Como sobreviver a uma investigação GDPR após uma violação de dados

1,2 mil milhões de euros. Só em 2024, as organizações europeias foram multadas por violações do RGPD, e este número continua a aumentar todos os anos.

A maioria destas multas não resultou de ciberataques dramáticos ou hacks sofisticados, mas sim de falhas de conformidade quotidianas: registos em falta, relatórios de violação incompletos, medidas de responsabilização fracas e funcionários que não estavam totalmente conscientes das suas responsabilidades ao abrigo do RGPD.

Para as organizações actuais, isto revela uma dura realidade: A conformidade com o RGPD não é teórica. É testada quando algo corre mal, e os reguladores julgarão a tua organização não apenas pelo que aconteceu, mas pela forma como consegues provar a conformidade.

Aplicação do RGPD: Verifica a realidade

Desde que o RGPD entrou em vigor em 2018, a aplicação da lei tem sido implacável. Em toda a Europa, as autoridades emitiram quase 7,1 mil milhões de euros em coimas, com centenas de notificações de violações comunicadas diariamente. Países como a Alemanha, a França e os Países Baixos registam dezenas de milhares de notificações de violações de dados todos os anos, com alguns a registarem aumentos de 40-60% em relação ao ano anterior.

Estas estatísticas mostram que as violações de dados não são raras e que as falhas de conformidade também não o são. Mesmo as grandes empresas, com bons recursos e sistemas de TI robustos, foram penalizadas. O traço comum? Falta de responsabilidade, documentação deficiente e lacunas na sensibilização do pessoal.

Porque é que as organizações falham na conformidade com o RGPD

A análise das multas do RGPD revela um padrão claro: a maioria das organizações falha devido a problemas de processo e comportamento, e não por incapacidade tecnológica. Considera a seguinte repartição das falhas comuns:

Mesmo as pequenas violações podem dar origem a um controlo regulamentar. As entidades reguladoras não se concentram apenas na dimensão ou sofisticação de uma violação; concentram-se na forma como as organizações respondem e se existem medidas de responsabilização.

Responsabilização: O coração do GDPR

O RGPD tem a ver com responsabilidade. Os artigos 5.º e 24.º sublinham que as organizações devem não só cumprir os princípios da proteção de dados, mas também ser capazes de demonstrar esse cumprimento. É neste ponto que muitas organizações ficam aquém das expectativas.

Um cenário realista: um funcionário envia acidentalmente uma lista de clientes por correio eletrónico para o destinatário externo errado. A organização identifica o erro internamente, mas quando os reguladores telefonam, a empresa pode:

• Identificar exatamente quais os dados pessoais envolvidos?
• Apresenta a base legal para o seu tratamento?
• Demonstra que o processamento foi documentado no seu Registo de Actividades de Processamento (RoPA)?
• Prova de que o pessoal recebeu formação sobre o RGPD e está ciente das suas responsabilidades?
• Demonstra um escalonamento interno atempado e uma notificação adequada da violação às autoridades e aos indivíduos afectados?

Muitas organizações teriam dificuldade em responder “sim” a todas estas questões.

As entidades reguladoras estão cada vez mais à procura de provas de conformidade, e não apenas de políticas no papel.

Violações de dados e notificação de violações

Nos termos do RGPD, as violações de dados devem ser comunicadas no prazo de 72 horas após a descoberta. Apesar disso, a comunicação de violações é uma fonte frequente de incumprimento. As organizações detectam frequentemente incidentes, mas não os tratam da forma correta, o que resulta em multas ou medidas corretivas.

E a comunicação de violações é apenas um aspeto. Os funcionários também têm de compreender os tipos de incidentes que se qualificam como violações e o seu papel no encaminhamento adequado dos mesmos. Para tal, a formação é fundamental. A sensibilização do pessoal pode evitar que pequenos incidentes se transformem em multas regulamentares.

Registos de actividades de processamento (RoPA): A tua espinha dorsal de conformidade

A RoPA (artigo 30.º) é uma prova de responsabilidade. As autoridades solicitam a RoPA em primeiro lugar quando investigam infracções e os registos incompletos ou desactualizados podem agravar as sanções. A formação do pessoal para compreender de que forma as suas acções diárias são tidas em conta nos registos organizacionais garante que a sua empresa pode demonstrar conformidade sob escrutínio.

Base legal e sensibilização dos trabalhadores

Um elevado número de multas do RGPD está relacionado com bases legais incorrectas ou não documentadas para o tratamento de dados pessoais. Muitas vezes, os funcionários assumem que o consentimento é sempre necessário ou podem não saber quais as aprovações internas necessárias. Os erros nesta fase podem ter repercussões:

• Campanhas de marketing enviadas sem consentimento ou justificação de interesse legítimo
• Dados de RH tratados sem fundamentos jurídicos válidos
• Dados de fornecedores transferidos internacionalmente sem base legal documentada

Uma formação adequada sobre o RGPD significa que os funcionários compreendem as implicações práticas dos artigos 6 e 9, tornando os erros muito menos prováveis.

Direitos dos titulares dos dados: Um ponto de pressão em matéria de conformidade

Os pedidos dos titulares dos dados (DSAR), incluindo os direitos de acesso, apagamento e restrição, são uma área em que as organizações falham frequentemente. Os prazos são apertados e os processos de verificação podem ser inconsistentes. Mesmo o incumprimento de um prazo pode ser considerado uma violação do RGPD. Os funcionários precisam de orientações claras sobre como reconhecer e responder a estes pedidos, uma vez que as suas acções afectam diretamente a conformidade e a potencial aplicação.

Porque é que a formação sobre o RGPD é importante

Todas as estatísticas e acções de aplicação apontam para a mesma conclusão: A conformidade com o RGPD é orientada para o comportamento, não apenas para as políticas. As políticas, as salvaguardas de TI e os sistemas seguros são essenciais, mas sem pessoal formado e sensibilizado, a conformidade não pode ser comprovada quando é mais importante.

Uma formação eficaz sobre o RGPD proporciona:

• Cenários do mundo real: mostrar como as acções quotidianas podem desencadear problemas de conformidade
• Orientação prática: ensinar aos empregados como lidar com violações, manter registos e responder a DSARs
• Reforço da responsabilidade: ajudar as organizações a demonstrar provas de conformidade às entidades reguladoras
• Redução dos riscos: reduz a probabilidade de os incidentes se transformarem em multas regulamentares

A linha de fundo

As falhas de conformidade são comuns, dispendiosas e muitas vezes evitáveis. Os funcionários desempenham um papel fundamental na prevenção, deteção e resposta a incidentes, e as organizações não podem confiar apenas na tecnologia ou nas políticas.

A pergunta que todas as organizações devem fazer não é: “Temos políticas RGPD?” Mas sim: “Se uma violação de dados acontecesse amanhã, poderíamos provar a conformidade?”

A formação sobre o RGPD não deve ser tratada apenas como um exercício de conformidade, mas sim como uma prova de responsabilidade, um fator essencial para reduzir os riscos e proteger a reputação da sua organização

Numa era de aplicação ativa, é a ponte entre a política e a prática, e a melhor salvaguarda contra multas, danos à reputação e escrutínio regulamentar.

Incorporar a responsabilidade: como a MetaCompliance transforma a formação sobre o RGPD em prática quotidiana

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Através de uma aprendizagem baseada em cenários, orientações específicas para cada função e exemplos do mundo real, os funcionários adquirem as competências e a consciência de que necessitam para agir em conformidade em todas as decisões, protegendo os dados pessoais e as organizações no seu todo.

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