Quando un dipendente lascia un’azienda, di solito c’è una lista di cose da fare che conosci bene. Si restituiscono i portatili, si aggiorna il libro paga, si fanno i colloqui di fine rapporto e i responsabili iniziano a pianificare come trasferire il lavoro. In men che non si dica, tutti sono già passati ad altro e l’attenzione si sposta sul trovare qualcuno che ricopra il posto vacante.
Dietro le quinte, però, dovrebbe avvenire un altro processo. Bisogna disattivare gli account utente, rimuovere le autorizzazioni, controllare l’accesso alle unità condivise e aggiornare le app di terze parti. Anche se queste attività raramente ricevono la stessa attenzione del processo delle risorse umane, sono altrettanto importanti. Ogni account lasciato attivo e ogni autorizzazione trascurata crea un’ulteriore possibilità che le informazioni sensibili finiscano nelle mani sbagliate.
L’offboarding viene spesso visto come un semplice compito amministrativo, ma dal punto di vista della sicurezza informatica è uno dei controlli più importanti a disposizione di un’organizzazione. La qualità di questo processo determina se gli ex dipendenti se ne vanno portando con sé solo i propri ricordi, oppure se continuano ad avere accesso ai sistemi e alle informazioni anche molto tempo dopo aver varcato la soglia dell’azienda.
L’accesso tende ad ampliarsi
La maggior parte dei dipendenti non entra in un’azienda con l’accesso a tutti i sistemi di cui avrà mai bisogno. Le autorizzazioni vengono aggiunte gradualmente man mano che le persone cambiano ruolo, partecipano a progetti, assumono responsabilità extra o sostituiscono i colleghi. Nel corso di diversi anni, è facile che qualcuno accumuli l’accesso a decine di applicazioni diverse, cartelle condivise e piattaforme cloud senza che nessuno si fermi a verificare se tutto ciò sia ancora necessario.
Un accesso eccessivo o non più necessario rappresenta un rischio per la sicurezza in qualsiasi momento, ed è per questo che le autorizzazioni dovrebbero essere riviste regolarmente. Quando qualcuno se ne va senza che il suo accesso venga revocato, quel rischio già esistente diventa ancora più grave.
Revocare un accesso è spesso molto più complicato che concederlo, soprattutto nelle organizzazioni che utilizzano diverse applicazioni aziendali e strumenti di collaborazione. Alcune autorizzazioni sono facili da revocare, mentre altre rischiano di passare inosservate perché gestite da team diversi o perché non rientrano nei sistemi centrali di gestione delle identità.
Una ricerca di IBM spiega perché è importante. Il suo rapporto “Cost of a Data Breach” ha rilevato che le credenziali rubate o compromesse sono il vettore di attacco iniziale più comune, responsabile del 16% delle violazioni, a dimostrazione di quanto siano preziosi gli account legittimi per gli hacker. Se un account non è stato disattivato correttamente, o se i permessi rimangono attivi dopo che qualcuno se n’è andato, quelle credenziali possono fornire un accesso diretto all’organizzazione.
Cosa succede se non si revoca l’accesso?
Le lacune nell’offboarding di solito sono il risultato di diverse piccole sviste che, prese singolarmente, sembrano insignificanti, ma diventano molto più gravi quando si sommano.
Un account Microsoft 365 potrebbe essere disattivato, ma ci si dimentica di revocare l’accesso a una piattaforma di gestione dei progetti. Un collaboratore esterno porta a termine il suo incarico, ma il suo account rimane attivo perché nessuno si ricorda di cancellarlo. Una casella di posta condivisa rimane accessibile, oppure i privilegi di amministratore concessi durante un progetto a breve termine non vengono mai revocati. Nessuna di queste situazioni è insolita, soprattutto nelle organizzazioni più grandi dove i dipendenti usano decine di sistemi diversi ogni giorno.
Se un hacker riesce ad accedere a uno di questi account dimenticati, non deve superare diversi livelli di sicurezza. Ottiene subito tutte le autorizzazioni di cui quell’utente dispone ancora, che si tratti di accesso a documenti riservati, dati dei clienti, sistemi finanziari o comunicazioni interne. Quella che era iniziata come una semplice procedura di disattivazione dell’account può trasformarsi in un attimo in un incidente di sicurezza molto più grave.
Le minacce interne non sono sempre intenzionali
Quando si parla di “minaccia interna”, spesso viene in mente qualcuno che ruba di proposito delle informazioni prima di lasciare un’organizzazione. Anche se questi episodi capitano davvero, sono solo una parte del quadro generale.
Molti rischi interni nascono perché le procedure quotidiane non sono state eseguite correttamente. Un ex dipendente potrebbe avere ancora accesso a un disco condiviso perché i permessi non sono mai stati revocati, oppure un collaboratore a tempo determinato potrebbe mantenere l’accesso alle applicazioni cloud mesi dopo la conclusione di un progetto. In alcuni casi, nessuno si accorge nemmeno che un account esiste ancora finché non viene rilevata un’attività insolita.
È proprio questo che rende l’offboarding una parte così importante della sicurezza informatica. L’obiettivo è assicurarsi che le persone abbiano accesso solo alle informazioni di cui hanno davvero bisogno, e solo per il tempo necessario.
L’offboarding è una responsabilità condivisa
I processi di offboarding più efficaci coinvolgono insieme le risorse umane, l’IT, la sicurezza e i responsabili di linea, in modo che tutti capiscano il proprio ruolo nel revocare gli accessi, proteggere i dati e ridurre i rischi inutili.
Spesso è proprio l’ufficio Risorse Umane a sapere per primo quando qualcuno sta per andarsene, quindi è fondamentale comunicare la notizia in tempo. I manager sono quelli che conoscono meglio i sistemi e le informazioni a cui un dipendente ha accesso, mentre i team IT e di sicurezza si occupano di disattivare gli account, rimuovere le autorizzazioni e verificare che l’accesso sia stato revocato su tutte le piattaforme. Quando questi team lavorano in modo isolato, è molto più facile che qualcosa sfugga.
La sfida è diventata ancora più ardua da quando le aziende hanno iniziato a usare sempre più applicazioni basate sul cloud. I dipendenti ora usano una vasta gamma di strumenti di collaborazione, sistemi di gestione delle relazioni con i clienti, piattaforme finanziarie e software specializzati, molti dei quali non vengono gestiti allo stesso modo. Senza un processo di offboarding chiaro, capita facilmente che alcuni account rimangano attivi perché nessuno si è accorto della loro esistenza.
Creare migliori abitudini per l’offboarding
La tecnologia può automatizzare alcune parti del processo di offboarding, ma non può sostituire una buona gestione. Le organizzazioni hanno ancora bisogno di una chiara attribuzione delle responsabilità nel processo di offboarding, di procedure coerenti per la rimozione di account e autorizzazioni e di revisioni periodiche degli accessi per assicurarsi che i privilegi degli utenti continuino a riflettere i ruoli e le responsabilità attuali.
Il primo passo è capire a cosa possono accedere i dipendenti. Controllare regolarmente gli accessi aiuta a individuare le autorizzazioni che non servono più, mentre tenere un inventario preciso delle applicazioni rende molto più facile revocare l’accesso quando qualcuno se ne va. I flussi di lavoro automatizzati possono anche aiutarti a evitare che alcune attività vengano dimenticate, soprattutto nelle organizzazioni più grandi dove sono coinvolti più team.
L’offboarding non dovrebbe essere solo un’attività da portare a termine l’ultimo giorno di lavoro di un dipendente. Controlli periodici sugli account inattivi, sugli utenti con privilegi e sui sistemi di terze parti possono far emergere account che sono sfuggiti all’attenzione, riducendo il rischio che un accesso dimenticato diventi un problema di sicurezza in futuro.
Inserire l’offboarding nella tua cultura della sicurezza
I dipendenti devono capire perché l’offboarding è importante e come processi apparentemente di routine possano avere implicazioni durature sulla sicurezza.
I manager devono capire quanto sia importante avvisare subito il reparto IT quando qualcuno lascia l’azienda. I responsabili dei progetti dovrebbero controllare regolarmente chi ha accesso agli spazi di lavoro condivisi e alle applicazioni. I dipendenti dovrebbero sentirsi a proprio agio nel segnalare account o autorizzazioni che non sembrano più appropriati, soprattutto dopo cambiamenti organizzativi o progetti di lunga durata.
Creare questa consapevolezza aiuta le organizzazioni a non considerare più l’offboarding solo come un processo amministrativo. Diventa invece un altro modo per ridurre le opportunità a disposizione degli hacker e proteggere le informazioni sensibili durante tutto il ciclo di vita del dipendente.
È proprio qui che la formazione periodica sulla sicurezza gioca un ruolo fondamentale. Anziché affidarsi solo alle politiche aziendali, i dipendenti devono capire come una comunicazione inadeguata, autorizzazioni dimenticate e procedure di uscita dall’azienda incomplete possano creare veri e propri rischi per la sicurezza.
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Vedendo come si svolgono queste situazioni nel loro contesto, i dipendenti capiscono meglio perché ogni fase del processo di offboarding è importante e in che modo le loro azioni contribuiscono a garantire la sicurezza dell’organizzazione.
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Domande frequenti sull'offboarding
Cos’è una minaccia interna?
Una minaccia interna è qualsiasi rischio per la sicurezza che proviene da qualcuno che ha accesso legittimo ai sistemi o ai dati di un’organizzazione. Può trattarsi di dipendenti attuali, collaboratori esterni, lavoratori a tempo determinato o ex dipendenti a cui non è stato ancora revocato l’accesso. Anche se alcune minacce interne sono intenzionali, molte si verificano perché account, autorizzazioni o diritti di accesso vengono lasciati attivi anche dopo che non servono più.
Perché l'offboarding è importante per la sicurezza informatica?
L’offboarding è molto più di un semplice processo delle risorse umane. Serve a garantire che dipendenti e collaboratori esterni non abbiano più accesso a sistemi, applicazioni e dati una volta lasciata l’organizzazione. Se gli account rimangono attivi o le autorizzazioni non vengono revocate, possono diventare un facile bersaglio per gli hacker o creare opportunità di accesso non autorizzato.
Quali sono i rischi legati agli account utente inattivi?
Gli account inattivi possono fornire agli hacker un punto di accesso all’organizzazione se vengono compromessi. Dato che questi account spesso ricevono meno attenzione rispetto agli utenti attivi, le attività sospette potrebbero passare inosservate mentre gli hacker sfruttano le autorizzazioni esistenti per accedere a sistemi, dati o risorse condivise.
Come possono le aziende migliorare il loro processo di offboarding?
Un processo di offboarding efficace dovrebbe includere la disattivazione degli account utente, la revoca dell’accesso a tutti i sistemi aziendali, la revisione delle autorizzazioni, il recupero dei dispositivi aziendali e la verifica periodica degli account inattivi.
Una comunicazione chiara tra le risorse umane, i manager, il reparto IT e i team di sicurezza aiuta inoltre a garantire che nulla venga trascurato.
In che modo Cyber Police aiuta i dipendenti a capire le minacce interne?
Cyber Police usa storie realistiche ambientate sul posto di lavoro per mostrare come i processi aziendali di tutti i giorni possano creare rischi per la sicurezza. Riproducendo in modo realistico scenari come account dimenticati, comunicazione carente e procedure di uscita dall’azienda incomplete, i dipendenti capiscono meglio come si sviluppano le minacce interne e perché le buone abitudini di sicurezza vanno ben oltre la semplice prevenzione delle email di phishing.