Dans le climat économique actuel, il est essentiel que les organisations disposent d’un système de gestion des politiques d’entreprise qui les aide à identifier et à gérer les risques tout en les protégeant contre les atteintes à la réputation et la menace d’amendes élevées.

La mise en conformité peut s’avérer une tâche impossible en utilisant les méthodes de communication existantes telles que le courrier électronique et l’intranet de l’entreprise. Toutefois, grâce à l’utilisation d’un logiciel de gestion des politiques, les organisations peuvent rationaliser les processus internes et faire preuve d’une responsabilité permanente à l’égard des autorités de réglementation.

Un système de gestion des politiques offre aux organisations une solution centralisée et facile à utiliser pour créer, stocker et distribuer des documents politiques importants. Un système de gestion des politiques efficace dispose d’une méthode cohérente pour créer des politiques, ajoute une structure aux procédures de l’entreprise et facilite le suivi de la conformité.

De nombreuses raisons justifient la mise en place d’un système de gestion des politiques d’entreprise au sein de votre organisation :

1. Automatisation des politiques

La gestion des politiques peut être effectuée manuellement ou par le biais de l’automatisation. La voie manuelle peut être un processus à forte intensité de main-d’œuvre qui aboutit souvent à des rapports inexacts et à des résultats faussés.

En automatisant la gestion de vos politiques d’entreprise, vous rationaliserez les processus et gagnerez du temps sur un certain nombre de tâches essentielles. Les politiques peuvent être achevées à temps et d’une manière qui peut être contrôlée et mesurée, réduisant ainsi l’impact de l’erreur humaine.

L’automatisation de la gestion des politiques garantit que la conformité est à jour et que votre organisation est protégée contre les risques et les litiges.

2. Des rapports de gouvernance efficaces

Le logiciel de gestion des politiques répond au problème clé de la démonstration de la conformité avec les exigences législatives et de la fourniture d’une diligence raisonnable aux auditeurs et aux régulateurs. Il fournit des informations transparentes en temps réel qui peuvent être utilisées pour améliorer les processus au sein des organisations et cibler efficacement les domaines qui présentent le risque le plus élevé pour la sécurité des données.

3. Gérer les risques

La mise en œuvre d’un système de gestion des politiques d’entreprise commence par l’identification des risques et la gestion des contrôles appropriés pour atténuer les risques. L’un des problèmes que peut poser ce processus est la communication efficace des politiques et des procédures aux employés.

Les employés représentent la menace la plus importante pour la réputation d’une organisation. Il est donc essentiel de mettre en place un système qui garantisse la sensibilisation des utilisateurs et qui veille à ce que le personnel reçoive un contenu de conformité ciblé, pertinent et spécifique à son rôle.

Les logiciels de gestion des politiques garantissent que tous les utilisateurs d’un groupe cible doivent accepter une politique ou effectuer des tests avant une date et une heure précises. Cela permet aux organisations de déterminer correctement la compréhension de la politique par les employés et de démontrer la conformité.

4. Cibler plusieurs utilisateurs

Un système efficace de gestion des politiques aura la capacité de cibler ou d’exempter des groupes spécifiques d’utilisateurs. Les politiques peuvent différer d’une organisation à l’autre, de sorte que des politiques spécifiques peuvent être nécessaires pour les différents départements. Ce type de ciblage permet de s’assurer que la bonne politique s’adresse aux bonnes personnes, au bon moment.

5. Favoriser la participation et la sensibilisation des utilisateurs

Il est important que les organisations atteignent et démontrent une conformité à 100 % et une sensibilisation des utilisateurs aux politiques clés. La gestion de la conformité est toujours plus efficace lorsque les utilisateurs sont impliqués, car cela leur permet de mieux comprendre la signification de leurs actions en ce qui concerne le traitement de l’information.

Un système efficace de gestion des politiques permettra aux organisations de mesurer et de démontrer les améliorations constantes en matière de sensibilisation, et de mettre en évidence les domaines qui requièrent une attention particulière avant qu’ils ne constituent un risque pour la sécurité et la conformité.

La méta-conformité Le logiciel de gestion des politiques d’entreprise MetaEngage contient tous les éléments clés nécessaires pour automatiser, fournir et gérer le cycle de vie de la gestion des politiques de votre organisation. MetaEngage fournit un compte-rendu précis des niveaux de sensibilisation à la conformité, et les rapports de gestion détaillés permettent aux organisations d’identifier les domaines qui présentent les risques les plus élevés pour la sécurité des données.  Contactez-nous pour plus d’informations sur la manière dont nous pouvons aider votre organisation.