Toimintaperiaatteet ovat työpaikoilla ratkaisevan tärkeitä, sillä ne auttavat vahvistamaan ja selventämään työntekijöiltä odotettuja normeja. Ne ovat käytännössä kirjallisia lakeja, jotka määrittelevät, mikä organisaatiossasi on hyväksyttävää ja mikä ei.
Olipa kyseessä sosiaalisen median käytäntö, salasanakäytäntö tai tietosuojakäytäntö, työntekijät tarvitsevat selkeää ohjeistusta siitä, mitä heiltä odotetaan tietyissä tilanteissa. Jos näistä käytännöistä ei tiedoteta asianmukaisesti, organisaatiosi voi joutua alttiiksi tietomurroille, taloudellisille seuraamuksille ja oikeustoimille, puhumattakaan siitä aiheutuvasta mainehaitasta.
Toimintaperiaatteet luovat lakisääteisen huolenpitovelvollisuuden, mutta monet organisaatiot lähestyvät toimintaperiaatteiden hallintaa sattumanvaraisesti. Toimintaperiaatteita hallinnoidaan usein useissa taulukkolaskentaohjelmissa ja tiedostojen jakamisjärjestelmissä, ne ovat epäjohdonmukaisia, vanhentuneita eivätkä ne yleensä tue säännösten noudattamista.
Avain organisaatiosi suojaamiseen vaatimustenmukaisuuteen ja tietoturvaan liittyviltä ongelmilta on sellaisen tehokkaan toimintatapojen hallintajärjestelmän käyttöönotto, joka tarjoaa hallintakehyksen, tunnistaa riskit ja määrittelee vaatimustenmukaisuuden.
Mikä on paras tapa hallita käytäntöjä?
Nykyisessä monimutkaisessa liiketoimintaympäristössä organisaatioiden on kyettävä reagoimaan nopeasti kaikkiin muutoksiin ja mukauttamaan toimintatapoja tarvittaessa. Valitettavasti vanha järjestelmä, jossa käytäntöjen hallinnointiin käytetään manuaalisia prosesseja, ei enää riitä, ja se saattaa altistaa organisaatiot merkittäville riskeille.
Organisaatioiden on oltava tehokkaita, toimivia ja ketteriä, jotta ne voivat reagoida nopeasti näihin ympäristön muutoksiin, ja paras tapa tehdä tämä on käyttää keskitettyä toimintatapojen hallintajärjestelmää.
Toimintaperiaatteiden hallintajärjestelmä tarjoaa organisaatioille helppokäyttöisen, keskitetyn ratkaisun tärkeiden toimintaperiaatteita koskevien asiakirjojen luomiseen, tallentamiseen ja jakeluun. Se tarjoaa johdonmukaisen menetelmän käytäntöjen luomiseen, lisää yrityksen menettelyjen rakennetta ja helpottaa viime kädessä henkilöstön todistusten seurantaa.
Suurin organisaatioiden tietoturvaan ja vaatimustenmukaisuuteen liittyvä ongelma on käyttäjien osallistuminen. Keskitetyn käytäntöportaalin avulla voidaan kuitenkin varmistaa, että työntekijöille esitetään vain heidän roolinsa kannalta merkityksellistä ja kohdennettua säännöstenmukaisuutta koskevaa sisältöä.
Organisaatiot voivat mitata tehokkaasti tietoisuuden jatkuvaa parantumista ja nostaa esiin alueita, jotka vaativat huomiota, ennen kuin ne aiheuttavat riskin turvallisuudelle ja vaatimustenmukaisuudelle.
Keskitetyn järjestelmän edut
- Automatisoi käytäntöjen elinkaaren - käytäntöjen automatisointi auttaa virtaviivaistamaan prosesseja ja tarjoaa yhden ainoan totuuslähteen kaikille sääntöjenmukaisuuteen liittyville toiminnoille. Politiikat voidaan saattaa valmiiksi ajoissa ja tavalla, jota voidaan valvoa ja mitata, mikä vähentää inhimillisten virheiden vaikutusta. Politiikkojen hallinnan automatisointi varmistaa, että vaatimustenmukaisuus on ajan tasalla ja että organisaatiosi on suojattu riskeiltä ja oikeudenkäynneiltä.
- Riskienhallinta - Toimintatapojen hallinta alkaa riskien tunnistamisesta ja sopivien valvontatoimien hallinnasta riskien vähentämiseksi. Yksi tähän prosessiin liittyvistä ongelmista on politiikkojen ja menettelyjen tehokas tiedottaminen työntekijöille. Keskitetyllä järjestelmällä varmistetaan, että kaikkien kohderyhmään kuuluvien käyttäjien on hyväksyttävä käytäntö tai suoritettava testit tiettyyn päivämäärään ja kellonaikaan mennessä.
- Tehokas raportointi tilintarkastajille ja sääntelyviranomaisille - Keskitetty toimintaperiaatteiden hallintajärjestelmä ratkaisee keskeisen ongelman, joka liittyy lainsäädännön vaatimusten noudattamisen osoittamiseen ja asianmukaisen huolellisuuden osoittamiseen kolmansien osapuolten tilintarkastajille ja sääntelyviranomaisille. Se tarjoaa selkeät kirjausketjut, joihin kirjataan, kuka on ollut vuorovaikutuksessa käytäntöjen kanssa, ja auttaa tunnistamaan alat, jotka aiheuttavat suurimman tietoturvariskin.
- Kohdennat useita käyttäjiä - Keskitetyn järjestelmän avulla johto voi kohdistaa tai sulkea pois tiettyjä käyttäjäryhmiä. Käytännöt voivat vaihdella organisaatiossa, joten yksittäisiä osastoja varten saatetaan tarvita erityisiä käytäntöjä. Tällainen kohdentaminen varmistaa, että oikea käytäntö kohdistuu oikeille henkilöille oikeaan aikaan.
- Käyttäjien osallistumisen ja tietoisuuden lisääminen - On tärkeää, että organisaatiot saavuttavat ja osoittavat, että ne noudattavat ja tiedostavat keskeisiä käytäntöjä 100-prosenttisesti. Vaatimustenmukaisuuden hallinta on aina tehokkaampaa, kun käyttäjät osallistuvat siihen, koska silloin he ymmärtävät paremmin toimintansa merkityksen tietojenkäsittelyn kannalta.
Auttaakseen organisaatioita suunnittelemaan ja toteuttamaan täysin integroidun politiikanhallintaohjelman OCEG on tuottanut politiikanhallinnan kuvitetun e-kirjan. E-kirja sisältää artikkeleita, kuvituksia ja pyöreän pöydän keskusteluja, joiden avulla voidaan rakentaa vahvaa liiketoimintaperustetta politiikanhallintastrategialle.
Lataa ilmainen kappaleesi täältä
