La gestion des politiques est de plus en plus importante pour gouverner et gérer les réseaux multi-cloud, les appareils distants et personnels, et les flux de données complexes. Ajoutez à cela la conformité réglementaire et les menaces de cybersécurité, et vous obtenez un alignement de planètes qui nécessitent une gestion efficace des politiques.

Le simple mot « politique » peut vous donner des frissons à l’idée de devoir créer, distribuer et appliquer la documentation qui en découle.

Heureusement, l’utilisation de bonnes pratiques et d’un logiciel de gestion des polices d’assurance peut contribuer à garantir le bon fonctionnement de votre processus de gestion des polices d’assurance.

Qu’est-ce que la gestion des politiques ?

Une définition simple consisterait à créer, diffuser et appliquer une politique. Une politique est essentielle à la direction d’une organisation et garantit qu’un niveau de préparation est atteint dans le cadre d’un processus ou d’une opération d’entreprise donné(e).

Mais un bon processus de gestion des politiques doit englober bien plus que cela. Les politiques d’entreprise peuvent être désynchronisées, incohérentes et malveillantes ; GRC2020 décrit cette situation comme une « horde de politiques éparpillées dans l’organisation ».

Une politique doit être considérée comme un document vivant qui évolue en fonction des conditions et des environnements. Le document de politique est généralement numérisé et fournit un cadre opérationnel à suivre pour un domaine d’activité spécifique.

Les politiques reflètent de nombreux types de processus d’entreprise, et la cybersécurité est un domaine idéal pour l’application de procédures par le biais d’une politique ; par exemple, une politique de cybersécurité comprendrait des éléments tels que

  • Objectif

  • Champ d’application

  • Classification des données

  • Sécurité de l’information

  • Contrôle d’accès

  • Formation à la sensibilisation à la sécurité

  • Rôles et responsabilités

  • Réglementation et conformité, etc.

  • Soutien

Pour être efficaces, les politiques doivent être bien gérées. Cela vaut également pour les périodes de perturbation. Par exemple, la pandémie de Covid-19 a obligé de nombreuses entreprises à mettre à jour leurs politiques pour refléter les changements soudains des conditions de travail. Les politiques doivent pouvoir être contrôlées et mises à jour si nécessaire. La gestion des politiques est donc un élément essentiel de la mise en place d’une politique.

Pour faire en sorte que votre organisation n’accumule pas les politiques, mais crée au contraire un processus de gestion des politiques rationalisé, suivez les cinq étapes suivantes :

Un aperçu de la gestion efficace des politiques

Élaboration des politiques

Une politique est un plan d’action et un cadre. L’élaboration d’une politique implique généralement une équipe pluridisciplinaire de co-auteurs qui saisissent tous les aspects de la politique. Une politique doit contenir tous les éléments nécessaires pour garantir que les opérations couvertes et les domaines connexes sont en symbiose et s’imbriquent les uns dans les autres.

Elle doit également refléter la marque et les valeurs fondamentales de l’entreprise. Par exemple, les politiques contiennent souvent des éléments juridiques et peuvent nécessiter une personne ayant une formation juridique pour s’assurer qu’elles couvrent le statu quo juridique actuel et les exigences réglementaires.

Une politique bien rédigée doit également permettre de responsabiliser les employés dans le cadre de cette politique. Par exemple, une politique de cybersécurité devrait inclure les aspects de l’entreprise où les cyberrisques sont élevés et les mécanismes de réduction de ces risques ; des exemples incluent la formation à la sensibilisation à la sécurité et comment, quand et pourquoi signaler un incident de cybersécurité.

Communiquer les politiques

La qualité d’une politique dépend des protocoles de communication qu’elle suit. Pour être efficace, la communication sur les politiques doit être transparente et prévoyante. Faites savoir aux employés qu’une politique est en cours d’élaboration ou de mise à jour. Veillez à ce que les employés comprennent la politique et la manière dont elle les affectera.

Un aspect essentiel de la communication des politiques est l’utilisation d’outils de communication modernes qui peuvent automatiser le processus de diffusion des politiques. Cependant, la communication d’une politique doit :

  • Inclure les points de vue et les connaissances des employés au stade de l’élaboration des politiques.

  • Informez les employés de la raison d’être de la politique et de la manière dont elle les affecte.

  • Introduisez la politique dans tous les services une fois qu’elle est achevée. Profitez de ces réunions pour réaffirmer les raisons de la politique.

  • Demandez aux employés de vous faire part de leurs commentaires sur le contenu de la politique.

  • Employer une formation dans le domaine de la politique si nécessaire.

  • Demandez la signature (l’attestation) de l’employé.

Contrôle de l’attestation des employés

Les politiques ne sont efficaces que lorsque les employés y adhèrent et en comprennent la mission. En outre, les employés doivent comprendre le rôle qu’ils jouent dans le domaine couvert par la politique, par exemple la cybersécurité, la conformité réglementaire, etc.

La preuve qu’un employé a accédé à un document de politique et l’a lu est essentielle pour encourager l’acceptation et l’efficacité de la politique. L’affirmation et l’attestation d’une politique fournissent la preuve qu’un employé a lu et compris la politique. La capture de l’attestation de l’employé peut être entièrement automatisée à l’aide d’un logiciel de gestion de l’information.  plate-forme de gestion des politiques.

Analyse des politiques

L’analyse des politiques peut fournir une vision approfondie de l’efficacité d’une politique. En règle générale, ces analyses prennent en compte des événements tels que la publication, l’acceptation et l’attestation de la politique, les mises à jour de la politique, etc.

En outre, l’analyse doit permettre de saisir les événements au fur et à mesure que la politique évolue dans son cycle de vie naturel. Ces analyses constituent la base des rapports utilisés pour l’évaluation interne de l’efficacité de la politique et de la compréhension des employés. Les analyses constituent également la base des preuves de la conformité réglementaire. Une plateforme de gestion des politiques capturera et analysera ces données analytiques pour générer des rapports.

Rapports

Le respect de la réglementation exige généralement la preuve qu’une politique a été diffusée correctement et acceptée par le personnel. Une plateforme de gestion des politiques fournit un système de reporting qui permet généralement de savoir qui a attesté de la politique et quand et à quelle fréquence les politiques sont publiées, mises à jour et diffusées.

Pourquoi les logiciels de gestion des politiques sont indispensables ?

La gestion efficace des politiques ne peut plus se faire sur papier. Même le fait de s’appuyer sur des courriels générés manuellement et de remplir des mises à jour de politiques ne fait qu’ajouter des efforts et des erreurs potentielles.

Pour garantir l’efficacité de la gestion des politiques sur le lieu de travail moderne, une entreprise doit utiliser des méthodes automatisées qui gèrent et gouvernent une politique tout au long de son cycle de vie. Un système automatisé, vérifiable et fiable délivre la politique et les mises à jour, fournissant une « force probante » pour la conformité réglementaire et protégeant la réputation de la marque contre les cybermenaces.

Le logiciel de gestion des politiques est utilisé pour générer un processus automatisé de gestion des politiques. Ce logiciel basé sur le cloud permet d’augmenter la participation aux politiques, d’obtenir directement l’attestation des employés sur les politiques clés et d’assurer la conformité avec les réglementations.

Les logiciels de gestion des politiques basés sur le cloud fournissent une plateforme qui automatise la création et la gestion des politiques. La plateforme de gestion des politiques publie et fournit des politiques à partir d’une console centralisée, génère des journaux d’audit et offre des rapports tout au long du cycle de vie des politiques.

Une plateforme de gestion des politiques doit offrir les caractéristiques suivantes :

  • Gérer les politiques clés tout au long de leur cycle de vie

  • Gérer les versions des politiques

  • Automatiser la révision des politiques

  • Faciliter la collaboration pour la création et la mise à jour des poly

  • S’assurer de l’affirmation et de la compréhension de la politique par les employés

  • Assurer un cycle de vie cohérent des politiques

  • Doit être facile à utiliser à partir d’une console centralisée (basée sur le cloud)

  • Effectuer des évaluations des connaissances du personnel
    Générer des rapports pour les auditeurs et les régulateurs

  • Quantifier la compréhension des politiques par le personnel

  • Cibler les politiques sur des groupes d’utilisateurs spécifiques

Le GRC résume l’importance de l’utilisation d’une plateforme de gestion des politiques lorsqu’il déclare : « Les organisations souffrent lorsqu’elles adoptent une vision myope de la politique et de la technologie de gestion de la formation qui ne parvient pas à relier les points et à fournir un contexte à l’analyse, à la performance, aux objectifs et à la stratégie dans le temps réel dans lequel l’entreprise opère. Une organisation peut utiliser une plateforme de gestion des politiques pour s’assurer que ses politiques sont efficaces.

Les étapes clés d'une gestion efficace des violations de données
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