La Universidad Metropolitana de Manchester es una de las mayores universidades del Reino Unido, con una comunidad de más de 36.000 estudiantes y casi 5.000 miembros del personal.
Aunque prácticamente todas las grandes industrias se enfrentan a importantes retos de ciberseguridad y cumplimiento de la normativa, la enseñanza superior es especialmente vulnerable. La ciberseguridad está cambiando el sector de la educación y, en los últimos años, los ciberataques han surgido como una de las amenazas más importantes para las universidades y colegios.
El 80% de las instituciones de enseñanza superior y continua han sufrido al menos un ciberataque con éxito.
Con el panorama de las ciberamenazas en constante evolución, las universidades se han convertido en un objetivo atractivo para los ciberdelincuentes debido al enorme volumen de datos sensibles que manejan, desde información de identificación personal y donaciones de antiguos alumnos, hasta valiosa propiedad intelectual. Este tipo de información puede ser especialmente valiosa para los ciberdelincuentes y, si se roba o se pone en peligro, podría causar un daño importante más allá de los muros de la institución.
El sector de la enseñanza superior también está sujeto a una estricta normativa de cumplimiento, y el incumplimiento de estas obligaciones puede dar lugar a sanciones económicas y a daños en la reputación. Inevitablemente, esto tiene implicaciones para las universidades, sus prácticas de trabajo y sus procedimientos de registro.
La Universidad Metropolitana de Manchester reconoció que era necesario educar a los empleados sobre la gestión eficiente de sus registros para apoyar sus funciones principales, cumplir con sus obligaciones reglamentarias y de cumplimiento, y permitir el funcionamiento eficaz de la organización.
Implicar a los empleados con eLearning
En colaboración con MetaCompliance, la Universidad Metropolitana de Manchester quiso crear una atractiva serie de eLearning que educara a los empleados sobre la gestión de archivos, el importante papel que desempeña en la organización y cómo una gestión eficaz de los archivos ayuda a proteger los valiosos activos de la organización.
"La gestión de registros es una de esas cosas tan importantes para una organización, pero que fácilmente se olvida y se pasa por alto. Se trata de mitigar los riesgos, de ahorrar costes a una organización, de ahorrar tiempo y de hacer que todo el mundo sea más eficiente. Esta serie es realmente importante para mejorar los estándares de gestión de la información en toda la organización, y ayudará a la concienciación general".
MetaCompliance y la Universidad Metropolitana de Manchester trabajaron en colaboración para identificar los objetivos de aprendizaje clave para la serie de gestión de registros y los temas del curso pertinentes para la universidad y otros organismos del sector público del Reino Unido.
Basada en la norma ISO 15489, la serie de gestión de registros aborda temas clave como las convenciones de nomenclatura y el control de versiones, el seguimiento de la ubicación de los registros, así como su conservación y eliminación.
Desarrollo de contenidos personalizados
MetaCompliance aplicó entonces su estilo y visión únicos al material, incorporando nanovídeos e interacciones del tamaño de un bocado que podían desplegarse a los usuarios individualmente, o combinarse en un curso más amplio.
La posibilidad de personalizar los cursos con el logotipo, los colores corporativos y la marca de la Universidad Metropolitana de Manchester ayudó a establecer la familiaridad con el alumno y a crear una experiencia de usuario de alta calidad.
"Me ha gustado mucho trabajar con MetaCompliance. Creo que han sido muy receptivos al reto. Creo que han escuchado todo lo que teníamos que decir, y que han tenido en cuenta todos nuestros comentarios. Ha habido una gran colaboración en todo momento".
Formación a medida y específica
Anteriormente, la Universidad Metropolitana de Manchester proporcionaba orientaciones generales sobre la gestión de archivos utilizando su intranet interna y presentaciones en Powerpoint para el personal. Por ello, no existía ningún método para medir la eficacia de la formación impartida.
"Uno de nuestros mayores retos es el tamaño de la organización y conseguir que la formación llegue de forma eficiente a todas esas personas, además de intentar asegurarnos de que podemos llegar a diferentes públicos en toda la Universidad".
Gracias al sistema de gestión del aprendizaje de MetaCompliance, la Universidad Metropolitana de Manchester puede ahora crear cursos cortos y personalizados que se adaptan a su público específico y a sus necesidades. Esto permite que la formación se imparta de forma más atractiva y consumible. Dependiendo del papel y las responsabilidades de un empleado en la organización, la dirección puede asegurarse de que el contenido de eLearning es relevante y responde a sus necesidades específicas.
La posibilidad de añadir cuestionarios a lo largo del contenido de la formación, ofrece la oportunidad a la dirección de evaluar a sus usuarios y asegurarse de que el eLearning es realmente comprendido.
La función de elaboración de informes también proporciona a la organización una mayor perspectiva y permite a la dirección hacer un seguimiento del número de usuarios que han completado la formación e informar sobre el progreso de los usuarios.
"Intentaremos hacer comparaciones siempre que podamos, porque todo lo que podamos hacer que demuestre que la concienciación ha tenido un impacto, es beneficioso cuando miras los resultados del proyecto y evalúas el éxito de tu proyecto en general. El sencillo panel de informes de la plataforma de MetaCompliance nos beneficiará".
En el futuro, la Universidad Metropolitana de Manchester continuará utilizando la serie de gestión de registros para educar a los empleados sobre las mejores prácticas de gestión de registros, determinar los niveles de concienciación de los usuarios y apoyar el cumplimiento de la normativa en toda la organización.