Ciò di cui il Data Privacy Day non parla: I dati esposti dei dipendenti

Ogni anno, il Data Privacy Day spinge le organizzazioni a parlare di protezione dei dati personali, a rafforzare i controlli e a soddisfare le aspettative normative. Vengono inviate e-mail di promemoria, i moduli di apprendimento vengono riassegnati e i messaggi rafforzano l’importanza della privacy.

Tutto questo è ben intenzionato e in gran parte necessario, ma c’è una parte fondamentale del quadro della privacy dei dati che spesso viene trascurata.

Esposizione dei dati dei dipendenti.

Non i dati archiviati in sistemi accuratamente governati, ma le credenziali e gli indirizzi e-mail di tutti i giorni che trapelano silenziosamente all’esterno dell’organizzazione e creano rischi reali e misurabili.

Come vengono effettivamente esposti i dati dei dipendenti

La maggior parte dell’esposizione dei dati dei dipendenti non inizia con un attacco mirato. Inizia con un comportamento normale.

I dipendenti utilizzano il loro indirizzo e-mail di lavoro per iscriversi a strumenti di terze parti, newsletter, piattaforme di settore, eventi e prove di software. Riutilizzano le password per gli account personali e professionali. Memorizzano le credenziali nei browser o in strumenti di password non sicuri. Inoltrano i documenti alle caselle di posta personali per lavorare in modo più flessibile.

Nel corso del tempo, queste piattaforme di terze parti subiscono delle violazioni. Gli indirizzi e-mail e le password vengono raccolti. A volte l’esposizione è evidente. A volte è sepolta in grandi insiemi di dati che emergono mesi o addirittura anni dopo.

Dal punto di vista del dipendente, non è successo nulla. Non c’è nessun allarme, nessun avviso di sistema e nessuna indicazione che i suoi dati stiano circolando al di fuori dell’organizzazione.

Dal punto di vista dell’organizzazione, l’esposizione è invisibile.

Perché raramente questo aspetto si manifesta a livello di consiglio di amministrazione

A livello di consiglio di amministrazione e di dirigenti, la privacy dei dati viene solitamente inquadrata attraverso la conformità, la governance e i controlli. I rapporti si concentrano sull’esistenza di politiche, sul completamento dell’apprendimento e sul rispetto dei quadri riconosciuti.

Queste metriche sono facili da riportare. Forniscono rassicurazioni, ma non sono in grado di fornire una parte importante del quadro.

I dati dei dipendenti esposti sono al di fuori delle strutture di reporting tradizionali. Non fanno scattare di per sé una notifica di violazione. Non sempre violano una politica in modo evidente. Spesso vivono oltre i confini dei sistemi che l’organizzazione controlla direttamente.

Di conseguenza, i team dirigenziali possono credere che la loro posizione in materia di privacy sia solida, mentre l’esposizione dei dipendenti continua a crescere inosservata. I cruscotti mostrano i progressi compiuti, ma non riflettono il modo in cui le credenziali e gli indirizzi e-mail vengono effettivamente riutilizzati, esposti e sfruttati nel mondo reale.

Questo divario tra la postura dichiarata e il rischio vissuto è il punto di partenza di molti incidenti.

Dall’esposizione allo sfruttamento

I dati dei dipendenti esposti raramente rimangono passivi.

Una volta che gli indirizzi e-mail e le credenziali sono disponibili, vengono utilizzati per alimentare campagne di phishing che risultano più credibili perché meglio informate. Gli aggressori possono fare riferimento a servizi reali, attività passate o piattaforme note associate al dipendente. I messaggi sembrano familiari perché, in molti casi, lo sono.

Anche quando le password non sono più valide, gli indirizzi e-mail esposti hanno ancora un valore. Vengono utilizzati per tentativi mirati di social engineering, di riempimento di credenziali e di acquisizione di account su più sistemi.

È così che le esposizioni minori si trasformano in incidenti più ampi.

Un dipendente clicca su un’e-mail di phishing che sembra legittima, inserisce le credenziali e ottiene l’accesso ai sistemi interni. Da lì, gli aggressori si muovono lateralmente, aumentano i privilegi o estraggono dati sensibili.

Quando un incidente viene rilevato, l’esposizione originale è spesso dimenticata o non è mai stata identificata.

L’impatto della fiducia che raramente viene misurato

Le conseguenze dell’esposizione dei dati dei dipendenti vanno oltre il rischio tecnico.

Quando i clienti, i partner o gli stakeholder vengono colpiti da una violazione, la fiducia viene danneggiata. Ci si chiede come l’organizzazione protegga le informazioni e se comprenda la propria superficie di rischio.

A livello interno, anche la fiducia dei dipendenti può risentirne. Le persone si sentono incolpate per incidenti a cui non si sono rese conto di aver contribuito. La stanchezza da apprendimento si manifesta quando i programmi di sensibilizzazione si concentrano su ciò che i dipendenti non dovrebbero fare, senza riconoscere come avviene effettivamente l’esposizione.

La privacy dei dati diventa qualcosa a cui le persone si conformano piuttosto che qualcosa che capiscono.

Questa erosione della fiducia è difficile da quantificare, ma ha conseguenze a lungo termine sulla cultura, sulla reputazione e sulla resilienza.

Perché la consapevolezza da sola non risolve il problema

Molte organizzazioni rispondono ai rischi legati alla privacy aumentando la consapevolezza. Più apprendimento, più promemoria e più politiche.

La consapevolezza è importante, ma non fornisce visibilità.

I dipendenti possono completare l’eLearning e avere comunque credenziali esposte. Le policy possono essere seguite e l’esposizione può comunque avvenire attraverso violazioni storiche o piattaforme di terze parti. Senza visibilità su dove i dati dei dipendenti sono già esposti, le organizzazioni reagiscono basandosi su ipotesi piuttosto che su prove.

Ecco perché la Giornata della Privacy spesso sembra scollegata dalla realtà quotidiana. La conversazione si concentra su ciò che dovrebbe accadere, non su ciò che sta già accadendo.

Rendere visibile l’esposizione dei dipendenti

Per gestire efficacemente l’esposizione dei dati dei dipendenti, le organizzazioni devono renderli pubblici.

Questo inizia con il riconoscere che l’esposizione non è un fallimento personale, ma un risultato prevedibile delle moderne pratiche di lavoro. L’obiettivo non è eliminare del tutto l’esposizione, ma capire dove esiste, quanto spesso si verifica e quali sono i ruoli o i sistemi più colpiti.

Quando l’esposizione diventa visibile, emergono degli schemi. Alcuni reparti possono essere più esposti a causa degli strumenti che utilizzano. Alcuni sistemi specifici possono essere associati a un riutilizzo ripetuto delle credenziali. Singoli indirizzi e-mail possono comparire in più dataset di violazioni nel corso del tempo.

Questa intuizione cambia la conversazione.

I team di sicurezza possono stabilire le priorità in base alle prove e non alle supposizioni, i programmi di sensibilizzazione possono essere mirati e non generici e i team di leadership possono vedere come il rischio comportamentale contribuisca all’esposizione complessiva, insieme ai controlli tecnici.

Riformulare la privacy dei dati come problema delle persone

La privacy dei dati è spesso discussa come un requisito normativo o una sfida tecnica. In pratica, è anche una sfida umana.

I dipendenti si trovano all’intersezione di sistemi, strumenti e dati. Il loro comportamento, le loro abitudini e le loro decisioni determinano l’esposizione in modi che le politiche da sole non possono controllare. Ignorare questa realtà lascia un punto cieco che gli aggressori sono più che felici di sfruttare.

Il Data Privacy Day è un’ottima occasione per guardarsi dentro e porsi domande più difficili. Non solo sulla conformità, ma anche sulla visibilità. Non solo sui controlli, ma anche sul modo in cui le persone interagiscono con essi.

Le organizzazioni che adottano questo approccio passano dalla rassicurazione alla comprensione, smettono di dare per scontato che il rischio sia sotto controllo e iniziano a misurare dove si forma effettivamente.

È qui che inizia un significativo miglioramento della privacy dei dati.

Guardare oltre il giorno stesso

Il Data Privacy Day non dovrebbe essere l’unico momento dell’anno in cui si parla di esposizione. Il rischio reale non si basa su un calendario.

Inserendo l’esposizione dei dati dei dipendenti nei rapporti periodici, le organizzazioni possono seguire le tendenze nel tempo, dimostrare i progressi compiuti e ridurre la probabilità che piccoli problemi invisibili si trasformino in incidenti gravi.

Le organizzazioni che riducono le violazioni non sono quelle con il maggior numero di politiche o di campagne di sensibilizzazione. Sono quelle che capiscono come si sviluppa l’esposizione giorno per giorno e agiscono tempestivamente sulla base di questa conoscenza.

Il Data Privacy Day è un promemoria. Ciò che conta è quello che succede dopo.

Lavorare con MetaCompliance

La comprensione dell’esposizione dei dati dei dipendenti inizia con la visibilità.

MetaCompliance aiuta le organizzazioni a capire dove gli indirizzi e-mail e le credenziali dei dipendenti sono già esposti attraverso le fonti di violazione conosciute e come tale esposizione cambia nel tempo. Invece di affidarsi a supposizioni o a controlli una tantum, i team di sicurezza ottengono una visione continua di dove si verifica l’esposizione, con quale frequenza e quali parti dell’organizzazione sono più colpite.

Quando viene rilevata una nuova esposizione, i team vengono avvisati rapidamente in modo da poter reagire quando i dati sono ancora rilevanti. Con il tempo, si ottiene un quadro più chiaro delle esposizioni ripetute, dei modelli comportamentali e delle tendenze di rischio che non emergono dai report tradizionali.

Grazie a queste informazioni è più facile intraprendere azioni concrete. I team che si occupano di sicurezza possono concentrare gli sforzi di sensibilizzazione e di rimedio dove avranno l’impatto maggiore, ridurre l’esposizione ripetuta e dimostrare alla leadership che il rischio della privacy dei dati viene gestito attivamente, non solo segnalato.

Combinando il monitoraggio dell’esposizione con l’analisi dei comportamenti e con programmi di sensibilizzazione mirati, MetaCompliance supporta il passaggio da una pulizia reattiva a una riduzione continua dei rischi. Il risultato è una comprensione più accurata di come si forma l’esposizione dei dati dei dipendenti, di come si evolve e di come gestirla prima che si trasformi in un incidente più ampio.

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