Notre récent webcast sur les « étapes clés de la mise en œuvre d’un programme agile de gestion des politiques » a exploré les raisons pour lesquelles les organisations doivent être en mesure de répondre rapidement à tout changement et d’adapter les politiques si nécessaire. La seule façon de s’adapter à la nature dynamique, perturbée et distribuée de l’entreprise est d’être agile.

Covid-19 a démontré à quel point l’environnement commercial peut changer rapidement et, pour de nombreuses organisations, cela s’est traduit par une restructuration rapide des politiques et des processus. Des projets de transformation numérique qui auraient normalement pris 10 ans ont été propulsés et mis en œuvre en un temps record.

Le passage à un nouveau modèle de travail hybride a également introduit de nouveaux risques dans la mesure où davantage de politiques doivent être communiquées au personnel. Cela a mis en évidence l’importance de l’agilité pour relever ces défis de front et garantir une réponse rapide et efficace aux changements dans l’environnement interne et externe de l’entreprise.

Les principaux enseignements tirés de la webdiffusion sont les suivants :

Qu’est-ce qu’un programme agile de gestion des politiques?

Gestion agile des politiques

Un programme agile de gestion des politiques fournit un cadre de gouvernance, identifie les risques, définit la conformité et joue un rôle crucial dans la réussite de l’organisation. Il doit également impliquer le personnel et clarifier les normes de ce que l’on attend de lui.

Les politiques sont essentielles car elles établissent les limites du comportement. Ce sont les lois écrites qui définissent ce qui est acceptable et inacceptable au sein de votre organisation.

Les politiques sont rédigées pour contrôler et guider les comportements face à des risques spécifiques. Il est donc essentiel que votre personnel soit formé à l’importance de ces politiques et à ce qu’elles signifient pour votre entreprise.

Le non-respect des politiques peut avoir de graves conséquences et exposer votre organisation à des risques importants, à des violations de données, à des sanctions financières, à des actions en justice, sans parler de l’atteinte à la réputation qui en résulterait.

Comment les organisations peuvent-elles parvenir à une gestion agile des politiques?

Pour être efficaces, efficientes et souples, les organisations ont besoin d’un système centralisé de gestion des politiques qui fournisse une méthode cohérente de création des politiques, ajoute une structure aux procédures de l’entreprise et facilite le suivi de l’attestation du personnel. En fait, il s’agit d’une source unique de vérité qui met en évidence toutes les activités liées aux politiques et à la formation du personnel.

Un système centralisé fournira aux utilisateurs un portail facile d’accès où ils pourront se connecter et trouver les politiques qui s’appliquent à leur rôle, ainsi que les tâches requises, les attestations et les formations correspondantes.

Cela permet aux organisations de mesurer les améliorations continues en matière de sensibilisation et de mettre en évidence les domaines qui requièrent une attention particulière avant qu’ils ne posent un risque pour la sécurité et la conformité.

5 étapes pour une gestion agile des politiques

5 étapes pour une gestion agile des politiques

1. Planifiez votre voyage

La première étape de la mise en œuvre d’un programme agile de gestion des politiques consiste à comprendre l’état actuel des politiques au sein de votre organisation. Par exemple, combien de politiques avez-vous ? Où se trouvent-elles ? Dans quel format sont-elles présentées ? Quels sont les services qui émettent des politiques ? En fait, il s’agit d’avoir une meilleure idée de ce qui fonctionne et de ce qui ne fonctionne pas au sein de votre organisation. Si vous prenez le temps d’évaluer correctement l’état actuel des politiques, cela vous aidera à déterminer où vous voulez être dans deux ou trois ans.

2. Embarquez les bonnes personnes

Pour monter le dossier et impliquer d’autres secteurs de l’entreprise dans la gestion des politiques, vous devez obtenir l’adhésion des bonnes personnes. Ce groupe pourrait comprendre des membres du personnel des services de conformité, d’éthique, juridique, des ressources humaines, des finances, de l’informatique, de la sécurité et des opérations commerciales. En créant un comité central de gouvernance des politiques et de la formation, vous serez en mesure de coordonner et d’assurer une gestion cohérente des politiques dans l’ensemble de l’organisation.

3. La technologie

La mise en place d’une technologie et d’une infrastructure adéquates est essentielle pour vous aider à réaliser votre plan sur deux ou trois ans. La technologie vous aidera à gérer les performances en matière de politique et de formation dans l’ensemble de l’organisation et vous permettra de réagir rapidement à tout changement dans l’environnement de l’entreprise. Un système centralisé de gestion des politiques vous aidera à gérer le cycle de vie des politiques, à former les individus sur ce qui est exigé d’eux, à mettre en correspondance les politiques et les obligations, et à fournir un système d’enregistrement solide pour suivre les personnes qui ont accédé à une politique ainsi que les dates d’attestation.

4. Décomposer en étapes

Si vous mettez en œuvre une stratégie de gestion des politiques à l’échelle de l’entreprise, vous devrez diviser le processus en étapes faciles à gérer. Ce n’est pas quelque chose qui peut être réalisé du jour au lendemain et il est préférable de procéder étape par étape. Il s’agira d’un processus collaboratif qui nécessitera de travailler en étroite collaboration avec les différents services de votre organisation.

5. Soyez prêt pour le changement

Pour mettre en œuvre un programme de gestion agile des politiques dans votre organisation, vous devez vous préparer au changement. Covid-19 a obligé presque toutes les organisations à développer, adapter et améliorer immédiatement leurs politiques et procédures de travail. Il est essentiel de disposer d’un programme de gestion des politiques bien défini pour relever ces défis environnementaux de front et assurer la continuité de l’activité en temps de crise. En fin de compte, si vous voulez faire face à l’évolution des risques, des réglementations et des changements dans l’environnement interne et externe, vous devez être capable de vous adapter et de faire preuve d’agilité.

Pour plus d’informations sur la manière de mettre en œuvre un programme de gestion agile des politiques dans votre organisation, regardez notre webcast à la demande avec Michael Rasmussen, expert en GRC.