Kotona työskentely voi olla hyvin erilainen kokemus, jos olet tottunut toimistoympäristöön. Yhä useammat ihmiset kohtaavat kotona työskentelyyn liittyviä ainutlaatuisia haasteita, olipa kyse sitten organisoinnista, ajanhallinnasta tai vain päivän päätteeksi tapahtuvasta sammuttamisesta.
On kuitenkin yksi haaste, jota helposti aliarvioidaan: tietojen yksityisyyden säilyttäminen. Olipa kyse arkaluonteisista kaupallisista tiedoista, henkilötiedoista tai työtovereiden yhteystiedoista, meillä kaikilla on vastuu varmistaa, että käsittelemme, siirrämme ja tallennamme päivittäin käyttämiämme tietoja asianmukaisesti.
Mitä tämä tarkoittaa käytännössä?
Aloitetaan helpoimmasta askeleesta - pidä ohjelmistosi ajan tasalla! Se on uskomattoman yksinkertainen, mutta ehdottoman tärkeä tehtävä. Useimmat ohjelmistoyritykset julkaisevat säännöllisesti päivityksiä. Niihin sisältyy yleensä uusia ominaisuuksia, vikakorjauksia ja tietoturvapäivityksiä. Tässä keskustelussa keskitymme tietoturvapäivityksiin! Vaikka saattaa tuntua epätodennäköiseltä, että sinuun kohdistuu hyökkäys, jos et ole asentanut ohjelmistopäivityksiä, se on johtanut aiemmin merkittäviin ongelmiin. Ehkä pahamaineisin esimerkki on WannaCry Ransomware -hyökkäys, jossa käytettiin hyväksi vanhempien käyttöjärjestelmien tunnettuja haavoittuvuuksia. Varaa siis aikaa ja anna ohjelmistopäivitysten toimia, kun sinua kehotetaan!
Seuraava vaihe on käyttää hyväksyttyjä ohjelmistoja tiettyihin tehtäviin. Tämä saattaa kuulostaa itsestäänselvyydeltä, mutta kotona työskentelyyn liittyy joitakin tärkeitä hienouksia. Oletetaan esimerkiksi, että käytät chat-työkalua, kuten Slackia, Teamsia, Skypeä tai Zoomia, pitämään yhteyttä kollegoihisi. Nämä sovellukset tukevat tiedostojen jakamista, mutta tiedätkö, mihin nämä tiedostot tallennetaan? Ovatko ne salattuja, kun ne ovat matkalla? Jos lähetät kollegoillesi vain söpön kuvan lemmikistäsi, vastauksella näihin kysymyksiin ei ole merkitystä. Mutta entä jos käytät niitä luottamuksellisten tai henkilökohtaisten tietojen lähettämiseen? Saatat vahingossa rikkoa tietosuojalainsäädäntöä tai altistaa arkaluonteiset tiedot mahdolliselle tietomurrolle.
Vielä suurempia haasteita on, jos työskentelet henkilökohtaisten laitteiden parissa. Yksi matkapuhelinten hyödyllisimmistä (ja mahdollisesti vaarallisimmista) ominaisuuksista on mahdollisuus varmuuskopioida kaikki tietosi automaattisesti pilvipalveluun. Voit olla rauhassa tietäen, että jos puhelimesi vaurioituu tai jos päivität uusimpaan malliin, olet vain muutaman napsautuksen päässä kaiken tarvitsemasi palauttamisesta. Mutta mitä tapahtuu, kun käytät puhelimessa työvälineitä? Monissa sovelluksissa on suuri mahdollisuus, että kun avaat asiakirjan, se kopioituu puhelimeesi. Se tarkoittaa, että se on nyt pilvessä henkilökohtaisessa varmuuskopiossasi. Jos asiakirja sisältää henkilötietoja ja siihen sovelletaan tietosuojalakeja, saatat rikkoa niitä!
Useimmilla meistä ei ole aikaa tai asiantuntemusta tarkistaa jokaista käyttämäämme sovellusta, selvittää, minne tiedot on tallennettu, ja arvioida, kuinka riskialtista se on. Onneksi on olemassa yksinkertainen ratkaisu. Käytä vain hyväksyttyjä ohjelmistoja tiettyihin tehtäviin. Jos yrityksessäsi on käytäntö, jonka mukaan sinun on muodostettava yhteys yrityksen VPN-yhteyteen lähettääksesi suojattuja sähköpostiviestejä, jotka sisältävät arkaluonteisia tietoja, käytä VPN:ää. Jos organisaatiossasi sanotaan, että Microsoft Teams on ainoa hyväksytty kanava tiedostojen lähettämiseen videokeskustelun aikana, käytä vain Teamsia.
Useimmissa organisaatioissa joku on käyttänyt aikaa käytettävissä olevien ohjelmistojen arviointiin, tarkistanut niiden käyttöturvallisuuden, punninnut sen helppokäyttöisyyttä vastaan ja tehnyt järkevän päätöksen. Tämän perusteella organisaatiossa noudatetaan käytäntöjä, jotka koskevat ohjelmistojen käyttöä ja sitä, miten (tai voivatko) henkilökohtaiset laitteet päästä käsiksi työpaikan resursseihin (tai voivatko ne edes päästä käsiksi niihin).
Näiden toimintatapojen ymmärtäminen ja niiden noudattaminen mahdollistaa yksityisyyden suojan säilyttämisen kotoa käsin työskenneltäessä.
Parhaat käytännöt Tietosuoja
Tietosuojaprosessien, -varojen ja ulkoisten osapuolten hallinnasta on tullut paljon tärkeämpää nykyaikaisissa organisaatioissa. MetaPrivacy on suunniteltu tarjoamaan parhaita käytäntöjä tietosuojan noudattamiseen.
Ratkaisu tarjoaa valmiita toimintoja, joiden avulla asiakkaat voivat saada nopeasti lisäarvoa ilman pitkiä konsultointi- ja konfigurointikausia.
Ota meihin yhteyttä, jos haluat lisätietoja siitä, miten voimme auttaa organisaatiotasi parantamaan vaatimustenmukaisuutta koskevaa rakennettaan.
