Nell’attuale clima economico, è fondamentale che le organizzazioni dispongano di un sistema di gestione delle policy aziendali che aiuti a identificare e gestire i rischi, proteggendo al contempo dai danni alla reputazione e dalla minaccia di multe salate.

La conformità può rivelarsi un compito impossibile utilizzando i metodi di comunicazione esistenti, come la posta elettronica e l’intranet aziendale; tuttavia, grazie all’uso di un software di gestione delle policy, le organizzazioni possono snellire i processi interni e dimostrare una responsabilità costante nei confronti degli enti regolatori.

Un sistema di gestione delle policy offre alle organizzazioni una soluzione centralizzata e facile da usare per creare, archiviare e distribuire importanti documenti sulle policy. Un sistema di gestione delle policy efficace offre un metodo coerente per la creazione delle policy, aggiunge struttura alle procedure aziendali e facilita il monitoraggio della conformità.

Ci sono molti motivi per cui la tua azienda dovrebbe implementare un sistema di gestione delle politiche aziendali:

1. Automazione delle politiche

La gestione delle politiche può essere condotta manualmente o attraverso l’automazione. La via manuale può essere un processo ad alta intensità di lavoro che spesso si traduce in report imprecisi e risultati distorti.

Automatizzando la gestione dei criteri aziendali, potrai snellire i processi e risparmiare tempo su una serie di attività fondamentali. Le policy possono essere completate in tempo e in modo controllato e misurato, riducendo l’impatto dell’errore umano.

L’automazione della gestione delle policy garantirà l’aggiornamento della conformità e la protezione della tua organizzazione da rischi e controversie.

2. Rapporti di governance efficaci

Il software di gestione delle policy affronta il problema fondamentale di dimostrare la conformità ai requisiti legislativi e di fornire la dovuta attenzione a revisori e autorità di regolamentazione. Fornisce informazioni trasparenti e in tempo reale che possono essere utilizzate per migliorare i processi all’interno delle organizzazioni e per individuare efficacemente le aree che presentano i rischi più elevati per la sicurezza dei dati.

3. Gestire il rischio

L’implementazione di un sistema di gestione delle politiche aziendali inizia con l’identificazione dei rischi e la gestione di controlli adeguati per mitigare i rischi. Uno dei problemi che possono sorgere in questo processo è la comunicazione efficace delle politiche e delle procedure ai dipendenti.

I dipendenti rappresentano la minaccia più significativa per la reputazione di un’organizzazione, quindi è fondamentale mettere in atto un sistema che garantisca la consapevolezza degli utenti e assicuri che al personale vengano presentati contenuti mirati sulla compliance, rilevanti e specifici per il loro ruolo.

Il software di gestione delle policy garantisce che tutti gli utenti di un gruppo target debbano accettare una policy o completare dei test entro una data e un’ora specifiche. In questo modo le organizzazioni possono determinare correttamente la comprensione dei criteri da parte dei dipendenti e dimostrare la conformità.

4. Rivolgiti a più utenti

Un sistema di gestione dei criteri efficace è in grado di indirizzare o esentare gruppi specifici di utenti. Le policy possono essere diverse all’interno di un’organizzazione, quindi potrebbero essere necessarie policy specifiche per i singoli reparti. Questo tipo di individuazione garantisce che le policy giuste siano inviate alle persone giuste, al momento giusto.

5. Promuovere la partecipazione e la consapevolezza degli utenti

È importante che le organizzazioni raggiungano e dimostrino il 100% di conformità e di consapevolezza degli utenti rispetto alle politiche chiave. La gestione della conformità è sempre più efficace quando gli utenti sono coinvolti, perché in questo modo capiscono meglio l’importanza delle loro azioni in relazione alla gestione delle informazioni.

Un sistema efficace di gestione delle policy consentirà alle organizzazioni di misurare e dimostrare i continui miglioramenti nella consapevolezza e di evidenziare le aree che richiedono attenzione prima che rappresentino un rischio per la sicurezza e la conformità.

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