5 Tipps für die Einhaltung der GDPR

Während wir uns dem einjährigen Jahrestag der Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung nähern, kämpfen viele Organisationen immer noch mit der Einhaltung der bahnbrechenden Gesetzgebung.

Tatsächlich hat eine kürzlich von Forrester durchgeführte Studie ergeben, dass mehr als die Hälfte der Befragten nicht alle notwendigen Schritte unternommen hat, um die Compliance zu erreichen, obwohl die Frist im Mai abgelaufen ist.

Die Einhaltung der Gesetzgebung hat sich als viel schwieriger erwiesen, als einige Organisationen ursprünglich erwartet hatten. Es gibt oft riesige Datenmengen, die über eine Vielzahl von Plattformen verteilt sind, unendlich viele Zugriffspunkte und eine Zunahme der Datenanfragen hat zusätzlichen Druck auf Organisationen ausgeübt, die damit zu kämpfen haben, ihr Haus in Ordnung zu bringen.

Der Nachweis der Einhaltung der DSGVO ist ein fortlaufender Prozess. Unternehmen müssen kontinuierlich Datenschutz- und Sicherheitsrisiken identifizieren und angehen, um sicherzustellen, dass sie sich auf der richtigen Seite des Gesetzes befinden und nicht für die hohen Geldstrafen haften, die als Folge der Nichteinhaltung verhängt werden könnten.

Seit Mai letzten Jahres wurden 91 Bußgelder für Verstöße gegen die Datenschutzgrundverordnung verhängt, aber das Bußgeld in Höhe von 50 Millionen Euro gegen Google ist das bisher höchste. Die größeren Unternehmen wurden von den finanziellen Sanktionen am härtesten getroffen, aber für die Mehrheit der Unternehmen sind die Auswirkungen noch nicht spürbar.

Die Folgen der Nichteinhaltung sind jedoch sehr real. Wenn Unternehmen gegen die Gesetzgebung verstoßen, drohen ihnen empfindliche Geldstrafen, Rufschädigung und ein erhöhtes Risiko von Cyberangriffen.

Es gibt jedoch eine Reihe von Schritten, die Organisationen unternehmen können, um sicherzustellen, dass sie sich auf dem richtigen Weg zur Einhaltung der DSGVO befinden:

Top-Tipps für die Einhaltung der GDPR

1. Führen Sie regelmäßig Audits und Risikobewertungen durch

Die DSGVO schreibt vor, dass Organisationen regelmäßige Audits der Datenverarbeitungsaktivitäten durchführen und eine Reihe von Datenschutzprinzipien einhalten müssen, die zum Schutz der Daten beitragen. Die Organisationen müssen bestimmen:

• Welche Daten werden gesammelt?
• Woher werden die Daten bezogen?
• Warum werden die Daten gesammelt?
• Wie wird es verarbeitet?
• Wie lange werden die Daten gespeichert?
• Wohin werden die Daten übertragen?
• Werden alle Daten benötigt?
• Wer hat Zugriff auf die Daten?

Um Datenschutzverletzungen vorzubeugen, sollten Unternehmen den Zugang zu sensiblen Daten minimieren und die Anzahl der Orte, an denen Daten physisch gespeichert werden, reduzieren.

Durch die Durchführung regelmäßiger Audits können Organisationen sicherstellen, dass ein geeigneter Rahmen vorhanden ist, um die personenbezogenen Daten von Kunden zu schützen und Risiken zu mindern.

2. Schulung zur Sensibilisierung der Mitarbeiter

Die Datenschutzgrundverordnung schreibt vor, dass Mitarbeiter regelmäßig in Sachen Informationssicherheit geschult werden müssen. Diese Schulungen sind wichtig, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter über die Unternehmensrichtlinien, Vorschriften und gesetzlichen Anforderungen, die für ihre tägliche Arbeit gelten, Bescheid wissen.

Organisationen müssen nachweisen, dass ihre Mitarbeiter die GDPR-Richtlinien gelesen und verstanden haben. Wenn Sie diesen Nachweis erbringen können, sind Sie in einer starken Position, wenn es darum geht, zu zeigen, dass der Datenschutz zu einem festen Bestandteil des Tagesgeschäfts geworden ist.  eLearning ist eine der besten Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die GDPR-Richtlinie vollständig verstehen.

3. Implementieren Sie ein effektives Policy Management System

Die Einhaltung der Vorschriften kann sich als unmögliche Aufgabe erweisen, wenn man die bestehenden Kommunikationsmethoden wie E-Mail und das Intranet des Unternehmens nutzt. Doch durch den Einsatz von  Policy Management Software können Unternehmen ihre internen Prozesse optimieren, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften nachweisen und die Bereiche mit dem höchsten Risiko für die Datensicherheit effektiv anvisieren.

Ein Richtlinienverwaltungssystem bietet Unternehmen eine einfach zu bedienende, zentrale Lösung für die Erstellung, Speicherung und Verteilung wichtiger Richtliniendokumente. Ein effektives Richtlinienverwaltungssystem bietet eine einheitliche Methode zur Erstellung von Richtlinien, strukturiert die Unternehmensabläufe und erleichtert die Nachverfolgung der Einhaltung von Richtlinien.

4. Erstellen Sie einen Plan zur Reaktion auf Vorfälle

Gemäß der Datenschutz-Grundverordnung müssen alle Organisationen Verstöße gegen personenbezogene Daten innerhalb von 72 Stunden nach ihrer Entdeckung an die zuständige Aufsichtsbehörde melden. Um dieser Aufforderung effektiv nachzukommen, müssen Organisationen über einen Plan verfügen, der es ihnen ermöglicht, auf jeden Vorfall schnell, geplant und koordiniert zu reagieren.

Der Plan sollte darlegen, welche Schritte unternommen werden müssen, und bestimmte Personen innerhalb der Organisation sollten definierte Rollen und Verantwortlichkeiten haben, um effektiv Entscheidungen treffen und die Situation entsprechend managen zu können.

Die Erstellung eines Reaktionsplans für Zwischenfälle trägt dazu bei, die Mitarbeiter zu schulen und zu informieren, die Organisationsstrukturen zu verbessern, das Vertrauen der Kunden und Stakeholder zu stärken und mögliche finanzielle Auswirkungen nach einem größeren Zwischenfall zu verringern.

5. Verteidigen Sie alle Access Points

Um die GDPR vollständig zu erfüllen, müssen Unternehmen sicherstellen, dass alle Endpunkte geschützt sind. Leider sind viele vermeidbare Datenschutzverletzungen die Folge von nicht gepatchten Systemen. Ständig werden neue Schwachstellen entdeckt, und wenn  Patches angewendet werden, werden Hacker diese Schwachstellen ausnutzen, um in ein Netzwerk einzubrechen.

Um die Einhaltung von Vorschriften nachzuweisen, müssen Unternehmen zeigen, dass sie alle notwendigen Schritte zur Sicherung ihrer Systeme unternommen haben. Auditoren können Berichte darüber verlangen, welche Patches wann aufgespielt wurden. Daher ist es wichtig, dass Unternehmen über die richtigen Systeme verfügen, um genau zu dokumentieren, welche Patches aufgespielt wurden. Patches sind unverzichtbar, um Rechner aktuell, stabil und sicher vor Malware und anderen Bedrohungen zu halten.

MetaPrivacy wurde entwickelt, um einen Best-Practice-Ansatz für die Einhaltung des Datenschutzes zu bieten. Setzen Sie sich mit uns in Verbindung, um weitere Informationen darüber zu erhalten, wie wir Ihrem Unternehmen helfen können, seine Compliance-Struktur zu verbessern.

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