5 pasos para una gestión ágil de las políticas

Nuestro reciente webcast sobre los «Pasos clave para implantar un programa ágil de gestión de políticas» exploró por qué las organizaciones deben ser capaces de responder rápidamente a cualquier cambio y adaptar las políticas cuando sea necesario. La única forma de adaptarse a la naturaleza dinámica, perturbada y distribuida de los negocios es ser ágil.

Covid-19 ha demostrado lo rápido que puede cambiar el entorno empresarial y para muchas organizaciones esto ha supuesto una rápida reestructuración de políticas y procesos. Proyectos de transformación digital que normalmente habrían tardado 10 años en completarse se han impulsado e implantado en un tiempo récord.

El cambio a un nuevo modelo de trabajo híbrido también ha introducido nuevos riesgos, ya que es necesario comunicar más políticas al personal. Esto ha reforzado la importancia de la agilidad para afrontar estos retos de frente y garantizar una respuesta rápida y eficaz a los cambios en el entorno empresarial interno y externo.

Los puntos clave del webcast incluyeron:

¿Qué es un programa ágil de gestión de políticas?

Un programa ágil de gestión de políticas proporciona un marco de gobernanza, identifica los riesgos, define el cumplimiento y desempeña un papel crucial en el éxito de la organización. También debe implicar al personal y aclarar las normas de lo que se espera de ellos.

Las políticas son fundamentales porque establecen los límites del comportamiento. Son las leyes escritas que definen lo que es aceptable e inaceptable dentro de su organización.

Las políticas se redactan para controlar y guiar el comportamiento en torno a riesgos específicos, por lo que es vital que su personal reciba formación sobre la importancia de estas políticas y lo que significan para su empresa.

El incumplimiento de las políticas podría tener graves consecuencias y exponer a su organización a riesgos significativos, violaciones de datos, sanciones financieras, acciones legales, por no mencionar el consiguiente daño a su reputación.

¿Cómo pueden las organizaciones lograr una gestión ágil de las políticas?

Para ser eficientes, eficaces y ágiles, las organizaciones necesitan un sistema centralizado de gestión de políticas que proporcione un método coherente de creación de políticas, añada estructura a los procedimientos de la empresa y facilite el seguimiento de la atestación del personal. En efecto, proporcionará una única fuente de verdad que pondrá de relieve todas las actividades relacionadas con las políticas y la formación del personal.

Un sistema centralizado proporcionará a los usuarios un portal de fácil acceso en el que podrán iniciar sesión y encontrar las políticas que se aplican a su función, junto con las tareas requeridas, los certificados y la formación relacionada.

Esto permite a las organizaciones medir las mejoras continuas en la concienciación y destacar las áreas que requieren atención antes de que supongan un riesgo para la seguridad y el cumplimiento.

5 pasos para una gestión ágil de las políticas

1. Planifique su viaje

El primer paso para implantar un programa ágil de gestión de políticas es conocer el estado actual de las políticas en su organización. Por ejemplo, ¿cuántas políticas tiene? ¿Dónde están ubicadas? ¿En qué formato están? ¿Qué departamentos están emitiendo políticas? En realidad, se trata de hacerse una mejor idea de lo que funciona y lo que no dentro de su organización. Si se toma el tiempo necesario para evaluar adecuadamente el estado actual de las políticas, le ayudará a establecer dónde quiere estar dentro de dos o tres años.

2. Contrate a las personas adecuadas

Para construir el caso de negocio y comprometer a otras partes de la empresa con la gestión de políticas, necesita conseguir que las personas adecuadas se unan. Este grupo podría incluir a miembros del personal de cumplimiento, ética, jurídico, recursos humanos, finanzas, TI, seguridad y operaciones empresariales. Si establece un comité central de gobernanza de las políticas y la formación, podrá coordinar e impulsar una gestión coherente de las políticas en toda la organización.

3. Tecnología

Disponer de la tecnología y la infraestructura adecuadas es crucial para ayudarle a conseguir su plan a dos o tres años. La tecnología le ayudará a gestionar el rendimiento de las políticas y la formación en toda la organización y le permitirá responder rápidamente a cualquier cambio en el entorno empresarial. Un sistema centralizado de gestión de políticas le ayudará a gestionar el ciclo de vida de la gestión de políticas, a formar a los individuos sobre lo que se requiere de ellos, a asignar las políticas a las obligaciones y a proporcionar un sólido sistema de registro para rastrear quién ha accedido a una política, así como las fechas de atestación.

4. Desglóselo en etapas

Si está implantando una estrategia de gestión de políticas en toda la empresa, tendrá que dividir el proceso en etapas fácilmente manejables. No es algo que pueda lograrse de la noche a la mañana y es mejor abordarlo paso a paso. Será un proceso de colaboración e implicará trabajar estrechamente con diferentes departamentos de su organización.

5. Esté preparado para el cambio

Para implantar un programa ágil de gestión de políticas en su organización, debe estar preparado para el cambio. Covid-19 ha obligado a casi todas las organizaciones a desarrollar, adaptar y mejorar inmediatamente sus políticas y procedimientos de trabajo. Disponer de un programa de gestión de políticas bien definido es crucial para hacer frente a estos retos medioambientales y garantizar la continuidad de la empresa en tiempos de crisis. En definitiva, si quiere hacer frente a la evolución de los riesgos, las normativas y los cambios en el entorno interno y externo, tiene que ser capaz de adaptarse y ser ágil.

Para más información sobre cómo implantar un programa ágil de gestión de políticas en su organización, vea nuestro webcast a la carta con el experto en GRC, Michael Rasmussen.