5 Schritte zur agilen Richtlinienverwaltung

In unserem jüngsten Webcast zum Thema „Wichtige Schritte zur Implementierung eines agilen Richtlinienverwaltungsprogramms“ haben wir untersucht, warum Unternehmen in der Lage sein müssen, schnell auf Veränderungen zu reagieren und Richtlinien bei Bedarf anzupassen. Die einzige Möglichkeit, sich an die dynamische, gestörte und verteilte Natur des Geschäftslebens anzupassen, besteht darin, agil zu sein.

Covid-19 hat gezeigt, wie schnell sich das Geschäftsumfeld verändern kann, und für viele Unternehmen bedeutete dies eine rasche Umstrukturierung von Richtlinien und Prozessen. Projekte zur digitalen Transformation, die normalerweise 10 Jahre gedauert hätten, wurden in Rekordzeit vorangetrieben und umgesetzt.

Die Umstellung auf ein neues hybrides Arbeitsmodell hat auch neue Risiken mit sich gebracht, da den Mitarbeitern mehr Richtlinien mitgeteilt werden müssen. Dies hat die Bedeutung von Agilität unterstrichen, um diesen Herausforderungen zu begegnen und eine schnelle und effiziente Reaktion auf Veränderungen im internen und externen Geschäftsumfeld zu gewährleisten.

Zu den wichtigsten Erkenntnissen aus dem Webcast gehören:

Was ist ein agiles Policy Management Programm?

Ein agiles Richtlinienmanagementprogramm bietet einen Rahmen für die Unternehmensführung, identifiziert Risiken, definiert die Einhaltung von Vorschriften und spielt eine entscheidende Rolle für den Erfolg des Unternehmens. Es sollte auch die Mitarbeiter einbeziehen und die Standards dessen, was von ihnen erwartet wird, klarstellen.

Richtlinien sind von entscheidender Bedeutung, da sie Grenzen für das Verhalten festlegen. Sie sind die schriftlichen Gesetze, die definieren, was in Ihrer Organisation akzeptabel und inakzeptabel ist.

Richtlinien werden verfasst, um das Verhalten in Bezug auf bestimmte Risiken zu kontrollieren und zu lenken. Daher ist es wichtig, dass Ihre Mitarbeiter in der Bedeutung dieser Richtlinien geschult werden und wissen, was sie für Ihr Unternehmen bedeuten.

Die Nichteinhaltung von Richtlinien kann schwerwiegende Folgen haben und Ihr Unternehmen erheblichen Risiken, Datenschutzverletzungen, finanziellen Sanktionen und rechtlichen Schritten aussetzen, ganz zu schweigen von dem daraus resultierenden Imageschaden.

Wie können Organisationen ein agiles Policy Management erreichen?

Um effizient, effektiv und agil zu sein, benötigen Unternehmen ein zentrales System zur Verwaltung von Richtlinien, das eine einheitliche Methode zur Erstellung von Richtlinien bietet, die Unternehmensabläufe strukturiert und die Nachverfolgung von Mitarbeiterbescheinigungen erleichtert. Das System bietet eine einzige Quelle der Wahrheit, die alle Aktivitäten in Bezug auf Richtlinien und Mitarbeiterschulungen aufzeigt.

Ein zentralisiertes System bietet den Benutzern ein leicht zugängliches Portal, in dem sie sich anmelden und die für ihre Rolle geltenden Richtlinien sowie die erforderlichen Aufgaben, Bescheinigungen und entsprechenden Schulungen finden können.

Auf diese Weise können Unternehmen kontinuierliche Verbesserungen des Bewusstseins messen und Bereiche hervorheben, die Aufmerksamkeit erfordern, bevor sie ein Risiko für die Sicherheit und die Einhaltung von Vorschriften darstellen.

5 Schritte zur agilen Richtlinienverwaltung

1. Planen Sie Ihre Reise

Der erste Schritt bei der Implementierung eines agilen Richtlinienverwaltungsprogramms besteht darin, den aktuellen Stand der Richtlinien in Ihrem Unternehmen zu kennen. Wie viele Richtlinien haben Sie zum Beispiel? Wo befinden sie sich? In welchem Format liegen sie vor? Welche Abteilungen stellen die Richtlinien aus? Im Grunde geht es darum, eine bessere Vorstellung davon zu bekommen, was in Ihrem Unternehmen funktioniert und was nicht. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, den aktuellen Stand der Richtlinien richtig zu bewerten, hilft Ihnen das dabei, herauszufinden, wo Sie in zwei oder drei Jahren stehen wollen.

2. Holen Sie die richtigen Leute ins Boot

Um den Business Case zu erstellen und andere Teile des Unternehmens in das Richtlinienmanagement einzubinden, müssen Sie die richtigen Leute ins Boot holen. Zu dieser Gruppe könnten Mitarbeiter aus den Bereichen Compliance, Ethik, Recht, Personalwesen, Finanzen, IT, Sicherheit und Geschäftsbetrieb gehören. Durch die Einrichtung eines zentralen Governance-Ausschusses für Richtlinien und Schulungen sind Sie in der Lage, ein einheitliches Richtlinienmanagement im gesamten Unternehmen zu koordinieren und voranzutreiben.

3. Technologie

Die richtige Technologie und Infrastruktur ist entscheidend dafür, dass Sie Ihren Zwei- oder Dreijahresplan erfüllen können. Die Technologie hilft Ihnen bei der Verwaltung der Richtlinien- und Schulungsleistung im gesamten Unternehmen und ermöglicht es Ihnen, schnell auf Veränderungen im Geschäftsumfeld zu reagieren. Ein zentralisiertes System zur Verwaltung von Richtlinien hilft Ihnen dabei, den Lebenszyklus der Richtlinienverwaltung zu verwalten, die einzelnen Mitarbeiter zu schulen, die Richtlinien den Verpflichtungen zuzuordnen und ein robustes Aufzeichnungssystem zur Verfügung zu stellen, mit dem Sie nachverfolgen können, wer auf eine Richtlinie zugegriffen hat und wann die Bescheinigung ausgestellt wurde.

4. In Etappen unterteilen

Wenn Sie eine unternehmensweite Strategie für die Richtlinienverwaltung einführen, müssen Sie den Prozess in leicht zu bewältigende Schritte unterteilen. Das geht nicht von heute auf morgen und wird am besten Schritt für Schritt angegangen. Es handelt sich um einen gemeinschaftlichen Prozess, bei dem Sie eng mit verschiedenen Abteilungen Ihres Unternehmens zusammenarbeiten müssen.

5. Seien Sie bereit für Veränderungen

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen ein agiles Richtlinienverwaltungsprogramm einführen wollen, müssen Sie auf Veränderungen vorbereitet sein. Covid-19 hat fast jede Organisation dazu gezwungen, ihre Arbeitsrichtlinien und -verfahren unverzüglich zu entwickeln, anzupassen und zu verbessern. Ein gut definiertes Programm zur Verwaltung von Richtlinien ist entscheidend, um diesen umweltbedingten Herausforderungen zu begegnen und die Geschäftskontinuität in Krisenzeiten zu gewährleisten. Wenn Sie den sich entwickelnden Risiken, Vorschriften und Veränderungen im internen und externen Umfeld begegnen wollen, müssen Sie in der Lage sein, sich anzupassen und agil zu sein.

Weitere Informationen darüber, wie Sie ein agiles Richtlinienverwaltungsprogramm in Ihrem Unternehmen einführen können, finden Sie in unserem On-Demand-Webcast mit dem GRC-Experten Michael Rasmussen.