Gestão eficaz de políticas em 5 passos

A gestão de políticas é cada vez mais importante para governar e gerir redes multi-cloud, dispositivos remotos e pessoais e fluxos de dados complexos. Se juntarmos a isto a conformidade regulamentar e as ameaças à cibersegurança, temos um alinhamento de planetas que necessitam de uma gestão eficaz das políticas.

Só a palavra “política” pode provocar arrepios na tua espinha só de pensar em ter de criar, distribuir e aplicar a documentação resultante.

Felizmente, a utilização das melhores práticas e de um software de gestão de políticas pode ajudar a garantir que o teu processo de gestão de políticas funciona sem problemas.

O que é a gestão de políticas?

Uma definição simples incluiria a criação, a divulgação e a aplicação de uma política. Uma política é essencial para dirigir uma organização e assegura que é atingido um nível de prontidão num determinado processo ou operação comercial.

Mas um bom processo de gestão de políticas deve abranger muito mais. As políticas empresariais podem ficar dessincronizadas, inconsistentes e desonestas; o GRC2020 descreve a situação como uma “horda de políticas espalhadas pela organização”.

Uma política deve ser considerada um documento vivo que se altera à medida que as condições e o ambiente mudam. O documento de política é normalmente digitalizado e fornece um quadro operacional a seguir por uma área de negócio específica.

As políticas reflectem muitos tipos de processos empresariais, e a cibersegurança é uma área ideal para a aplicação de procedimentos através de políticas; por exemplo, uma política de cibersegurança incluiria áreas como:

• Objetivo
• Âmbito de aplicação
• Classificação dos dados
• Segurança da informação
• Controlo de acesso
• Formação de sensibilização para a segurança
• Funções e responsabilidades
• Regulamentação e conformidade, etc.
• Apoia

Para serem eficazes, as políticas devem ser bem geridas. Isto inclui os períodos de perturbação. Por exemplo, a pandemia de Covid-19 fez com que muitas empresas tivessem de atualizar as suas políticas para refletir mudanças súbitas nas condições de trabalho. As políticas devem poder ser monitorizadas e actualizadas sempre que necessário. A gestão das políticas é, por conseguinte, uma parte essencial da sua aplicação.

Para garantir que a sua organização não acumula políticas, mas cria um processo de gestão de políticas simplificado, segue estes cinco passos:

Uma visão geral da gestão eficaz das políticas

Elaboração de políticas

Uma política é um plano de ação e um enquadramento. O desenvolvimento de uma política envolve normalmente uma equipa multidisciplinar de co-autores que captam todos os aspectos da política. Uma política tem de captar todos os elementos necessários para garantir que as operações abrangidas e as áreas conexas são simbióticas e se encaixam.

Também deve refletir a marca da empresa e os seus valores fundamentais. Por exemplo, as políticas contêm frequentemente elementos jurídicos e podem exigir uma pessoa com formação jurídica para garantir que abrangem o status quo jurídico atual e os requisitos regulamentares.

Uma política bem redigida deve também atuar no sentido de capacitar os empregados no âmbito da política. Por exemplo, uma política de cibersegurança deve incluir aspectos da empresa em que os riscos cibernéticos são elevados e mecanismos para reduzir esses riscos; exemplos incluem a formação em sensibilização para a segurança e como, quando e porquê comunicar um incidente de cibersegurança.

Comunicação das políticas

Uma política só é tão boa quanto os protocolos de comunicação que segue. A comunicação eficaz de uma política tem a ver com transparência e presciência. Informa os empregados de que uma política está a ser formulada ou actualizada. Assegura-te de que os empregados compreendem a política e a forma como esta os irá afetar.

Um aspeto vital da comunicação de políticas é a utilização de ferramentas de comunicação modernas que possam automatizar o processo de divulgação de políticas. No entanto, a comunicação de uma política deve:

• Inclui os pontos de vista e os conhecimentos dos trabalhadores na fase de elaboração das políticas.
• Informa os trabalhadores sobre a razão de ser da política e sobre o motivo e a forma como esta os afecta.
• Introduz a política em todos os departamentos quando estiver concluída. Utiliza estas reuniões de política para reforçar as razões da política.
• Pede a opinião dos empregados sobre o conteúdo da política.
• Contrata formação no âmbito da política, se necessário.
• Pede a assinatura do empregado (atestado).

Monitorização da certificação de empregados

As políticas só são eficazes quando os empregados aderem à política e compreendem o seu objetivo. Além disso, os funcionários devem compreender o papel que desempenham na área abrangida pela política, por exemplo, segurança cibernética, conformidade regulamentar, etc.

A prova de que um empregado acedeu e leu um documento de política é essencial para encorajar a aceitação e a eficácia da política. A afirmação e o atestado de uma política fornecem provas de que um funcionário leu e compreendeu a política. A captura do atestado do empregado pode ser totalmente automatizada utilizando um  plataforma de gestão de políticas.

Análise de políticas

A análise de políticas pode fornecer uma visão profunda da eficácia de uma política. Normalmente, estas análises captam eventos como a publicação, aceitação e certificação de políticas, actualizações de políticas, etc.

Além disso, a análise deve ser capaz de captar eventos à medida que a política passa por um ciclo de vida natural. Estas análises constituem a base dos relatórios utilizados para a avaliação interna da eficácia da política e da compreensão dos empregados. A análise também constitui a base de provas para a conformidade regulamentar. Uma plataforma de gestão de políticas capta e analisa estas análises para gerar relatórios.

Relatórios

A conformidade com os regulamentos exige normalmente provas de que uma política foi divulgada corretamente e aceite pelo pessoal. Uma plataforma de gestão de políticas fornece um sistema de relatórios que, normalmente, oferece informações sobre o pessoal que aprovou a política e quando e com que frequência as políticas são publicadas, actualizadas e divulgadas.

Porque é que o software de gestão de políticas é vital?

A gestão eficaz de políticas já não pode ser feita com métodos em papel. Mesmo confiar em e-mails gerados manualmente e preencher actualizações de políticas apenas acrescenta esforço e potenciais erros.

Para garantir que a gestão de políticas no local de trabalho moderno é eficaz, uma empresa deve utilizar métodos automatizados que gerem e governam uma política ao longo de todo o ciclo de vida da política. Um sistema automatizado, auditável e fiável fornece políticas e actualizações, proporcionando “peso probatório” para a conformidade regulamentar e protegendo a reputação da marca contra ameaças cibernéticas.

O software de gestão de políticas é utilizado para criar um processo automatizado de gestão de políticas. Este software baseado na nuvem ajuda a aumentar a participação nas políticas, a obter diretamente o atestado dos empregados para as principais políticas e a garantir a conformidade com os regulamentos.

O software de gestão de políticas baseado na nuvem fornece uma plataforma que automatiza a criação e a gestão de políticas. A plataforma de gestão de políticas publica e fornece políticas a partir de uma consola centralizada, gera registos de auditoria e oferece relatórios ao longo do ciclo de vida das políticas.

Uma plataforma de gestão de políticas deve fornecer as seguintes caraterísticas:

• Gere as principais políticas ao longo do seu ciclo de vida
• Gerir versões de políticas
• Automatiza as revisões de políticas
• Cria uma colaboração fácil na criação e atualização de políticas
• Capta a afirmação e a compreensão da política por parte dos empregados
• Assegura um ciclo de vida de política consistente
• Deve ser fácil de utilizar a partir de uma consola centralizada (baseada na nuvem)
• Realiza avaliações dos conhecimentos do pessoal
  Elabora relatórios para auditores e reguladores
• Quantifica a compreensão das políticas por parte do pessoal
• Direciona as políticas para grupos específicos de utilizadores

O GRC resume a importância da utilização de uma plataforma de gestão de políticas quando afirma que: “as organizações sofrem quando adoptam uma visão míope da tecnologia de gestão de políticas e de formação que não consegue ligar os pontos e fornecer contexto à análise, ao desempenho, aos objectivos e à estratégia no ambiente empresarial em tempo real”. Uma organização pode utilizar uma plataforma de gestão de políticas para garantir que as suas políticas são eficazes.