5 conseils pour la conformité au GDPR

Alors que nous nous rapprochons du premier anniversaire de la mise en œuvre du GDPR, de nombreuses organisations luttent encore pour se mettre en conformité avec cette législation historique.

En fait, une étude récente menée par Forrester a révélé que plus de la moitié des personnes interrogées n’avaient pas pris toutes les mesures nécessaires pour se mettre en conformité, malgré le dépassement de l’échéance de mai.

Se conformer à la législation s’est avéré beaucoup plus difficile que certaines organisations ne l’avaient initialement prévu. Il y a souvent d’énormes quantités de données réparties sur une grande variété de plateformes, des points d’accès infinis et une augmentation des demandes de données qui ont mis une pression supplémentaire sur les organisations qui luttent pour mettre de l’ordre dans leurs affaires.

La démonstration de la conformité au GDPR est un processus continu et les organisations devront continuellement identifier et traiter les risques liés à la vie privée et à la sécurité pour s’assurer qu’elles sont du bon côté de la loi et qu’elles ne sont pas passibles d’amendes importantes qui pourraient être imposées à la suite d’une non-conformité.

Depuis le mois de mai de l’année dernière, 91 amendes ont été infligées pour des violations du GDPR, mais l’amende de 50 millions d’euros infligée à Google s’est révélée être la plus importante à ce jour. Les grandes organisations ont été les plus durement touchées par les sanctions financières, mais pour la majorité des entreprises, l’impact ne s’est pas encore fait sentir.

Pourtant, les conséquences de la non-conformité sont bien réelles et si les organisations ne respectent pas la législation, elles risquent de se voir infliger des amendes très lourdes, de voir leur réputation entachée et d’être exposées à un risque accru de cyber-attaques.

Cependant, les organisations peuvent prendre un certain nombre de mesures pour s’assurer qu’elles sont sur la bonne voie pour se conformer au GDPR :

Conseils pour la mise en conformité avec le GDPR

1. Réaliser des audits et des évaluations des risques à intervalles réguliers

Le GDPR précise que les organisations doivent effectuer des audits réguliers des activités de traitement des données et se conformer à un ensemble de principes de protection des données qui contribueront à sauvegarder les données. Les organisations devront déterminer

• Quelles sont les données collectées ?
• D’où proviennent les données ?
• Pourquoi les données sont-elles collectées ?
• Comment est-il traité ?
• Combien de temps les données sont-elles conservées ?
• Où les données sont-elles transférées ?
• Toutes les données sont-elles nécessaires ?
• Qui a accès aux données ?

Pour prévenir les violations de données, les organisations doivent minimiser l’accès aux données sensibles et réduire le nombre d’endroits où les données sont physiquement stockées.

En procédant à des audits réguliers, les organisations peuvent s’assurer qu’un cadre approprié est en place pour garantir la sécurité des informations personnellement identifiables des clients et atténuer les risques.

2. Formation de sensibilisation du personnel

Le GDPR stipule que les employés doivent recevoir régulièrement une formation de sensibilisation à la sécurité de l’information. Cette formation est essentielle pour s’assurer que le personnel connaît les politiques de l’entreprise, les réglementations et les exigences légales qui s’appliquent à leur rôle quotidien.

Les organisations doivent prouver que le personnel a lu et compris les politiques GDPR. En étant en mesure de fournir cette preuve, les organisations sont en position de force pour démontrer que la « protection de la vie privée » fait désormais partie intégrante de leurs activités quotidiennes.  L’apprentissage en ligne est l’un des meilleurs moyens de s’assurer que le personnel comprend parfaitement la politique du GDPR.

3. Mettre en œuvre un système efficace de gestion des politiques

La mise en conformité peut s’avérer une tâche impossible en utilisant les méthodes de communication existantes telles que le courrier électronique et l’intranet de l’entreprise. Cependant, grâce à l’utilisation de  les organisations peuvent rationaliser leurs processus internes, démontrer leur conformité aux exigences législatives et cibler efficacement les domaines qui présentent le risque le plus élevé pour la sécurité des données.

Un système de gestion des politiques offre aux organisations une solution centralisée et facile à utiliser pour créer, stocker et distribuer des documents politiques importants. Un système de gestion des politiques efficace dispose d’une méthode cohérente pour créer des politiques, ajoute une structure aux procédures de l’entreprise et facilite le suivi de la conformité.

4. Créer un plan de réponse aux incidents

En vertu du GDPR, toutes les organisations doivent divulguer toute violation de données à caractère personnel à l’autorité de contrôle compétente dans les 72 heures suivant sa détection. Pour se conformer efficacement à cette demande, les organisations doivent disposer d’un plan leur permettant de répondre à tout incident de manière rapide, planifiée et coordonnée.

Le plan doit décrire les mesures à prendre et des personnes spécifiques au sein de l’organisation doivent avoir des rôles et des responsabilités définis pour prendre des décisions efficaces et gérer la situation en conséquence.

La mise en place d’un plan d’intervention en cas d’incident permettra de former et d’informer le personnel, d’améliorer les structures organisationnelles, de renforcer la confiance des clients et des parties prenantes et de réduire tout impact financier potentiel à la suite d’un incident majeur.

5. Défendre tous les points d’accès

Pour se conformer pleinement au GDPR, les organisations doivent s’assurer que tous les points finaux sont protégés. Malheureusement, un grand nombre d’atteintes à la protection des données qui auraient pu être évitées sont dues à des systèmes non corrigés. De nouvelles vulnérabilités sont découvertes en permanence et, à moins que l’on ne mette en place des correctifs, il est impossible de les éliminer.  sont appliqués, les pirates informatiques exploiteront ces vulnérabilités pour s’introduire dans un réseau.

Pour prouver leur conformité aux réglementations, les organisations doivent démontrer qu’elles ont pris toutes les mesures nécessaires pour sécuriser leurs systèmes. Les auditeurs peuvent exiger des rapports indiquant quels correctifs ont été appliqués et à quel moment. Il est donc essentiel que les organisations disposent des systèmes adéquats pour documenter avec précision les correctifs qui ont été émis. Les correctifs sont essentiels pour maintenir les machines à jour, stables et à l’abri des logiciels malveillants et autres menaces.

MetaPrivacy a été conçu pour fournir une approche des meilleures pratiques en matière de respect de la confidentialité des données. Contactez-nous pour plus d’informations sur la manière dont nous pouvons aider votre organisation à améliorer sa structure de conformité.

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