Haluat siis tietää, mikä on toimintatapojen hallintajärjestelmä ja miksi sitä tarvitaan? Käytäntöjenhallintajärjestelmä (Policy Management System, PMS) on ohjelmistoalusta, jota tyypillisesti isännöidään pilviympäristössä ja jolla keskitetään käyttöoikeudet ja hallinta.
Selkeät ja johdonmukaiset yrityskäytännöt esimerkiksi tietoverkkoturvallisuuden ja vaatimustenmukaisuuden alalla ovat nykyaikaisella työpaikalla vakiintunut normi.
Tilastot heijastavat tätä tilannetta, sillä 80 prosentilla yrityksistä on tietojen tallentamista koskevia käytäntöjä ja 76 prosentilla etätyöskentelyä tai liikkuvaa työskentelyä koskevia käytäntöjä Yhdistyneessä kuningaskunnassa. Yhdysvalloissa lähes kaikilla suurilla yrityksillä on tietoturvapolitiikka.
Toimintaperiaatteet ja menettelyt ovat yrityksen auktoriteetti tietyssä asiassa, kuten tietoverkkoturvallisuudessa, ja ne toimivat käsikirjana, jonka mukaan toimitaan. Toimintaperiaatteet sisältävät elintärkeää tietoa, jonka avulla organisaatiosi voi täyttää lainsäädännön vaatimukset, reagoida kyberuhkiin, antaa ohjeita vaaratilanteiden ilmoittamisesta, kouluttaa työntekijöitä ja tiedottaa sidosryhmille prosesseista.
Säädösten ja kyberturvallisuuden muuttuva tilanne voi kuitenkin tarkoittaa, että vakuutuskäytännöt voivat nopeasti vanhentua.
Myös sen selvittäminen, kuka on lukenut ja kuka ei ole lukenut ja hyväksynyt uusia käytäntöjä, voi olla hankala tehtävä. Tilanne voi helposti kärjistyä ja johtaa siihen, että yritys ei noudata säännöksiä. Käytäntöjen hallintaohjelmisto estää tämän tilanteen syntymisen.
Seuraavassa tarkastellaan, mikä on toimintaperiaatteiden hallintajärjestelmä ja mitä se voi tarjota yrityksellesi.
Politiikanhallintajärjestelmän kolme pilaria
PMS isännöi, hallinnoi, jakaa ja seuraa yrityksen käytäntöjen sisältöä. Se toimii vähän kuin asiakirjahallintajärjestelmä, mutta keskittyy käytäntöihin. PMS:ssä on yleensä sisäänrakennettu digitaalinen allekirjoitusominaisuus, jonka avulla työntekijät voivat antaa todistuksensa. Toimintaperiaatteiden hallintajärjestelmä estää yritystäsi käyttämästä hajanaista ja epäoptimaalista lähestymistapaa toimintaperiaatteisiin.
Hyvä politiikan hallintajärjestelmä perustuu kolmeen tärkeään pilariin:
Pilvipohjainen: tarjoaa keskitetyn keskipisteen käytäntöjen sisällön tallentamista, hallintaa ja jakelua varten. Tämä lopettaa riippuvuuden käytäntöasiakirjojen ja -päivitysten jakelusta sähköpostitse lisäämällä versioiden, tallennuksen ja jakelun valvontakerroksen: näin varmistetaan, että käytössä on vain uusin versio käytännöstä.
Yhdennetty vastuuvelvollisuus: toimintalinjojen hyväksyminen ja vahvistaminen ovat tärkeitä toimintalinjojen hallinnan ja noudattamisen osa-alueita. Keskitetty, automatisoitu ja jakelukelpoinen palvelu, joka toimittaa käytännöt työntekijöille ja sidosryhmille, käyttää digitaalisia allekirjoituksia ja tarkastustoimintoja vastuuvelvollisuuden varmistamiseksi ja sopimusten tallentamiseksi.
Mittaaminen ja parantaminen: Käytäntöjen hallintajärjestelmä olisi suunniteltava siten, että se mahdollistaa mittaamisen ja tarkastuksen, jota tarvitaan käytäntöjen mukauttamiseksi ja parantamiseksi sitä mukaa, kun tapahtumat muuttavat vaatimustenmukaisuutta ja tietoturvaa.
Politiikanhallintajärjestelmien pitäisi olla myös helppokäyttöisiä. Helppokäyttöisyyttä olisi täydennettävä käyttöoikeustasoilla, jotka vaihtelevat täydestä muokkauksesta pelkkään katseluun.
Versiohallinta on olennainen osa käytäntöjen hallintaratkaisua, jota käytetään muutosten seuraamiseen: käytäntöjen luominen on usein yhteistyöprosessi; käytäntöasiakirjojen parissa työskentelevien tiimien on voitava seurata muutoksia asiakirjan elinkaaren aikana - tähän on sisällyttävä jatkuvat tarkistukset.
Politiikanhallintajärjestelmän käytön edut
Keskitetyn, automatisoidun käytäntöjenhallintajärjestelmän käytöstä saatavien riskinhallintahyötyjen lisäksi joitakin yleisiä hyötyjä ovat muun muassa seuraavat:
Suojaa maineesi
Invisiblyn vuonna 2021 tekemän tutkimuksen mukaan yksityisyys on kuluttajille tärkeää. Käytäntöjenhallintajärjestelmä auttaa suojaamaan yritystäsi oikeudenkäynneiltä ja sakotuksilta, mikä puolestaan auttaa ylläpitämään hyvää brändin mainetta.
Kun helpotat sellaisten tietoturva- ja tietosuojaperiaatteiden laatimista, jotka vastaavat asiakkaiden odotuksia ja täyttävät säädökset, voit osoittaa sitoutuneesi yksityisyyden suojaan ja turvallisuuteen.
Vähennä käytäntöjen hallinnoinnista aiheutuvia kustannuksia ja vaivaa.
Kymmenien tuhansien sivujen käytäntöasiakirjojen tulostamisen aika on ohi pilvipohjaisen käytäntöjenhallintajärjestelmän ansiosta. Tämä ei ainoastaan auta ilmastonmuutosta vastaan käytävässä taistelussa, vaan säästää yritykselle pitkällä aikavälillä myös rahaa.
Myös työmäärä vähenee, sillä käytäntöjen ylläpitäjät voivat helpommin hallita käytäntöjen elinkaarta, päivittää niitä etänä, tarkastaa niiden liikkumisen ja käytön, paikantaa ne helposti ja varmistaa, että työntekijät ovat hyväksyneet niiden sisällön, ja kaikki tämä keskuskonsolilta.
Tietosuojasäännösten noudattaminen
Keskitetty tapa hallita käytäntöjä helpottaa tietosuoja-asetusten päivitysten seuraamista. Käytännöt voidaan päivittää nopeasti ja jakaa uudelleen työntekijöille ja muille, joiden on nähtävä ne.
Digitaalista allekirjoitustekniikkaa käyttämällä voidaan varmistaa, että muutokset hyväksytään. Kun käytänteitä käsitellään keskitetyn hallintajärjestelmän avulla, voit myös varmistaa, että vaatimustenmukaisuudesta saadaan nopeasti dokumentti- ja auditointitodisteita. Toisin sanoen PMS-järjestelmä tarjoaa paperityön ja kirjausketjun, joita tarvitaan PCI:n kaltaisten säännösten noudattamisen varmistamiseen ja ylläpitämiseen.
Henkilöstön hyväksyntä ja vastuuvelvollisuuden vahvistaminen
Toimintatapojen hallintajärjestelmän pitäisi pystyä jakamaan tärkeitä toimintatapoja työntekijöille ja kannustamaan niiden käyttöönottoa automaattisten ilmoitusten avulla. Esimerkiksi turvallisuuskäytännöissä on usein lausekkeita, joissa edellytetään, että työntekijät ymmärtävät, että tietyt toimet voivat johtaa kurinpitotoimiin.
Oikeudellisesti on tärkeää, että työntekijät ymmärtävät tämän työnsä näkökohdan ja hyväksyvät sen allekirjoittamalla politiikan digitaalisesti osoittaakseen, että he ovat lukeneet ja hyväksyneet sen. Toimintaohjeiden hallintajärjestelmä tarjoaa automaattisen menetelmän seurata toimintaohjeiden liikkeitä, kun niitä luodaan, jaetaan, päivitetään, avataan, luetaan jne. Digitaalisen allekirjoituksen avulla työntekijät ja muu henkilökunta voivat lisäksi vahvistaa käytäntöä.
Tämän elinkaaren ja allekirjoitustapahtuman tuloksena syntyy kirjausketju, joka on saatavissa raporttina PMS-järjestelmästä, mikä osoittaa työntekijöiden sitoutumisen määrällisesti ja tarjoaa menetelmän vastuuvelvollisuutta varten.
Turvallisuustietoisuuden jatkuva parantuminen on osoitettava.
Vaatimustenmukaisuutta ja tietoturvatietoisuutta voidaan mitata käytäntöjen hallintajärjestelmän tuottamien mittareiden avulla. Näin voidaan osoittaa sääntelyviranomaisille, että yrityksesi sitouttaa henkilöstönsä täysimääräisesti käytäntövaatimuksiin, mukaan lukien tietoturvahygieniaan ja tietosuojaan liittyvät odotukset.
Järjestelmät ovat paljon muutakin kuin pelkkä paikka, jossa voidaan säilyttää ja käyttää käytäntöasiakirjoja: hyvä käytäntöjenhallintajärjestelmä antaa turvallisuuspäälliköillesi mahdollisuuden luoda optimoituja käytäntöasiakirjoja koko elinkaaren ajan, jolloin muutokset ovat usein jatkuvia; keskitettyä käytäntöjenhallintaa käytetään myös vaatimustenmukaisuuden automatisointiin tuottamalla asiakirjanäyttöä tietoturvatietoisuuskoulutuksesta; käytäntöjenhallintajärjestelmä on olennainen väline, jota käytetään, kun halutaan saada työntekijät hyväksymään käytäntö.
Se tarjoaa kehyksen, jonka avulla voidaan tallentaa ja levittää odotukset, joita työntekijän rooliin liittyy kyberturvallisuuden, tietojen, säännösten ja yksityisyyden suojan osalta.
Käyttämällä käytäntöjen hallintajärjestelmää käytäntöasiakirjojen käsittelyyn yritys voi varmistaa vaatimustenmukaisuuden hallinnan ja ottaa työntekijät mukaan prosessiin.
