Quando um colaborador sai de uma organização, há normalmente uma lista de tarefas habitual a cumprir. Os portáteis são devolvidos, a folha de pagamentos é atualizada, realizam-se entrevistas de saída e os gestores começam a planear como o trabalho vai ser transferido. Em pouco tempo, toda a gente segue em frente e a atenção volta-se para preencher a vaga.
Nos bastidores, porém, deve estar a decorrer outro processo. É preciso desativar as contas dos utilizadores, remover as permissões, rever o acesso às unidades partilhadas e atualizar as aplicações de terceiros. Embora estas tarefas raramente recebam o mesmo nível de atenção que o processo de RH, são igualmente importantes. Cada conta que fica ativa e cada permissão que passa despercebida cria mais uma oportunidade para que informações confidenciais caiam nas mãos erradas.
O processo de saída de colaboradores é muitas vezes visto como uma tarefa administrativa, mas, do ponto de vista da cibersegurança, é um dos controlos mais importantes de que uma organização dispõe. A qualidade desse processo determina se os ex-colaboradores saem com nada mais do que as suas memórias, ou se continuam a ter acesso aos sistemas e à informação muito tempo depois de terem saído pela porta.
O acesso tem a tendência de aumentar
A maioria dos colaboradores não entra numa organização com acesso a todos os sistemas de que alguma vez vai precisar. As permissões vão sendo adicionadas aos poucos, à medida que as pessoas mudam de função, entram em projetos, assumem responsabilidades extra ou substituem colegas. Ao longo de vários anos, é fácil alguém acumular acesso a dezenas de aplicações, pastas partilhadas e plataformas na nuvem diferentes, sem que ninguém pare para verificar se tudo isso ainda é necessário.
O acesso excessivo ou desatualizado é um risco de segurança em qualquer fase, e é por isso que as permissões devem ser revistas regularmente. Quando alguém sai da empresa sem que o seu acesso seja removido, esse risco já existente torna-se ainda maior.
Retirar o acesso é muitas vezes bem mais complicado do que concedê-lo, especialmente em organizações que dependem de várias aplicações empresariais e ferramentas de colaboração. Algumas permissões são fáceis de revogar, enquanto outras passam facilmente despercebidas porque são geridas por equipas diferentes ou estão fora dos sistemas centrais de identidade.
Uma investigação da IBM destaca a importância disto. O seu relatório «Cost of a Data Breach» revelou que as credenciais roubadas ou comprometidas foram o vetor de ataque inicial mais comum, sendo responsáveis por 16% das violações, o que sublinha o quão valiosas as contas legítimas são para os atacantes. Se uma conta não tiver sido devidamente desativada, ou se as permissões permanecerem ativas depois de alguém sair da empresa, essas credenciais podem abrir uma porta direta para a organização.
O que acontece quando o acesso não é revogado?
As falhas no processo de saída são normalmente o resultado de vários pequenos descuidos que, por si só, parecem insignificantes, mas que se tornam muito mais graves quando se juntam.
Uma conta do Microsoft 365 pode estar desativada, mas o acesso a uma plataforma de gestão de projetos é esquecido. Um colaborador externo termina o seu trabalho, mas a conta dele continua ativa porque ninguém se lembra de a eliminar. Uma caixa de correio partilhada fica acessível, ou os privilégios de administrador concedidos durante um projeto de curta duração nunca são revogados. Nenhuma destas situações é invulgar, especialmente em organizações maiores, onde os colaboradores usam dezenas de sistemas diferentes todos os dias.
Se um atacante conseguir aceder a uma dessas contas esquecidas, não precisa de passar por várias camadas de segurança. Herda imediatamente todas as permissões que esse utilizador ainda tem, quer se trate de acesso a documentos confidenciais, registos de clientes, sistemas financeiros ou comunicações internas. O que começou por ser uma tarefa rotineira de saída de um colaborador pode rapidamente transformar-se num incidente de segurança muito mais grave.
As ameaças internas nem sempre são intencionais
A expressão «ameaça interna» costuma fazer-nos pensar em alguém que rouba informações de propósito antes de sair de uma organização. Embora esses incidentes aconteçam, são apenas uma parte do quadro geral.
Muitos riscos internos surgem porque os processos do dia-a-dia não foram concluídos como deviam. Um ex-funcionário pode ainda ter acesso a uma unidade partilhada porque as permissões nunca foram removidas, ou um colaborador temporário pode continuar a ter acesso a aplicações na nuvem meses depois de um projeto ter terminado. Em alguns casos, ninguém sequer se apercebe de que uma conta ainda existe até que seja detetada uma atividade invulgar.
É isso que faz com que o processo de saída seja uma parte tão importante da cibersegurança. O objetivo é garantir que as pessoas só tenham acesso às informações de que realmente precisam e apenas durante o tempo que precisarem delas.
A saída de um colaborador é uma responsabilidade partilhada
Os processos de saída mais eficazes reúnem os departamentos de RH, TI, segurança e os gestores de linha, o que significa que todos percebem o seu papel na retirada de acessos, na proteção de dados e na redução de riscos desnecessários.
O RH costuma ser o primeiro a saber quando alguém se vai embora, o que torna essencial uma comunicação atempada. Os gestores são quem melhor conhece os sistemas e as informações a que um colaborador tem acesso, enquanto as equipas de TI e de segurança são responsáveis por desativar contas, remover permissões e verificar se o acesso foi revogado em todas as plataformas. Quando essas equipas trabalham isoladamente, é muito mais fácil que algo passe despercebido.
O desafio tornou-se ainda maior à medida que as organizações foram adotando mais aplicações baseadas na nuvem. Os colaboradores usam agora uma vasta gama de ferramentas de colaboração, sistemas de gestão de relações com clientes, plataformas financeiras e software especializado, muitos dos quais não são geridos da mesma forma. Sem um processo claro de encerramento de contas, é fácil que estas permaneçam ativas porque ninguém se apercebeu da sua existência.
Criar melhores hábitos de saída
A tecnologia pode automatizar partes do processo de saída, mas não pode substituir uma boa gestão. As organizações continuam a precisar de uma responsabilidade clara pelo processo de saída, de procedimentos consistentes para remover contas e permissões e de revisões regulares dos direitos de acesso, para garantir que os privilégios dos utilizadores continuam a refletir as funções e responsabilidades atuais.
Isso começa por perceberes, antes de mais, a que é que os colaboradores têm acesso. As revisões regulares dos direitos de acesso ajudam a identificar as permissões que já não são necessárias, enquanto manter um inventário preciso das aplicações facilita muito a remoção do acesso quando alguém sai da empresa. Os fluxos de trabalho automatizados também podem ajudar a garantir que as tarefas não sejam esquecidas, especialmente em organizações maiores, onde estão envolvidas várias equipas.
O processo de saída não deve ser só uma tarefa que se faz no último dia do colaborador. As revisões periódicas de contas inativas, utilizadores com privilégios e sistemas de terceiros podem revelar contas que passaram despercebidas, reduzindo a probabilidade de que um acesso esquecido se torne um problema de segurança no futuro.
Incorporar o processo de saída de funcionários à tua cultura de segurança
Os colaboradores precisam de perceber por que razão a saída de funcionários é importante e como processos aparentemente rotineiros podem ter implicações duradouras na segurança.
Os gestores têm de perceber a importância de avisar a equipa de TI logo que alguém saia da empresa. Os responsáveis pelos projetos devem verificar regularmente quem tem acesso aos espaços de trabalho partilhados e às aplicações. Os colaboradores devem sentir-se à vontade para sinalizar contas ou permissões que já não pareçam adequadas, especialmente depois de mudanças na organização ou de projetos de longa duração.
Criar essa consciência ajuda as organizações a deixarem de ver o processo de saída de colaboradores apenas como um processo administrativo. Em vez disso, torna-se mais uma forma de reduzir as oportunidades para os atacantes e de proteger a informação sensível ao longo de todo o ciclo de vida do colaborador.
É aí que a formação regular em sensibilização para a segurança tem um papel importante a desempenhar. Em vez de confiarem apenas nas políticas, os colaboradores precisam de perceber como é que uma comunicação deficiente, autorizações esquecidas e processos de saída incompletos podem criar riscos de segurança reais.
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Ao verem essas situações a desenrolarem-se no seu contexto, os colaboradores ficam a perceber melhor por que razão cada fase do processo de saída é importante e como as suas próprias ações ajudam a manter a organização segura.
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Abrangendo tudo, desde phishing e ransomware até ameaças internas, deepfakes e ataques baseados em IA, a série incentiva a discussão, reforça comportamentos seguros e ajuda os colaboradores a aplicar o que aprenderam em situações reais.
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Perguntas frequentes sobre a saída de funcionários
O que é uma ameaça interna?
Uma ameaça interna é qualquer risco de segurança que venha de alguém com acesso legítimo aos sistemas ou dados de uma organização. Isso pode incluir funcionários atuais, prestadores de serviços, trabalhadores temporários ou ex-funcionários cujo acesso ainda não foi revogado. Embora algumas ameaças internas sejam deliberadas, muitas acontecem porque as contas, as permissões ou os direitos de acesso continuam ativos depois de já não serem necessários.
Por que é que a integração na saída é importante para a cibersegurança?
O processo de saída é mais do que um processo de RH. Ajuda a garantir que os colaboradores e prestadores de serviços deixem de ter acesso aos sistemas, aplicações e dados assim que saem da organização. Se as contas continuarem ativas ou as permissões não forem removidas, podem tornar-se um alvo fácil para os atacantes ou criar oportunidades para acesso não autorizado.
Quais são os riscos das contas de utilizador inativas?
As contas inativas podem servir de porta de entrada para os atacantes numa organização, caso sejam comprometidas. Como estas contas costumam receber menos atenção do que os utilizadores ativos, as atividades suspeitas podem passar despercebidas enquanto os atacantes usam as permissões existentes para aceder a sistemas, dados ou recursos partilhados.
Como é que as organizações podem melhorar o seu processo de saída de colaboradores?
Um processo de saída bem estruturado deve incluir a desativação das contas de utilizador, a remoção do acesso a todos os sistemas da empresa, a revisão das permissões, a recuperação dos dispositivos da empresa e a auditoria regular das contas inativas.
Uma comunicação clara entre os RH, os gestores, as equipas de TI e de segurança também ajuda a garantir que nada fica por ver.
Como é que a Cyber Police ajuda os colaboradores a perceberem as ameaças internas?
A Cyber Police usa histórias realistas do local de trabalho para mostrar como os processos empresariais do dia-a-dia podem criar riscos de segurança. Ao dar vida a cenários como contas esquecidas, má comunicação e processos de saída incompletos através de encenações, os funcionários ficam a perceber melhor como surgem as ameaças internas e porque é que os bons hábitos de segurança vão além de evitar e-mails de phishing.