Gestione efficace delle politiche in 5 passi

La gestione delle policy è sempre più importante per governare e gestire reti multi-cloud, dispositivi remoti e personali e flussi di dati complessi. Se a questo si aggiungono la conformità normativa e le minacce alla sicurezza informatica, si ottiene un allineamento di pianeti che necessitano di una gestione efficace delle policy.

La sola parola “policy” può far venire i brividi al pensiero di dover creare, distribuire e far rispettare la documentazione che ne deriva.

Fortunatamente, l’utilizzo di best practice e di un software di gestione delle policy può aiutare a garantire che il processo di gestione delle policy funzioni senza problemi.

Che cos’è la gestione delle politiche?

Una definizione semplice potrebbe includere la creazione, la diffusione e l’applicazione di una politica. Una politica è essenziale per dirigere un’organizzazione e garantisce il raggiungimento di un livello di preparazione all’interno di un determinato processo o operazione aziendale.

Ma un buon processo di gestione delle policy deve comprendere molto di più. Le policy aziendali possono diventare fuori sincronia, incoerenti e disoneste; GRC2020 descrive la situazione come “un’orda di policy sparse per l’organizzazione”.

Una policy deve essere considerata un documento vivo che cambia in base alle condizioni e agli ambienti. Il documento della policy è solitamente digitalizzato e fornisce un quadro operativo da seguire per una specifica area aziendale.

Le policy riflettono molti tipi di processi aziendali e la sicurezza informatica è un’area ideale per l’applicazione delle procedure tramite policy; ad esempio, una policy sulla sicurezza informatica potrebbe includere aree quali:

• Scopo
• Ambito di applicazione
• Classificazione dei dati
• Sicurezza delle informazioni
• Controllo degli accessi
• Formazione sulla sicurezza
• Ruoli e responsabilità
• Regolamenti e conformità, ecc.
• Supporto

Le politiche devono essere gestite bene per essere efficaci. Questo vale anche per i periodi di crisi. Ad esempio, la pandemia di Covid-19 ha messo a dura prova molte aziende che hanno dovuto aggiornare le politiche per riflettere i cambiamenti improvvisi delle condizioni di lavoro. Le politiche devono poter essere monitorate e aggiornate secondo le necessità. La gestione delle policy è quindi una parte fondamentale dell’esistenza di una policy.

Per fare in modo che la tua organizzazione non ordi le policy ma crei un processo di gestione delle policy semplificato, segui questi cinque passaggi:

Una panoramica sulla gestione efficace delle politiche

Definizione delle politiche

Una politica è un piano d’azione e un quadro di riferimento. Lo sviluppo di una policy coinvolge in genere un team multidisciplinare di co-autori che si occupano di tutti gli aspetti della policy. Una politica deve comprendere tutti gli elementi necessari per garantire che le operazioni coperte e le aree correlate siano simbiotiche e in sintonia.

Dovrebbe anche riflettere il marchio aziendale e i valori fondamentali. Ad esempio, le polizze contengono spesso elementi legali e possono richiedere una persona con formazione giuridica per garantire che coprano l’attuale status quo legale e i requisiti normativi.

Una politica ben scritta dovrebbe anche agire per responsabilizzare i dipendenti nell’ambito della politica stessa. Ad esempio, una politica di sicurezza informatica dovrebbe includere gli aspetti dell’azienda in cui i rischi informatici sono elevati e i meccanismi per ridurli; alcuni esempi includono la formazione sulla sicurezza e le modalità, i tempi e i motivi per cui segnalare un incidente di sicurezza informatica.

Comunicare le politiche

Una politica è valida quanto i protocolli di comunicazione che segue. Una comunicazione efficace delle policy significa essere trasparenti e preveggenti. Fai sapere ai dipendenti che una policy sta per essere formulata o aggiornata. Assicurati che i dipendenti comprendano la politica e le sue conseguenze.

Un aspetto fondamentale della comunicazione delle politiche è l’utilizzo di moderni strumenti di comunicazione in grado di automatizzare il processo di diffusione delle politiche. Tuttavia, la comunicazione di una policy deve:

• Includere le opinioni e le conoscenze dei dipendenti nella fase di definizione delle politiche.
• Informare i dipendenti sul motivo della politica e sul perché e come li riguarda.
• Una volta completata, introduci la policy in tutti i reparti. Usa questi incontri per ribadire le ragioni della policy.
• Chiedi ai dipendenti un feedback sul contenuto della policy.
• Impiegare una formazione nell’ambito della politica, se necessario.
• Richiedi la firma dei dipendenti (attestazione).

Monitoraggio dell’attestazione dei dipendenti

Le policy sono efficaci solo se i dipendenti le accettano e ne comprendono le finalità. Inoltre, i dipendenti devono comprendere il ruolo che svolgono nell’area coperta dalla policy, ad esempio la sicurezza informatica, la conformità alle normative, ecc.

La prova che un dipendente ha avuto accesso e letto un documento di policy è essenziale per incoraggiare l’accettazione e l’efficacia della policy. L’affermazione e l’attestazione di una policy forniscono la prova che un dipendente l’ha letta e compresa. La cattura delle attestazioni dei dipendenti può essere completamente automatizzata utilizzando un programma di  piattaforma di gestione delle politiche.

Analisi delle politiche

L’analisi delle politiche può fornire una visione approfondita dell’efficacia di una politica. In genere, queste analisi catturano eventi come la pubblicazione, l’accettazione e l’attestazione delle policy, gli aggiornamenti delle policy, ecc.

Inoltre, gli analytics dovrebbero essere in grado di catturare gli eventi durante il naturale ciclo di vita della policy. Queste analisi costituiscono la base dei report utilizzati per la valutazione interna dell’efficacia delle policy e della comprensione da parte dei dipendenti. Le analisi costituiscono anche la base delle prove di conformità alle normative. Una piattaforma di gestione delle policy acquisisce e analizza queste analisi per generare report.

Reporting

La conformità alle normative richiede in genere la prova che una policy sia stata diffusa correttamente e accettata dal personale. Una piattaforma di gestione delle policy fornisce un sistema di reportistica che di solito offre informazioni sul personale che ha approvato la policy e su quando e quanto spesso le policy vengono pubblicate, aggiornate e diffuse.

Perché il software di gestione delle politiche è fondamentale?

Una gestione efficace delle policy non può più essere effettuata con metodi cartacei. Anche affidarsi alle e-mail generate manualmente e al popolamento degli aggiornamenti delle policy non fa altro che aggiungere sforzi e potenziali errori.

Per garantire l’efficacia della gestione delle policy nell’ambiente di lavoro moderno, un’azienda deve utilizzare metodi automatizzati che gestiscano e governino una policy durante l’intero ciclo di vita della stessa. Un sistema automatizzato, verificabile e affidabile distribuisce le policy e gli aggiornamenti, fornendo “peso probatorio” per la conformità alle normative e proteggendo la reputazione del marchio dalle minacce informatiche.

Il software di gestione delle policy viene utilizzato per generare un processo di gestione automatizzato delle policy. Questo software basato sul cloud aiuta ad aumentare la partecipazione alle policy, a ottenere direttamente l’attestazione dei dipendenti sulle policy principali e a garantire la conformità alle normative.

Il software di gestione delle policy basato sul cloud fornisce una piattaforma che automatizza la creazione e la gestione delle policy. La piattaforma di gestione delle policy pubblica e distribuisce le policy da una console centralizzata, genera log di audit e offre reportistica per tutto il ciclo di vita delle policy.

Una piattaforma di gestione delle policy deve fornire le seguenti caratteristiche:

• Gestisci le politiche chiave durante il loro ciclo di vita
• Gestisci le versioni dei criteri
• Automatizza le revisioni delle politiche
• Crea una collaborazione semplice per la creazione e l’aggiornamento dei poli
• Acquisire l’affermazione e la comprensione della politica da parte dei dipendenti.
• Garantire un ciclo di vita coerente delle politiche
• Deve essere facile da usare da una console centralizzata (basata su cloud).
• Eseguire valutazioni delle conoscenze del personale
  Generare rapporti per revisori e autorità di regolamentazione
• Quantificare la comprensione delle politiche da parte del personale
• Destinare i criteri a gruppi specifici di utenti

Il GRC riassume l’importanza di utilizzare una piattaforma di gestione delle policy quando afferma che: “Le organizzazioni soffrono quando adottano una visione miope della tecnologia di gestione delle policy e della formazione che non riesce a collegare i puntini e a fornire un contesto alle analisi, alle prestazioni, agli obiettivi e alla strategia nel contesto in cui opera l’azienda in tempo reale”. Un’organizzazione può utilizzare una piattaforma di gestione delle policy per garantire l’efficacia delle sue politiche.