En el clima económico actual, es vital que las organizaciones dispongan de un sistema de gestión de políticas empresariales que pueda ayudar a identificar y gestionar los riesgos, protegiendo al mismo tiempo contra los daños a la reputación y la amenaza de cuantiosas multas.

El cumplimiento puede resultar una tarea imposible utilizando los métodos de comunicación existentes, como el correo electrónico y la intranet corporativa; sin embargo, mediante el uso de un software de gestión de políticas, las organizaciones pueden agilizar los procesos internos y demostrar una responsabilidad continua ante los reguladores.

Un sistema de gestión de políticas proporciona a las organizaciones una solución fácil de usar y centralizada para crear, almacenar y distribuir documentos importantes sobre políticas. Un sistema de gestión de políticas eficaz dispondrá de un método coherente para crear políticas, añadirá estructura a los procedimientos de la empresa y facilitará el seguimiento de su cumplimiento.

Hay muchas razones por las que su organización debería implantar un sistema de gestión de políticas empresariales:

1. Automatización de políticas

La gestión de las políticas puede realizarse manualmente o mediante la automatización. La vía manual puede ser un proceso laborioso que a menudo da lugar a informes inexactos y resultados distorsionados.

Al automatizar la gestión de sus políticas empresariales, agilizará los procesos y ahorrará tiempo en una serie de tareas clave. Las políticas pueden completarse a tiempo y de una forma que puede controlarse y medirse, reduciendo el impacto del error humano.

La automatización de la gestión de políticas garantizará que el cumplimiento esté al día y que su organización esté protegida frente a riesgos y litigios.

2. Informes de gobernanza eficaces

El software de gestión de políticas aborda el problema clave de demostrar el cumplimiento de los requisitos legislativos y proporcionar la debida atención a los auditores y reguladores. Proporciona información transparente en tiempo real que puede utilizarse para mejorar los procesos dentro de las organizaciones y centrarse eficazmente en las áreas que presentan un mayor riesgo para la seguridad de los datos.

3. Gestionar el riesgo

La implantación de un sistema de gestión de políticas empresariales comienza con la identificación de los riesgos y la gestión de los controles adecuados para mitigarlos. Uno de los problemas que pueden surgir con este proceso es la comunicación eficaz de las políticas y los procedimientos a los empleados.

Los empleados representan la amenaza más importante para la reputación de una organización, por lo que es vital que se establezca un sistema que garantice la concienciación de los usuarios y asegure que al personal se le presentan contenidos de cumplimiento específicos y relevantes para su función.

El software de gestión de políticas garantiza que todos los usuarios de un grupo objetivo deban aceptar una política o realizar pruebas antes de una fecha y hora determinadas. Esto permite a las organizaciones determinar adecuadamente la comprensión de la política por parte de los empleados y demostrar su cumplimiento.

4. Dirigirse a varios usuarios

Un sistema eficaz de gestión de políticas tendrá la capacidad de dirigirse o eximir a grupos específicos de usuarios. Las políticas pueden diferir en toda una organización, por lo que pueden ser necesarias políticas específicas para departamentos individuales. Este tipo de orientación garantiza que la política correcta se dirige a las personas adecuadas, en el momento adecuado.

5. Impulsar la participación y la sensibilización de los usuarios

Es importante que las organizaciones logren y demuestren un 100% de cumplimiento y concienciación de los usuarios con las políticas clave. La gestión del cumplimiento es siempre más eficaz cuando se implica a los usuarios, ya que les proporciona una mayor comprensión de la importancia de sus acciones con respecto al manejo de la información.

Un sistema eficaz de gestión de políticas permitirá a las organizaciones medir y demostrar las continuas mejoras en la concienciación, y destacar las áreas que requieren atención antes de que supongan un riesgo para la seguridad y el cumplimiento.

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