi per tutto il tempo".
Formazione su misura e mirata
In precedenza, la Manchester Metropolitan University ha fornito una guida generale sulla gestione dei documenti utilizzando la loro intranet interna e presentazioni Powerpoint al personale. Come tale, non c'era alcun metodo in atto per misurare l'efficacia della formazione fornita.
"Una delle nostre più grandi sfide è la dimensione dell'organizzazione e la diffusione della formazione in modo efficiente a tutte queste persone, oltre a cercare di assicurarci di poter raggiungere diversi tipi di pubblico in tutta l'università".
Utilizzando il sistema di gestione dell'apprendimento di MetaCompliance, la Manchester Metropolitan University può ora creare corsi brevi e personalizzati che sono fatti su misura per il loro pubblico specifico e le loro esigenze. Questo permette alla formazione di essere consegnata in un modo più coinvolgente e consumabile. A seconda del ruolo e delle responsabilità di un dipendente nell'organizzazione, la direzione può garantire che il contenuto dell'eLearning sia rilevante e si rivolga alle sue esigenze specifiche.
La capacità di aggiungere quiz in tutto il contenuto della formazione, offre l'opportunità alla direzione di valutare i loro utenti e garantire che l'eLearning sia veramente compreso.
La funzionalità di reporting fornisce anche all'organizzazione una maggiore comprensione e permette al management di tracciare quanti utenti hanno completato la formazione e di riferire sui progressi degli utenti.
"Cercheremo di fare paragoni dove possibile, perché tutto ciò che possiamo fare per dimostrare che la consapevolezza ha avuto un impatto, è vantaggioso quando si guardano i risultati del progetto e si valuta il successo complessivo del progetto. La facile dashboard di reporting all'interno della piattaforma MetaCompliance ci sarà di beneficio".
In futuro, la Manchester Metropolitan University continuerà a utilizzare la Records Management Series per educare i dipendenti sulle migliori pratiche di gestione dei record, determinare i livelli di consapevolezza degli utenti e sostenere la conformità normativa in tutta l'organizzazione.