Non è raro che una veloce pausa caffè in ufficio si trasformi in una mezz’ora lontano dalla tua scrivania. Potresti aver lasciato il computer aperto, le carte sulla scrivania, i documenti dei clienti in bella vista e non pensarci più.

Tuttavia, questa enorme lacuna nella sicurezza può rappresentare una seria minaccia per la sicurezza della tua organizzazione. Con gli attacchi alle aziende  raddoppiato in soli cinque anni, le organizzazioni non possono più essere compiacenti nel loro approccio alla protezione dei dati.

Mantenere una scrivania e uno schermo liberi al lavoro è spesso una delle aree più trascurate della sicurezza dei dati sul posto di lavoro. Senza le dovute precauzioni, le informazioni e le risorse presenti sulla scrivania possono essere facilmente accessibili e sottratte da persone non autorizzate.

È facile pensare che le informazioni che abbiamo sulle nostre scrivanie non abbiano alcun valore, ma le password scarabocchiate su foglietti adesivi, i dati di accesso lasciati nei block notes, le informazioni importanti sui clienti conservate in un cassetto non chiuso a chiave possono essere estremamente preziose per un criminale.

Anche informazioni di base, come i nomi e i numeri di telefono dei dipendenti, possono essere utilizzate nell’accurata realizzazione di un attacco di social engineering.

Il rischio di furto o di violazione della sicurezza aumenta quando le informazioni riservate sono in bella vista, che si tratti di uno schermo lasciato acceso o di fogli lasciati casualmente sulla scrivania.

L’ICO ha rilevato che la perdita e il furto di documenti hanno rappresentato quasi il 14% degli incidenti legati alla sicurezza dei dati nel 2017 e una ricerca di Shred-it ha rilevato che un dipendente su quattro (27%) ha confessato di lasciare documenti o quaderni di lavoro sulla scrivania, mentre uno su sei (16%) lascia il computer acceso e sbloccato quando lascia il lavoro per la giornata.

È importante ricordare che tutte queste lacune nella sicurezza sono classificate come violazioni dei dati, proprio come gli incidenti causati da attacchi informatici, e secondo il GDPR le organizzazioni sono altrettanto responsabili.

Mantenere una scrivania pulita e uno schermo sgombro sul posto di lavoro è fondamentale per prevenire il furto di informazioni e per evitare che il tuo lavoro si trasformi in un’attività di marketing. le violazioni dei dati. Riduce la possibilità che le informazioni sensibili vengano visualizzate o prese da qualcuno che non ne ha il permesso, che sia un altro dipendente o un visitatore dell’ufficio.

I vantaggi di avere una scrivania e uno schermo liberi sul posto di lavoro sono molteplici:

I vantaggi di avere una scrivania e uno schermo liberi sul posto di lavoro

  • Maggiore sicurezza dei dati
  • Impedisce l’accesso non autorizzato
  • Conformità alle normative
  • Crea una cultura della sicurezza
  • Migliora la produttività e l’efficienza
  • Crea un’immagine aziendale positiva per i visitatori

Le informazioni sono un bene e, come qualsiasi altro bene aziendale, sono preziose e devono essere protette. Ogni dipendente svolge un ruolo importante nel salvaguardare la sicurezza delle informazioni dell’azienda e mantenere una scrivania e uno schermo liberi garantirà che il posto di lavoro rimanga sicuro e protetto.

Per ridurre la possibilità che le informazioni finiscano nelle mani sbagliate, i dipendenti devono seguire le seguenti linee guida:

  • Tutti i documenti vengono riportati nei sistemi di archiviazione o nelle unità di stoccaggio appropriate.
  • I documenti appena creati vengono archiviati correttamente
  • I documenti sensibili vengono rimossi dalle stampanti e dalle fotocopiatrici per essere archiviati o smaltiti.
  • Tutte le informazioni confidenziali, riservate o sensibili devono essere rimosse dalle scrivanie e chiuse in un cassetto.
  • Le copie indesiderate dei documenti vengono smaltite nel modo corretto.
  • Tutti i supporti informatici rimovibili vengono archiviati
  • I sistemi di archiviazione, le scrivanie e gli armadi sono chiusi a chiave e le chiavi sono conservate nel posto giusto.
  • Le password non vengono lasciate su foglietti adesivi o scritte in luoghi accessibili.
  • I salvaschermi sono protetti da una password
  • I sistemi informatici vengono disconnessi e, se necessario, chiusi.
  • I computer portatili o i tablet lasciati in ufficio vengono rimossi dalla scrivania e chiusi a chiave.
  • Le lavagne bianche che contengono informazioni riservate e/o sensibili devono essere cancellate.

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