5 consejos para cumplir con el GDPR

A medida que nos acercamos al primer aniversario de la aplicación del RGPD, muchas organizaciones siguen luchando para lograr el cumplimiento de esta legislación histórica.

De hecho, un estudio reciente realizado por Forrester descubrió que más de la mitad de los encuestados no habían tomado todas las medidas necesarias para lograr el cumplimiento, a pesar de haber pasado el plazo de mayo.

Cumplir la legislación ha resultado ser mucho más difícil de lo que algunas organizaciones habían previsto inicialmente. A menudo hay enormes cantidades de datos repartidos por una gran variedad de plataformas, infinitos puntos de acceso y un aumento de las solicitudes de datos que ha supuesto una presión adicional para las organizaciones que se esfuerzan por poner orden en sus asuntos.

Demostrar el cumplimiento del GDPR es un proceso continuo y las organizaciones tendrán que identificar y abordar continuamente los riesgos de privacidad y seguridad para asegurarse de que están en el lado correcto de la ley y no son responsables de las grandes multas que podrían imponerse como resultado del incumplimiento.

Desde mayo del año pasado se han impuesto 91 multas por infracciones del RGPD, pero la multa de 50 millones de euros impuesta a Google se ha convertido en la mayor hasta la fecha. Las organizaciones más grandes han sido las más afectadas por las sanciones económicas, pero para la mayoría de las empresas, el impacto aún no se ha dejado sentir.

Sin embargo, las consecuencias del incumplimiento son muy reales y si las organizaciones infringen la legislación podrían enfrentarse a multas paralizantes, daños a su reputación y un mayor riesgo de ciberataques.

Sin embargo, hay una serie de pasos que las organizaciones pueden dar para asegurarse de que están en el camino correcto hacia el cumplimiento del GDPR:

Principales consejos para el cumplimiento del GDPR

1. Realice auditorías periódicas y evaluaciones de riesgos

El RGPD especifica que las organizaciones deben realizar auditorías periódicas de las actividades de tratamiento de datos y cumplir una serie de principios de protección de datos que ayudarán a salvaguardarlos. Las organizaciones tendrán que determinar:

• ¿Qué datos se recogen?
• ¿De dónde proceden los datos?
• ¿Por qué se recogen los datos?
• ¿Cómo se procesa?
• ¿Cuánto tiempo se conservan los datos?
• ¿A dónde se transfieren los datos?
• ¿Se necesitan todos los datos?
• ¿Quién tiene acceso a los datos?

Para evitar las filtraciones de datos, las organizaciones deben minimizar el acceso a los datos sensibles y reducir el número de lugares en los que se almacenan físicamente.

Mediante la realización de auditorías periódicas, las organizaciones pueden asegurarse de que existe un marco adecuado para mantener segura la información personal identificable de los clientes y mitigar cualquier riesgo.

2. Formación de sensibilización del personal

El GDPR establece que los empleados deben recibir formación periódica de concienciación sobre la seguridad de la información para el personal. Esta formación es clave para garantizar que el personal conozca las políticas de la empresa, la normativa y los requisitos legales que se aplican a su función diaria.

Las organizaciones necesitan demostrar que el personal ha leído y comprendido las políticas del GDPR. Ser capaz de proporcionar esta evidencia pone a las organizaciones en una posición fuerte para demostrar que la «Privacidad» se ha convertido en una parte integral de su negocio día a día.  El eLearning es una de las mejores formas de garantizar que el personal comprende plenamente la política del GDPR.

3. Implantar un sistema eficaz de gestión de políticas

El cumplimiento puede resultar una tarea imposible utilizando los métodos de comunicación existentes, como el correo electrónico y la intranet corporativa. Sin embargo, mediante el uso de  software de gestión de políticas, las organizaciones pueden agilizar los procesos internos, demostrar el cumplimiento de los requisitos legislativos y centrarse eficazmente en las áreas que presentan un mayor riesgo para la seguridad de los datos.

Un sistema de gestión de políticas proporciona a las organizaciones una solución fácil de usar y centralizada para crear, almacenar y distribuir documentos importantes sobre políticas. Un sistema de gestión de políticas eficaz dispondrá de un método coherente para crear políticas, añadirá estructura a los procedimientos de la empresa y facilitará el seguimiento de su cumplimiento.

4. Cree un plan de respuesta a incidentes

En virtud del RGPD, todas las organizaciones deben comunicar cualquier violación de datos personales a la autoridad de control pertinente en un plazo de 72 horas a partir de su detección. Para cumplir eficazmente esta exigencia, las organizaciones deben disponer de un plan que les permita responder a cualquier incidente de forma rápida, planificada y coordinada.

El plan debe esbozar los pasos que hay que dar y las personas concretas dentro de la organización deben tener funciones y responsabilidades definidas para tomar decisiones eficaces y gestionar la situación en consecuencia.

El establecimiento de un plan de respuesta a incidentes ayudará a formar e informar al personal, mejorará las estructuras organizativas, aumentará la confianza de los clientes y las partes interesadas y reducirá cualquier posible impacto financiero tras un incidente grave.

5. Defienda todos los puntos de acceso

Para lograr el pleno cumplimiento del GDPR, las organizaciones deben asegurarse de que todos los puntos finales están protegidos. Por desgracia, un gran número de filtraciones de datos evitables son el resultado de sistemas sin parches. Todo el tiempo se descubren nuevas vulnerabilidades y, a menos que  se apliquen los parches, los piratas informáticos explotarán estas vulnerabilidades para introducirse en una red.

Para demostrar el cumplimiento de la normativa, las organizaciones deben demostrar que han tomado todas las medidas necesarias para proteger sus sistemas. Los auditores pueden exigir informes sobre qué parches se aplicaron y cuándo, por lo que es vital que las organizaciones dispongan de los sistemas correctos para documentar con precisión qué parches se han emitido. Los parches son esenciales para mantener las máquinas actualizadas, estables y a salvo del malware y otras amenazas.

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