GDPR:n täytäntöönpanon yksivuotispäivä lähestyy, mutta monet organisaatiot kamppailevat edelleen tämän merkittävän lainsäädännön noudattamisen kanssa.
Forresterin hiljattain tekemässä tutkimuksessa todettiin, että yli puolet vastaajista ei ollut toteuttanut kaikkia tarvittavia toimenpiteitä vaatimustenmukaisuuden saavuttamiseksi toukokuun määräajan umpeutumisesta huolimatta.
Lainsäädännön noudattaminen on osoittautunut paljon haastavammaksi kuin jotkut organisaatiot olivat alun perin odottaneet. Usein valtavat tietomäärät ovat levittäytyneet monille eri alustoille ja loputtomiin, ja tietopyyntöjen lisääntyminen on aiheuttanut lisäpaineita organisaatioille, jotka kamppailevat saadakseen asiansa järjestykseen.
Tietosuoja-asetuksen noudattamisen osoittaminen on jatkuva prosessi, ja organisaatioiden on jatkuvasti tunnistettava ja käsiteltävä yksityisyyden suojaan ja tietoturvaan liittyviä riskejä varmistaakseen, että ne ovat lain oikealla puolella eivätkä ole vastuussa suurista sakoista, joita voidaan määrätä noudattamatta jättämisestä.
Viime vuoden toukokuusta lähtien GDPR:n rikkomisesta on määrätty 91 sakkoa, mutta Googlelle määrätty 50 miljoonan euron sakko on tähän mennessä suurin. Taloudelliset seuraamukset ovat kohdistuneet eniten suuriin organisaatioihin, mutta suurimmalle osalle yrityksistä vaikutukset eivät ole vielä tuntuneet.
Sääntöjen noudattamatta jättämisen seuraukset ovat kuitenkin hyvin todellisia, ja jos organisaatiot rikkovat lainsäädäntöä, ne voivat joutua maksamaan tuntuvia sakkoja, vahingoittaa mainettaan ja lisätä tietoverkkohyökkäysten riskiä.
Organisaatiot voivat kuitenkin toteuttaa useita toimenpiteitä varmistaakseen, että ne ovat oikealla tiellä kohti GDPR:n noudattamista:
Parhaat vinkit GDPR:n noudattamiseen
1. Suorita säännöllisiä tarkastuksia ja riskinarviointeja
Yleisessä tietosuoja-asetuksessa täsmennetään, että organisaatioiden on suoritettava säännöllisiä tietojenkäsittelytoimien tarkastuksia ja noudatettava tietosuojan periaatteita, jotka auttavat suojaamaan tietoja. Organisaatioiden on määritettävä:
- Mitä tietoja kerätään?
- Mistä tiedot on hankittu?
- Miksi tietoja kerätään?
- Miten se käsitellään?
- Kuinka kauan tietoja säilytetään?
- Minne tiedot siirretään?
- Tarvitaanko kaikki tiedot?
- Kenellä on pääsy tietoihin?
Tietomurtojen estämiseksi organisaatioiden olisi minimoitava pääsy arkaluonteisiin tietoihin ja vähennettävä niiden paikkojen määrää, joissa tietoja säilytetään fyysisesti.
Suorittamalla säännöllisiä tarkastuksia organisaatiot voivat varmistaa, että käytössä on asianmukainen kehys asiakkaiden henkilötietojen suojaamiseksi ja mahdollisten riskien vähentämiseksi.
2. Henkilöstön tietoisuuskoulutus
GDPR:n mukaan työntekijöiden on saatava säännöllisesti tietoturvatietoisuutta koskevaa koulutusta. Tämä koulutus on avainasemassa sen varmistamisessa, että henkilöstö tuntee yrityksen toimintatavat, säännökset ja oikeudelliset vaatimukset, joita sovelletaan heidän päivittäisiin tehtäviinsä.
Organisaatioiden on osoitettava, että henkilöstö on lukenut ja ymmärtänyt GDPR-periaatteet. Kun organisaatio pystyy toimittamaan tämän todisteen, se voi osoittaa, että tietosuojasta on tullut olennainen osa sen päivittäistä liiketoimintaa. eLearning on yksi parhaista tavoista varmistaa, että henkilöstö ymmärtää GDPR:n toimintaperiaatteet täysin.
3. Tehokkaan politiikan hallintajärjestelmän käyttöönotto
Vaatimusten noudattaminen voi osoittautua mahdottomaksi tehtäväksi käyttämällä nykyisiä viestintämenetelmiä, kuten sähköpostia ja yrityksen intranetiä. Käytäntöjenhallintaohjelmiston avulla organisaatiot voivat kuitenkin virtaviivaistaa sisäisiä prosesseja, osoittaa lainsäädännön vaatimusten noudattamisen ja kohdistaa tiedot tehokkaasti niille alueille, jotka aiheuttavat suurimman tietoturvariskin.
Toimintaperiaatteiden hallintajärjestelmä tarjoaa organisaatioille helppokäyttöisen, keskitetyn ratkaisun tärkeiden toimintaperiaatteita koskevien asiakirjojen luomiseen, tallentamiseen ja jakeluun. Tehokas toimintaperiaatteiden hallintajärjestelmä tarjoaa johdonmukaisen menetelmän toimintaperiaatteiden luomiseen, lisää yrityksen menettelyjen rakennetta ja helpottaa sääntöjen noudattamisen seurantaa.
4. Luo häiriötilanteiden torjuntasuunnitelma
Tietosuoja-asetuksen mukaan kaikkien organisaatioiden on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksista asianomaiselle valvontaviranomaiselle 72 tunnin kuluessa niiden havaitsemisesta. Jotta organisaatiot voivat tehokkaasti noudattaa tätä pyyntöä, niillä on oltava suunnitelma, jonka avulla ne voivat reagoida kaikkiin tapahtumiin nopeasti, suunnitellusti ja koordinoidusti.
Suunnitelmassa olisi hahmotettava, mihin toimiin on ryhdyttävä, ja organisaation tietyillä henkilöillä olisi oltava määritellyt roolit ja vastuualueet, jotta he voivat tehokkaasti tehdä päätöksiä ja hallita tilannetta asianmukaisesti.
Häiriötilanteisiin reagoimista koskevan suunnitelman laatiminen auttaa kouluttamaan ja tiedottamaan henkilöstöä, parantamaan organisaatiorakenteita, lisäämään asiakkaiden ja sidosryhmien luottamusta ja vähentämään mahdollisia taloudellisia vaikutuksia suuronnettomuuden jälkeen.
5. Puolusta kaikki yhteyspisteet
Täydellisen GDPR-vaatimustenmukaisuuden saavuttamiseksi organisaatioiden on varmistettava, että kaikki päätelaitteet on suojattu. Valitettavasti suuri osa estettävissä olevista tietomurroista johtuu korjaamattomista järjestelmistä. Uusia haavoittuvuuksia löydetään koko ajan, ja ellei korjauksia käytetä, hakkerit käyttävät näitä haavoittuvuuksia hyväkseen murtautuakseen verkkoon.
Osoittaakseen säännösten noudattamisen organisaatioiden on osoitettava, että ne ovat toteuttaneet kaikki tarvittavat toimenpiteet järjestelmiensä suojaamiseksi. Tarkastajat saattavat vaatia raportteja siitä, mitä korjauksia on käytetty ja milloin, joten on tärkeää, että organisaatioilla on käytössä oikeat järjestelmät, joilla voidaan dokumentoida tarkasti, mitä korjauksia on käytetty. Korjaukset ovat olennaisen tärkeitä, jotta koneet pysyvät ajan tasalla, vakaat ja turvassa haittaohjelmilta ja muilta uhkilta.
MetaPrivacy on suunniteltu tarjoamaan parhaita käytäntöjä yksityisyydensuojan noudattamiseen. Ota meihin yhteyttä, jos haluat lisätietoja siitä, miten voimme auttaa organisaatiotasi parantamaan vaatimustenmukaisuusrakennettaan.
VASTUUVAPAUTUS: Tämän blogin sisältö ja mielipiteet on tarkoitettu vain tiedoksi. Niitä ei ole tarkoitettu oikeudelliseksi tai muuksi ammatilliseksi neuvonnaksi, eikä niihin pidä luottaa eikä niitä pidä käsitellä yksittäisiin olosuhteisiin, tietosuojalakiin tai muuhun nykyiseen tai tulevaan lainsäädäntöön liittyvien erityisneuvojen korvikkeena. MetaCompliance ei ota vastuuta mistään virheistä, laiminlyönneistä tai harhaanjohtavista lausunnoista eikä mistään tappioista, jotka voivat aiheutua tämän blogin sisältämän aineiston käyttämisestä.
