Come sopravvivere a un’indagine GDPR dopo una violazione dei dati

1,2 miliardi di euro. Questo è l’importo delle multe comminate alle organizzazioni europee per violazioni del GDPR solo nel 2024, e il numero continua a crescere ogni anno.

La maggior parte di queste multe non sono state il risultato di drammatici cyberattacchi o di sofisticati hack, ma di quotidiane carenze di conformità: registri mancanti, rapporti incompleti sulle violazioni, deboli misure di responsabilità e dipendenti che non erano pienamente consapevoli delle loro responsabilità ai sensi del GDPR.

Per le organizzazioni di oggi, questo evidenzia una cruda realtà: La conformità al GDPR non è teorica. Viene messa alla prova quando qualcosa va storto e le autorità di regolamentazione giudicheranno la tua organizzazione non solo in base a ciò che è successo, ma anche in base a quanto sei in grado di dimostrare la conformità.

Applicazione del GDPR: Un controllo della realtà

Dall’entrata in vigore del GDPR nel 2018, l’applicazione della normativa è stata incessante. In tutta Europa, le autorità hanno emesso multe per quasi 7,1 miliardi di euro e ogni giorno vengono segnalate centinaia di violazioni. Paesi come la Germania, la Francia e i Paesi Bassi da soli registrano decine di migliaia di notifiche di violazione dei dati ogni anno, con alcuni che riportano aumenti del 40-60% rispetto all’anno precedente.

Queste statistiche dimostrano che le violazioni dei dati non sono rare, e nemmeno le mancanze di conformità. Anche le aziende più grandi e dotate di buone risorse, con sistemi informatici solidi, sono state penalizzate. Il filo conduttore? La mancanza di responsabilità, la documentazione carente e le lacune nella consapevolezza del personale.

Perché le organizzazioni non riescono a rispettare il GDPR

L‘analisi delle sanzioni del GDPR rivela un chiaro schema: la maggior parte delle organizzazioni fallisce per problemi di processo e di comportamento, non per incapacità tecnologica. Considera la seguente ripartizione dei fallimenti più comuni:

Anche le piccole violazioni possono portare a un controllo da parte delle autorità di regolamentazione. Le autorità di regolamentazione non si concentrano solo sulle dimensioni o sulla sofisticazione di una violazione, ma anche sul modo in cui le organizzazioni rispondono e sulla presenza di misure di responsabilità.

Responsabilità: Il cuore del GDPR

Il GDPR riguarda la responsabilità. Gli articoli 5 e 24 sottolineano che le organizzazioni non solo devono rispettare i principi di protezione dei dati, ma devono anche essere in grado di dimostrarlo. Questo è il punto in cui molte organizzazioni falliscono.

Uno scenario realistico: un dipendente invia per sbaglio un elenco di clienti a un destinatario esterno sbagliato. L’organizzazione identifica l’errore internamente, ma quando le autorità di regolamentazione chiamano, l’azienda non può:

• Identificare esattamente quali dati personali sono stati coinvolti?
• Indicare la base legale per il trattamento?
• Dimostrare che il trattamento è stato documentato nel suo Record of Processing Activities (RoPA)?
• È stato dimostrato che il personale ha ricevuto una formazione sul GDPR ed è consapevole delle proprie responsabilità?
• Dimostrare una tempestiva escalation interna e una corretta notifica della violazione alle autorità e alle persone interessate?

Molte organizzazioni farebbero fatica a rispondere “sì” a tutte queste domande.

Le autorità di regolamentazione sono sempre più alla ricerca di prove di conformità, non solo di polizze cartacee.

Violazioni dei dati e notifica delle violazioni

Secondo il GDPR, le violazioni dei dati devono essere segnalate entro 72 ore dalla scoperta. Nonostante ciò, la segnalazione delle violazioni è una fonte frequente di non conformità. Le organizzazioni spesso rilevano gli incidenti ma non li gestiscono nel modo giusto, con conseguenti multe o azioni correttive.

La segnalazione delle violazioni è solo un aspetto. I dipendenti devono anche comprendere i tipi di incidenti che si qualificano come violazioni e il loro ruolo nel risolverli in modo appropriato. A tal fine, la formazione è fondamentale. La consapevolezza del personale può evitare che incidenti minori si trasformino in multe.

Registri delle attività di trattamento (RoPA): La tua spina dorsale di conformità

Il RoPA (articolo 30) è una prova di responsabilità. Le autorità richiedono la RoPA prima di tutto quando indagano sulle violazioni e i registri incompleti o non aggiornati possono inasprire le sanzioni. Formare il personale affinché comprenda come le sue azioni quotidiane confluiscano nei registri dell’organizzazione assicura che la tua azienda possa dimostrare la propria conformità in caso di controlli.

Base legale e consapevolezza dei dipendenti

Un numero elevato di multe per il GDPR riguarda basi legali errate o non documentate per il trattamento dei dati personali. I dipendenti spesso danno per scontato che il consenso sia sempre necessario, oppure non sanno quali approvazioni interne siano necessarie. Gli errori in questa fase possono trasformarsi in..:

• Campagne di marketing inviate senza consenso o giustificazione di interessi legittimi
• Dati HR trattati senza validi motivi legali
• Dati del venditore trasferiti a livello internazionale senza una base legale documentata

Un’adeguata formazione sul GDPR consente ai dipendenti di comprendere le implicazioni pratiche degli articoli 6 e 9, rendendo gli errori molto meno probabili.

Diritti degli interessati: Un punto di pressione per la conformità

Le richieste degli interessati (DSAR), compresi i diritti di accesso, cancellazione e restrizione, sono un’area in cui le organizzazioni spesso falliscono. Le scadenze sono strette e i processi di verifica possono essere incoerenti. Anche il mancato rispetto di una sola scadenza può essere considerato una violazione del GDPR. I dipendenti hanno bisogno di una guida chiara per riconoscere e rispondere a queste richieste, poiché le loro azioni influiscono direttamente sulla conformità e sulla potenziale applicazione.

Perché la formazione sul GDPR è importante

Tutte le statistiche e le azioni di contrasto portano alla stessa conclusione: La conformità al GDPR dipende dai comportamenti, non solo dalle politiche. Le politiche, le protezioni informatiche e i sistemi sicuri sono essenziali, ma senza uno staff preparato e consapevole, la conformità non può essere dimostrata quando è più importante.

Una formazione efficace sul GDPR fornisce:

• Scenari del mondo reale: mostrare come le azioni quotidiane possono innescare problemi di conformità
• Guida pratica: insegnare ai dipendenti come gestire le violazioni, conservare i registri e rispondere alle DSAR.
• Rafforzamento della responsabilità: aiutare le organizzazioni a dimostrare la propria conformità alle autorità di regolamentazione.
• Riduzione del rischio: riduzione della probabilità che gli incidenti si trasformino in multe

La linea di fondo

Le mancanze di conformità sono comuni, costose e spesso evitabili. I dipendenti svolgono un ruolo fondamentale nella prevenzione, nel rilevamento e nella risposta agli incidenti e le organizzazioni non possono affidarsi solo alla tecnologia o alle politiche.

La domanda che ogni organizzazione deve porsi non è: “Abbiamo delle politiche GDPR?”. Ma piuttosto: “Se domani si verificasse una violazione dei dati, potremmo dimostrare la conformità?”.

La formazione sul GDPR non dovrebbe essere considerata solo un esercizio di conformità, ma una prova di responsabilità, un fattore critico per ridurre i rischi e proteggere la reputazione della tua azienda.

In un’epoca di applicazione attiva delle norme, è il ponte tra la politica e la pratica e la migliore salvaguardia contro le multe, i danni alla reputazione e il controllo normativo.

Incorporare la responsabilità: come MetaCompliance trasforma la formazione sul GDPR in pratica quotidiana

La formazione GDPR di MetaCompliance va oltre la teoria, incorporando i principi del GDPR nel processo decisionale dei dipendenti in modo che la conformità diventi parte del comportamento quotidiano.

Attraverso l’apprendimento basato su scenari, indicazioni specifiche per il ruolo ed esempi reali, i dipendenti acquisiscono le competenze e la consapevolezza necessarie per agire in modo conforme in ogni decisione, proteggendo i dati personali e le organizzazioni nel loro complesso.

MetaCompliance si impegna a mantenere le organizzazioni all’avanguardia nella conformità al GDPR. I nostri contenuti formativi sul GDPR vengono costantemente aggiornati per affrontare i rischi emergenti, le sfide pratiche di conformità e le aspettative normative in continua evoluzione.

Questo mese pubblichiamo nuovi moduli sulle migliori pratiche di risposta alle violazioni, sui trasferimenti internazionali di dati e sugli scenari reali di responsabilità del GDPR, per aiutare i dipendenti a prendere le decisioni giuste quando è più importante.

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