5 consigli per la conformità al GDPR

Mentre ci avviciniamo al primo anniversario dell’implementazione del GDPR, molte organizzazioni stanno ancora lottando per raggiungere la conformità con la storica legislazione.

Infatti, un recente studio condotto da Forrester ha rilevato che oltre la metà degli intervistati non ha adottato tutte le misure necessarie per raggiungere la conformità, nonostante il superamento della scadenza di maggio.

La conformità alla normativa si è rivelata molto più impegnativa di quanto alcune organizzazioni avessero inizialmente previsto. Spesso ci sono enormi quantità di dati distribuiti su un’ampia varietà di piattaforme, infiniti punti di accesso e l’aumento delle richieste di dati ha messo ulteriore pressione alle organizzazioni che stanno lottando per mettersi in regola.

Dimostrare la conformità al GDPR è un processo continuo e le organizzazioni dovranno continuamente identificare e affrontare i rischi per la privacy e la sicurezza per assicurarsi di essere dalla parte giusta della legge e di non incorrere nelle ingenti multe che potrebbero essere comminate in caso di mancata conformità.

Dal maggio dello scorso anno sono state emesse 91 multe per violazioni del GDPR, ma la multa di 50 milioni di euro comminata a Google è stata la più salata. Le organizzazioni più grandi sono state colpite più duramente dalle sanzioni finanziarie, ma per la maggior parte delle aziende l’impatto non si è ancora fatto sentire.

Tuttavia, le conseguenze della mancata conformità sono molto concrete e se le organizzazioni non rispettano la normativa possono incorrere in multe salate, danni alla reputazione e un maggior rischio di attacchi informatici.

Tuttavia, ci sono una serie di passi che le organizzazioni possono compiere per assicurarsi di essere sulla strada giusta per la conformità al GDPR:

I migliori consigli per la conformità al GDPR

1. Conduzione di audit e valutazioni del rischio regolari

Il GDPR prevede che le organizzazioni debbano effettuare controlli regolari sulle attività di trattamento dei dati e rispettare una serie di principi di protezione dei dati che contribuiranno a salvaguardarli. Le organizzazioni dovranno determinare:

• Quali dati vengono raccolti?
• Da dove provengono i dati?
• Perché vengono raccolti i dati?
• Come viene elaborato?
• Per quanto tempo vengono conservati i dati?
• Dove vengono trasferiti i dati?
• Sono necessari tutti i dati?
• Chi ha accesso ai dati?

Per prevenire le violazioni dei dati, le organizzazioni dovrebbero ridurre al minimo l’accesso ai dati sensibili e ridurre il numero di luoghi in cui i dati sono fisicamente conservati.

Effettuando controlli regolari, le organizzazioni possono assicurarsi che sia in atto una struttura adeguata per mantenere al sicuro le informazioni di identificazione personale dei clienti e mitigare eventuali rischi.

2. Formazione di sensibilizzazione del personale

Il GDPR stabilisce che i dipendenti devono ricevere regolarmente una formazione sulla sicurezza delle informazioni. Questa formazione è fondamentale per garantire che il personale sia a conoscenza delle politiche aziendali, delle normative e dei requisiti legali che si applicano al loro ruolo quotidiano.

Le organizzazioni devono dimostrare che il personale ha letto e compreso le politiche del GDPR. Poter fornire queste prove mette le organizzazioni in una posizione di forza per dimostrare che la “privacy” è diventata parte integrante della loro attività quotidiana.  L‘eLearning è uno dei modi migliori per garantire che il personale comprenda appieno la normativa GDPR.

3. Implementare un efficace sistema di gestione delle politiche

La conformità può rivelarsi un compito impossibile utilizzando i metodi di comunicazione esistenti, come l’e-mail e l’intranet aziendale. Tuttavia, grazie all’uso di  Grazie al software di gestione delle policy, le organizzazioni possono snellire i processi interni, dimostrare la conformità con i requisiti legislativi e indirizzare in modo efficace le aree che presentano il rischio più elevato per la sicurezza dei dati.

Un sistema di gestione delle policy offre alle organizzazioni una soluzione centralizzata e facile da usare per creare, archiviare e distribuire importanti documenti sulle policy. Un sistema di gestione delle policy efficace offre un metodo coerente per la creazione delle policy, aggiunge struttura alle procedure aziendali e facilita il monitoraggio della conformità.

4. Creare un piano di risposta agli incidenti

In base al GDPR, tutte le organizzazioni devono comunicare qualsiasi violazione dei dati personali all’autorità di vigilanza competente entro 72 ore dal rilevamento. Per ottemperare efficacemente a questa richiesta, le organizzazioni devono disporre di un piano che consenta loro di rispondere a qualsiasi incidente in modo rapido, pianificato e coordinato.

Il piano deve delineare le azioni da intraprendere e le persone specifiche all’interno dell’organizzazione devono avere ruoli e responsabilità definiti per prendere decisioni efficaci e gestire la situazione di conseguenza.

L’elaborazione di un piano di risposta agli incidenti aiuterà a formare e informare il personale, a migliorare le strutture organizzative, a incrementare la fiducia dei clienti e degli stakeholder e a ridurre il potenziale impatto finanziario di un incidente grave.

5. Difendi tutti i punti di accesso

Per raggiungere la piena conformità al GDPR, le organizzazioni devono assicurarsi che tutti gli endpoint siano protetti. Purtroppo, un gran numero di violazioni di dati evitabili sono il risultato di sistemi non patchati. Vengono scoperte continuamente nuove vulnerabilità e, a meno che  Se le patch vengono applicate, gli hacker sfrutteranno queste vulnerabilità per entrare in una rete.

Per dimostrare la conformità alle normative, le organizzazioni devono dimostrare di aver preso tutte le misure necessarie per proteggere i propri sistemi. I revisori potrebbero richiedere rapporti su quali patch sono state applicate e quando, quindi è fondamentale che le organizzazioni dispongano dei sistemi corretti per documentare con precisione quali patch sono state rilasciate. Le patch sono essenziali per mantenere le macchine aggiornate, stabili e sicure da malware e altre minacce.

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