Effektive Richtlinienverwaltung in 5 Schritten

Die Richtlinienverwaltung wird immer wichtiger, um Multi-Cloud-Netzwerke, entfernte und persönliche Geräte sowie komplexe Datenströme zu steuern und zu verwalten. Wenn Sie dann noch die Einhaltung von Vorschriften und die Bedrohungen der Cybersicherheit hinzufügen, haben Sie eine Reihe von Planeten, die ein effektives Richtlinienmanagement erfordern.

Schon das Wort „Richtlinie“ kann Ihnen einen Schauer über den Rücken jagen, wenn Sie daran denken, dass Sie die entsprechende Dokumentation erstellen, verteilen und durchsetzen müssen.

Zum Glück kann die Verwendung von Best Practices und Software für die Richtlinienverwaltung dazu beitragen, dass Ihr Prozess der Richtlinienverwaltung reibungslos funktioniert.

Was ist Policy Management?

Eine einfache Definition würde das Erstellen, Verbreiten und Durchsetzen einer Richtlinie beinhalten. Eine Richtlinie ist für die Steuerung einer Organisation unerlässlich und stellt sicher, dass ein bestimmter Grad an Bereitschaft innerhalb eines bestimmten Geschäftsprozesses oder einer Operation erreicht wird.

Aber ein guter Prozess zur Verwaltung von Richtlinien muss noch viel mehr umfassen. Unternehmensrichtlinien können aus dem Takt geraten, inkonsistent werden und aus dem Ruder laufen. GRC2020 beschreibt die Situation als „eine Horde von Richtlinien, die über das gesamte Unternehmen verstreut sind“.

Eine Richtlinie sollte als ein lebendiges Dokument betrachtet werden, das sich mit den sich ändernden Bedingungen und Umgebungen ändert. Das Richtliniendokument ist in der Regel digitalisiert und bietet einen operativen Rahmen für einen bestimmten Geschäftsbereich, der zu befolgen ist.

Richtlinien spiegeln viele Arten von Geschäftsprozessen wider, und die Cybersicherheit ist ein Bereich, der sich ideal für die Durchsetzung von Verfahren mittels Richtlinien eignet; eine Cybersicherheitsrichtlinie würde zum Beispiel Bereiche wie diese umfassen:

• Zweck
• Umfang
• Klassifizierung der Daten
• Informationssicherheit
• Zugangskontrolle
• Schulung zum Sicherheitsbewusstsein
• Rollen und Verantwortlichkeiten
• Vorschriften und deren Einhaltung, etc.
• Unterstützen Sie

Richtlinien müssen gut verwaltet werden, um wirksam zu sein. Das gilt auch für Zeiten der Störung. So hat beispielsweise die Covid-19-Pandemie viele Unternehmen vor die Aufgabe gestellt, ihre Richtlinien zu aktualisieren, um plötzliche Änderungen der Arbeitsbedingungen zu berücksichtigen. Die Richtlinien müssen überwacht und bei Bedarf aktualisiert werden können. Die Verwaltung von Richtlinien ist daher ein zentraler Bestandteil einer bestehenden Richtlinie.

Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Ihr Unternehmen keine Richtlinien horten muss, sondern stattdessen einen optimierten Prozess für die Richtlinienverwaltung schafft, befolgen Sie diese fünf Schritte:

Ein Überblick über effektives Policy Management

Politikgestaltung

Eine Politik ist ein Aktionsplan und ein Rahmenwerk. An der Entwicklung einer Strategie ist in der Regel ein multidisziplinäres Team von Co-Autoren beteiligt, die alle Aspekte der Strategie erfassen. Eine Strategie muss alle Elemente umfassen, die notwendig sind, um sicherzustellen, dass die abgedeckten Operationen und die damit verbundenen Bereiche symbiotisch und ineinandergreifend sind.

Sie sollten auch die Marke und die Grundwerte eines Unternehmens widerspiegeln. Zum Beispiel enthalten Richtlinien oft rechtliche Elemente und erfordern möglicherweise eine juristisch geschulte Person, die sicherstellt, dass sie den aktuellen rechtlichen Status quo und die regulatorischen Anforderungen abdecken.

Eine gut formulierte Richtlinie sollte auch dazu dienen, die Mitarbeiter im Rahmen der Richtlinie zu befähigen. So sollte eine Cybersicherheitsrichtlinie beispielsweise Aspekte des Unternehmens umfassen, bei denen hohe Cyber-Risiken bestehen, sowie Mechanismen zur Verringerung dieser Risiken. Beispiele hierfür sind Sicherheitsschulungen und die Frage, wie, wann und warum ein Cybersicherheitsvorfall zu melden ist.

Kommunikation der Politiken

Eine Politik ist nur so gut wie die Kommunikationsprotokolle, denen sie folgt. Bei einer effektiven Kommunikation von Richtlinien geht es darum, transparent und vorausschauend zu sein. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter wissen, dass eine Richtlinie formuliert oder aktualisiert wird. Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter die Richtlinie verstehen und wissen, wie sie sich auf sie auswirken wird.

Ein wichtiger Aspekt bei der Kommunikation von Richtlinien ist der Einsatz moderner Kommunikationsmittel, die den Prozess der Verbreitung von Richtlinien automatisieren können. Die Kommunikation einer Richtlinie muss jedoch:

• Beziehen Sie die Ansichten und das Wissen der Mitarbeiter in die Politikgestaltung ein.
• Informieren Sie die Mitarbeiter über den Grund für die Richtlinie und warum und wie sie sie betrifft.
• Führen Sie die Richtlinie nach ihrer Fertigstellung in allen Abteilungen ein. Nutzen Sie diese Treffen, um die Gründe für die Richtlinie zu verdeutlichen.
• Bitten Sie die Mitarbeiter um Feedback zum Inhalt der Richtlinie.
• Setzen Sie bei Bedarf Schulungen im Rahmen der Richtlinie ein.
• Bitten Sie um die Unterschrift des Mitarbeiters (Bescheinigung).

Überwachung der Attestierung von Mitarbeitern

Richtlinien sind nur dann wirksam, wenn die Mitarbeiter die Richtlinien akzeptieren und deren Aufgabenbereich verstehen. Außerdem müssen die Mitarbeiter die Rolle verstehen, die sie in dem von der Richtlinie abgedeckten Bereich spielen, z.B. Cybersicherheit, Einhaltung von Vorschriften usw.

Der Nachweis, dass ein Mitarbeiter eine Richtlinie eingesehen und gelesen hat, ist für die Akzeptanz und Wirksamkeit der Richtlinie unerlässlich. Die Bestätigung einer Richtlinie liefert den Nachweis, dass ein Mitarbeiter die Richtlinie gelesen und verstanden hat. Die Erfassung der Bestätigung durch die Mitarbeiter kann vollständig automatisiert werden, indem ein  Plattform zur Verwaltung von Richtlinien.

Politische Analyse

Die Analyse von Richtlinien kann einen tiefen Einblick in die Wirksamkeit einer Richtlinie geben. In der Regel erfassen diese Analysen Ereignisse wie die Veröffentlichung von Richtlinien, deren Annahme und Bestätigung, Richtlinienaktualisierungen usw.

Darüber hinaus sollte die Analytik in der Lage sein, Ereignisse zu erfassen, während die Richtlinie einen natürlichen Lebenszyklus durchläuft. Diese Analysen bilden die Grundlage für Berichte, die zur internen Bewertung der Wirksamkeit von Richtlinien und des Verständnisses der Mitarbeiter verwendet werden. Die Analysen bilden auch die Grundlage für den Nachweis der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Eine Plattform zur Verwaltung von Richtlinien erfasst und analysiert diese Analysen, um Berichte zu erstellen.

Berichterstattung

Die Einhaltung von Vorschriften erfordert in der Regel den Nachweis, dass eine Richtlinie korrekt verbreitet und von den Mitarbeitern akzeptiert wurde. Eine Plattform zur Verwaltung von Richtlinien bietet ein Berichtssystem, das in der Regel Aufschluss darüber gibt, welche Mitarbeiter die Richtlinie bestätigt haben und wann und wie oft Richtlinien veröffentlicht, aktualisiert und verbreitet werden.

Warum ist Software zur Richtlinienverwaltung so wichtig?

Eine effektive Richtlinienverwaltung kann nicht mehr mit Papiermethoden erfolgen. Selbst wenn Sie sich auf manuell erstellte E-Mails verlassen und Richtlinienaktualisierungen einpflegen, bedeutet dies zusätzlichen Aufwand und potenzielle Fehler.

Um sicherzustellen, dass die Richtlinienverwaltung am modernen Arbeitsplatz effektiv ist, muss ein Unternehmen automatisierte Methoden verwenden, die eine Richtlinie über den gesamten Lebenszyklus hinweg verwalten und steuern. Ein automatisiertes, überprüfbares und zuverlässiges System liefert Richtlinien und Aktualisierungen und sorgt so für „Beweiskraft“ bei der Einhaltung von Vorschriften und schützt den Ruf der Marke vor Cyber-Bedrohungen.

Die Software für die Richtlinienverwaltung wird verwendet, um einen automatisierten Prozess für die Richtlinienverwaltung zu erstellen. Diese Cloud-basierte Software hilft dabei, die Beteiligung an Richtlinien zu erhöhen, die Bestätigung der Mitarbeiter zu wichtigen Richtlinien direkt einzuholen und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten.

Cloud-basierte Software zur Richtlinienverwaltung bietet eine Plattform, die die Erstellung und Verwaltung von Richtlinien automatisiert. Die Plattform für die Richtlinienverwaltung veröffentlicht und liefert Richtlinien von einer zentralen Konsole aus, erstellt Prüfprotokolle und bietet Berichte über den gesamten Lebenszyklus der Richtlinien.

Eine Plattform zur Verwaltung von Richtlinien sollte die folgenden Funktionen bieten:

• Verwalten Sie wichtige Richtlinien über den gesamten Richtlinienlebenszyklus hinweg
• Versionen von Richtlinien verwalten
• Automatisieren Sie Richtlinienüberprüfungen
• Einfache Zusammenarbeit bei der Poly-Erstellung und Aktualisierung
• Erfassen Sie die Zustimmung und das Verständnis der Mitarbeiter für die Richtlinien
• Sicherstellung eines konsistenten Richtlinienlebenszyklus
• Sollte von einer zentralen Konsole aus leicht zu bedienen sein (Cloud-basiert)
• Beurteilen Sie das Wissen Ihrer Mitarbeiter
  Erstellen Sie Berichte für Wirtschaftsprüfer und Regulierungsbehörden
• Quantifizierung des Verständnisses der Mitarbeiter für die Richtlinien
• Gezielte Richtlinien für bestimmte Benutzergruppen

Der GRC fasst die Bedeutung der Verwendung einer Policy-Management-Plattform zusammen, wenn er feststellt: „Unternehmen leiden, wenn sie eine kurzsichtige Sichtweise auf die Technologie zur Verwaltung von Richtlinien und Schulungen einnehmen, die es nicht schafft, die Punkte zu verbinden und den Kontext zu Analysen, Leistung, Zielen und Strategie in der Echtzeit, in der das Unternehmen arbeitet, herzustellen.“ Ein Unternehmen kann eine Plattform zur Richtlinienverwaltung nutzen, um sicherzustellen, dass seine Richtlinien effektiv sind.