No atual clima económico, é vital que as organizações disponham de um sistema de gestão de políticas empresariais que possa ajudar a identificar e a gerir os riscos, protegendo simultaneamente contra danos na reputação e a ameaça de multas pesadas.

A conformidade pode revelar-se uma tarefa impossível utilizando os métodos de comunicação existentes, como o correio eletrónico e a intranet da empresa. No entanto, através da utilização de software de gestão de políticas, as organizações podem simplificar os processos internos e demonstrar uma responsabilidade contínua perante os reguladores.

Um sistema de gestão de políticas fornece às organizações uma solução centralizada e fácil de utilizar para criar, armazenar e distribuir documentos importantes sobre políticas. Um sistema de gestão de políticas eficaz terá um método consistente de criação de políticas, adiciona estrutura aos procedimentos da empresa e facilita o controlo da conformidade.

Há muitas razões pelas quais a tua organização deve implementar um sistema de gestão de políticas empresariais:

1. Automatização de políticas

A gestão de políticas pode ser efectuada manualmente ou através da automatização. A via manual pode ser um processo de trabalho intensivo que frequentemente resulta em relatórios incorrectos e resultados distorcidos.

Ao automatizar a gestão de políticas empresariais, simplifica os processos e poupa tempo numa série de tarefas importantes. As políticas podem ser concluídas a tempo e de uma forma que pode ser controlada e medida, reduzindo o impacto do erro humano.

A automatização da gestão de políticas garantirá que a conformidade está actualizada e que a sua organização está protegida contra riscos e litígios.

2. Relatórios de governação eficazes

O software de gestão de políticas aborda o problema fundamental de demonstrar a conformidade com os requisitos legislativos e de fornecer o devido cuidado aos auditores e reguladores. Fornece informações transparentes e em tempo real que podem ser utilizadas para melhorar os processos dentro das organizações e para identificar eficazmente as áreas que apresentam o maior risco para a segurança dos dados.

3. Gerir o risco

A implementação de um sistema de gestão de políticas empresariais começa com a identificação dos riscos e a gestão dos controlos adequados para atenuar os riscos. Um dos problemas que podem surgir com este processo é a comunicação efectiva das políticas e procedimentos aos empregados.

Os funcionários representam a ameaça mais significativa para a reputação de uma organização, pelo que é vital que seja implementado um sistema que garanta a sensibilização dos utilizadores e que assegure que são apresentados aos funcionários conteúdos de conformidade direcionados, relevantes e específicos para as suas funções.

O software de gestão de políticas garante que todos os utilizadores de um grupo-alvo têm de concordar com uma política ou completar testes até uma data e hora especificadas. Isto permite às organizações determinar corretamente a compreensão da política por parte dos funcionários e demonstrar a conformidade.

4. Destina-se a vários utilizadores

Um sistema de gestão de políticas eficaz terá a capacidade de visar ou isentar grupos específicos de utilizadores. As políticas podem ser diferentes numa organização, pelo que podem ser necessárias políticas específicas para departamentos individuais. Este tipo de segmentação garante que a política certa é dirigida às pessoas certas, no momento certo.

5. Promover a participação e a sensibilização dos utilizadores

É importante que as organizações atinjam e demonstrem 100% de conformidade e de sensibilização dos utilizadores para as principais políticas. A gestão da conformidade é sempre mais eficaz quando os utilizadores estão envolvidos, uma vez que lhes dá uma maior compreensão do significado das suas acções no que diz respeito ao tratamento da informação.

Um sistema eficaz de gestão de políticas permitirá às organizações medir e demonstrar as melhorias contínuas na sensibilização e destacar as áreas que requerem atenção antes de representarem um risco para a segurança e a conformidade.

O MetaCompliance O software de gestão de políticas da empresa MetaEngage contém todos os elementos-chave necessários para automatizar, fornecer e gerir o ciclo de vida da gestão de políticas da sua organização. O MetaEngage fornece uma descrição exacta dos níveis de consciência da conformidade e os relatórios de gestão detalhados permitem às organizações identificar as áreas que apresentam os maiores riscos para a segurança dos dados.  Contacta-nos para mais informações sobre como podemos ajudar a tua organização.