5 passos para uma gestão ágil das políticas

O nosso recente webcast sobre os “Principais passos para a implementação de um programa de gestão ágil de políticas” explorou a razão pela qual as organizações têm de ser capazes de responder rapidamente a quaisquer alterações e adaptar as políticas sempre que necessário. A única forma de se adaptarem à natureza dinâmica, perturbada e distribuída do negócio é serem ágeis.

A Covid-19 demonstrou a rapidez com que o ambiente empresarial pode mudar e, para muitas organizações, isso significou uma rápida reestruturação de políticas e processos. Os projectos de transformação digital que normalmente demorariam 10 anos a concluir foram impulsionados e implementados em tempo recorde.

A mudança para um novo modelo de trabalho híbrido também introduziu novos riscos, uma vez que é necessário comunicar mais políticas ao pessoal. Isto reforçou a importância da agilidade para enfrentar estes desafios e garantir uma resposta rápida e eficiente às mudanças no ambiente empresarial interno e externo.

As principais conclusões do webcast foram as seguintes

O que é um programa de gestão ágil de políticas?

Um programa ágil de gestão de políticas fornece um quadro de governação, identifica os riscos, define a conformidade e desempenha um papel crucial no sucesso da organização. Deve também envolver o pessoal e clarificar as normas do que se espera deles.

As políticas são fundamentais porque estabelecem limites para o comportamento. São as leis escritas que definem o que é aceitável e inaceitável na tua organização.

As políticas são escritas para controlar e orientar o comportamento em relação a riscos específicos, pelo que é vital que o seu pessoal receba formação sobre a importância destas políticas e o que significam para a sua empresa.

O não cumprimento das políticas pode ter consequências graves e expor a sua organização a riscos significativos, violações de dados, sanções financeiras, acções judiciais, para não falar dos danos à reputação daí resultantes.

Como é que as organizações podem conseguir uma gestão ágil das políticas?

Para serem eficientes, eficazes e ágeis, as organizações precisam de um sistema centralizado de gestão de políticas que forneça um método consistente de criação de políticas, acrescente estrutura aos procedimentos da empresa e facilite o acompanhamento da certificação do pessoal. Com efeito, este sistema fornecerá uma única fonte de verdade que destaca todas as actividades relacionadas com as políticas e a formação do pessoal.

Um sistema centralizado proporcionará aos utilizadores um portal de fácil acesso, onde podem iniciar sessão e encontrar as políticas que se aplicam à sua função, juntamente com as tarefas necessárias, os certificados e a formação relacionada.

Isto permite às organizações medir as melhorias contínuas na sensibilização e destacar as áreas que requerem atenção antes de representarem um risco para a segurança e a conformidade.

5 passos para uma gestão ágil das políticas

1. Planeia a tua viagem

O primeiro passo para implementar um programa de gestão de políticas ágil é compreender o estado atual das políticas na sua organização. Por exemplo, quantas políticas tens? Onde estão localizadas? Em que formato estão? Que departamentos estão a emitir políticas? Na verdade, trata-se de ter uma ideia melhor do que está a funcionar e do que não está na sua organização. Se dedicares algum tempo a avaliar corretamente o estado atual das políticas, isso ajudar-te-á a determinar onde queres estar daqui a dois ou três anos.

2. Contrata as pessoas certas

Para criar o caso de negócio e envolver outras partes da empresa na gestão de políticas, é necessário ter as pessoas certas a bordo. Este grupo pode incluir membros do pessoal das áreas de conformidade, ética, jurídica, recursos humanos, finanças, TI, segurança e operações comerciais. Ao criar um comité central de governação de políticas e formação, poderás coordenar e conduzir uma gestão consistente das políticas em toda a organização.

3. Tecnologia

Dispor da tecnologia e da infraestrutura adequadas é crucial para te ajudar a concretizar o teu plano de dois ou três anos. A tecnologia ajudará a gerir o desempenho das políticas e da formação em toda a organização e permitir-lhe-á responder rapidamente a quaisquer alterações no ambiente empresarial. Um sistema centralizado de gestão de políticas ajudá-lo-á a gerir o ciclo de vida da gestão de políticas, a formar os indivíduos sobre o que lhes é exigido, a mapear as políticas às obrigações e a fornecer um sistema robusto de registo para localizar quem acedeu a uma política, bem como as datas de certificação.

4. Divide-o em fases

Se estiveres a implementar uma estratégia de gestão de políticas para toda a empresa, terás de dividir o processo em fases facilmente geríveis. Não se trata de algo que possa ser alcançado de um dia para o outro, pelo que o melhor é dar um passo de cada vez. Será um processo de colaboração e implicará trabalhar em estreita colaboração com diferentes departamentos da tua organização.

5. Prepara-te para a mudança

Para implementar um programa de gestão de políticas ágil na tua organização, tens de estar preparado para a mudança. Covid-19 obrigou quase todas as organizações a desenvolver, adaptar e melhorar imediatamente as suas políticas e procedimentos de trabalho. Ter um programa de gestão de políticas bem definido é crucial para enfrentar estes desafios ambientais e garantir a continuidade do negócio em tempo de crise. Em última análise, se queres lidar com a evolução dos riscos, regulamentos e mudanças no ambiente interno e externo, tens de ser capaz de te adaptar e ser ágil.

Para mais informações sobre como implementar um programa ágil de gestão de políticas na sua organização, assiste ao nosso webcast a pedido com o especialista em GRC, Michael Rasmussen.