5 passi per una gestione agile dei criteri

Il nostro recente webcast sui “Passi chiave per l’implementazione di un programma di gestione delle policy agile” ha analizzato il motivo per cui le organizzazioni devono essere in grado di rispondere rapidamente a qualsiasi cambiamento e adattare le policy dove necessario. L’unico modo per adattarsi alla natura dinamica, perturbata e distribuita del business è essere agili.

La Covid-19 ha dimostrato quanto velocemente possa cambiare l’ambiente aziendale e per molte organizzazioni questo ha significato una rapida ristrutturazione di politiche e processi. Progetti di trasformazione digitale che normalmente avrebbero richiesto 10 anni per essere portati a termine sono stati spinti e implementati in tempi record.

Il passaggio a un nuovo modello di lavoro ibrido ha introdotto anche nuovi rischi, poiché è necessario comunicare al personale un maggior numero di politiche. Questo ha sottolineato l’importanza dell’agilità nell’affrontare queste sfide e nel garantire una risposta rapida ed efficiente ai cambiamenti dell’ambiente aziendale interno ed esterno.

I punti salienti del webcast sono stati:

Che cos’è un programma di gestione delle politiche agili?

Un programma agile di gestione delle policy fornisce un quadro di governance, identifica i rischi, definisce la conformità e svolge un ruolo fondamentale per il successo dell’organizzazione. Dovrebbe inoltre coinvolgere il personale e chiarire gli standard di ciò che ci si aspetta da loro.

Le politiche sono fondamentali perché stabiliscono i confini del comportamento. Sono le leggi scritte che definiscono ciò che è accettabile e inaccettabile all’interno della tua organizzazione.

Le politiche sono scritte per controllare e guidare il comportamento in relazione a rischi specifici, quindi è fondamentale che il tuo personale sia formato sull’importanza di queste politiche e su cosa significhi per la tua azienda.

La mancata osservanza delle politiche potrebbe avere gravi conseguenze ed esporre la tua organizzazione a rischi significativi, violazioni di dati, sanzioni finanziarie, azioni legali, per non parlare del conseguente danno alla reputazione.

Come possono le organizzazioni raggiungere una gestione agile delle politiche?

Per essere efficienti, efficaci e agili, le organizzazioni hanno bisogno di un sistema di gestione delle policy centralizzato che fornisca un metodo coerente per la creazione delle policy, aggiunga una struttura alle procedure aziendali e renda più semplice il monitoraggio delle attestazioni del personale. In pratica, fornirà un’unica fonte di verità che evidenzia tutte le attività relative alle politiche e alla formazione del personale.

Un sistema centralizzato fornirà agli utenti un portale di facile accesso dove potranno accedere e trovare le politiche che si applicano al loro ruolo, insieme ai compiti richiesti, alle attestazioni e alla relativa formazione.

Questo permette alle organizzazioni di misurare i continui miglioramenti nella consapevolezza e di evidenziare le aree che richiedono attenzione prima che rappresentino un rischio per la sicurezza e la conformità.

5 passi per una gestione agile dei criteri

1. Pianifica il tuo viaggio

Il primo passo per implementare un programma di gestione agile delle policy è capire lo stato attuale delle policy all’interno della tua organizzazione. Ad esempio, quante policy hai? Dove sono collocate? In quale formato si trovano? Quali sono i dipartimenti che emettono le policy? In pratica, si tratta di farsi un’idea più precisa di ciò che funziona e di ciò che non funziona all’interno della tua organizzazione. Se ti prendi il tempo necessario per valutare correttamente lo stato attuale delle policy, ti aiuterà a stabilire dove vuoi arrivare tra due o tre anni.

2. Coinvolgere le persone giuste

Per costruire il business case e coinvolgere altre parti dell’azienda nella gestione delle policy, devi coinvolgere le persone giuste. Questo gruppo potrebbe includere membri del personale che si occupano di compliance, etica, legale, risorse umane, finanza, IT, sicurezza e operazioni aziendali. Istituendo un comitato centrale per la governance delle politiche e della formazione, sarai in grado di coordinare e guidare una gestione coerente delle politiche in tutta l’organizzazione.

3. Tecnologia

Disporre della giusta tecnologia e infrastruttura è fondamentale per aiutarti a realizzare il tuo piano biennale o triennale. La tecnologia ti aiuterà a gestire le performance delle policy e della formazione in tutta l’organizzazione e ti permetterà di rispondere rapidamente a qualsiasi cambiamento nell’ambiente aziendale. Un sistema centralizzato di gestione delle policy ti aiuterà a gestire il ciclo di vita delle policy, a formare i singoli su ciò che è richiesto loro, a mappare le policy agli obblighi e a fornire un solido sistema di registrazione per tenere traccia di chi ha avuto accesso a una policy e delle date di attestazione.

4. Suddividere in fasi

Se stai implementando una strategia di gestione dei criteri a livello aziendale, dovrai suddividere il processo in fasi facilmente gestibili. Non è una cosa che si può ottenere da un giorno all’altro e la cosa migliore è affrontare un passo alla volta. Si tratterà di un processo collaborativo che richiederà una stretta collaborazione con i diversi reparti della tua organizzazione.

5. Sii pronto al cambiamento

Per implementare un programma di gestione agile delle policy nella tua organizzazione, devi essere pronto al cambiamento. Covid-19 ha costretto quasi tutte le organizzazioni a sviluppare, adattare e migliorare immediatamente le proprie politiche e procedure di lavoro. Disporre di un programma di gestione delle politiche ben definito è fondamentale per affrontare queste sfide ambientali e garantire la continuità aziendale in un momento di crisi. In definitiva, se vuoi affrontare l’evoluzione dei rischi, delle normative e dei cambiamenti dell’ambiente interno ed esterno, devi essere in grado di adattarti ed essere agile.

Per ulteriori informazioni su come implementare un programma di gestione agile delle policy nella tua organizzazione, guarda il nostro webcast on-demand con l’esperto GRC Michael Rasmussen.