Policy Management: gestão de políticas para uma força de trabalho segura

As políticas são a espinha dorsal de qualquer estratégia de gestão do risco. Estabelecem expectativas, definem limites e fornecem a estrutura para um comportamento seguro e compatível – mas, infelizmente, a maioria dos funcionários não as lê. Ou, se o fazem, é quando entram para a empresa e nunca mais o fazem. Clica em reconhecer, segue em frente e esquece.

Assim, enquanto as organizações passam horas a aperfeiçoar e a atualizar as políticas, as pessoas que essas políticas se destinam a proteger desconhecem muitas vezes o que dizem ou porque são importantes.

É nesse intervalo entre ter políticas e vivê-las que se insere o risco humano, porque se as pessoas não conhecem as regras, será que podemos esperar que as sigam?

Policy Management: da conformidade com a caixa de verificação à mudança de comportamento

As políticas são muitas vezes tratadas como uma formalidade; algo para satisfazer os auditores, os reguladores ou a governação interna. São carregadas para uma unidade partilhada, assinadas uma vez por ano e silenciosamente esquecidas até ao próximo ciclo de revisão.

Mas a conformidade no papel não é o mesmo que a redução do risco na prática.

Se as tuas equipas não se envolverem com as tuas políticas, lendo-as, compreendendo-as e agindo de acordo com elas, não podes esperar uma mudança significativa no comportamento. Por exemplo, imagina uma organização que actualiza a sua política de proteção de dados todos os anos, mas não comunica as alterações de forma eficaz. Quando um e-mail de phishing chega à caixa de entrada de um funcionário, este pode não se aperceber de que reencaminhá-lo para um colega é uma violação do novo protocolo. No papel, a conformidade parece perfeita, mas, na realidade, o risco está a crescer silenciosamente.

Uma gestão eficaz dos riscos humanos (Human Risk Management) depende de as pessoas fazerem escolhas informadas e seguras no seu trabalho quotidiano. Isso só acontece quando a sensibilização para as políticas está integrada na sua cultura, e não enterrada numa pasta partilhada.

Como é realmente a gestão eficaz das políticas

Uma forte gestão de políticas significa criar um sistema que torne os teus documentos relevantes, acessíveis e acionáveis.

Isso quer dizer que:

• Centralização: Todas as tuas políticas num único local, sempre actualizadas, com um controlo claro das versões.
• Acessibilidade: Acesso simples e intuitivo para todos os funcionários, quer estejam na sua secretária, no local ou à distância.
• Responsabilização: A capacidade de acompanhar as confirmações, monitorizar a conclusão e identificar quem viu o quê.
• Integração: Ligar a sensibilização para as políticas a iniciativas mais amplas em matéria de riscos humanos, como a formação e as campanhas.
• Percebe: Relatórios em tempo real que o ajudam a detetar lacunas e a demonstrar a conformidade num relance.

Mas para além das funcionalidades, a gestão eficaz das políticas tem a ver com a mentalidade. Tens de tratar as políticas como ferramentas vivas e evolutivas para o comportamento, e não como ficheiros estáticos que devem ser guardados.

Quando a gestão de políticas funciona bem, não parece uma administração. Parece uma extensão natural da tua cultura, ajudando as pessoas a tomar melhores decisões e não apenas a seguir regras.

Dar vida às políticas através do envolvimento

Um quadro político bem gerido convida à participação e recorda às pessoas porque é que as regras existem e não apenas o que são.

Isto pode significar a inclusão de breves explicações ou elementos interactivos, como pequenos questionários, ou pop-ups de reconhecimento para reforçar pontos-chave, juntamente com documentos políticos, ligando a exemplos do mundo real ou a campanhas de sensibilização, ou utilizando a microaprendizagem para realçar as principais alterações.

Quando as pessoas compreendem o porquê, o envolvimento aumenta. As políticas deixam de parecer burocracia empresarial e começam a tornar-se orientações práticas que apoiam o seu trabalho.

É por isso que a ligação entre a gestão de políticas e a consciencialização do risco humano é tão poderosa. Quanto mais os colaboradores interagirem com as políticas de forma significativa, maior será a probabilidade de agirem de acordo com elas, reduzindo o risco, aumentando a consciencialização e reforçando a cultura de responsabilidade da sua organização.

Como é que o sistema de gestão de políticas da MetaCompliance acrescenta valor

A nossa plataforma de gestão da conformidade foi concebida para colmatar o fosso entre a política e a prática.

Ajuda as organizações a irem além dos documentos estáticos e a avançarem para um compromisso dinâmico em que as políticas se tornam uma parte ativa da consciência e do comportamento.

Eis como acrescenta valor:

• Centraliza as suas políticas com controlo total das versões e pistas de auditoria claras.
• Simplifica o reconhecimento e o acompanhamento de provas, reduzindo a administração manual.
• Integra-se diretamente nas campanhas de sensibilização e nos módulos de formação, pelo que a aprendizagem reforça a compreensão das políticas.
• Automatiza os lembretes e as renovações, o que significa que nada passa despercebido.
• Proporciona visibilidade instantânea sobre quem leu o quê, para que possas direcionar a sensibilização para onde é mais necessária.

Quando puderes ver rapidamente quem leu o quê, podes começar a identificar padrões; quais as equipas mais empenhadas, onde são necessários lembretes e como a sensibilização se relaciona com resultados comportamentais reais.

Ao transformar a gestão de políticas num processo vivo e controlável, pode ligá-la diretamente à sua estratégia de risco humano e medir a diferença que faz.

Porque é que isto é importante para a gestão dos riscos humanos

Cada política representa uma potencial linha de defesa contra erros, infracções e más decisões. Mas essa defesa só é válida se as pessoas compreenderem e aplicarem o que está escrito.

Um processo eficaz de gestão de políticas ajuda-te:

• Identifica onde existem lacunas de conhecimento.
• Reforça a formação e a sensibilização com mensagens coerentes.
• Constrói uma cultura de responsabilidade e confiança.
• Transforma a conformidade de uma caixa de verificação numa verdadeira mudança de comportamento.

Apoia também a visibilidade da liderança. Com dados e relatórios claros, os líderes podem ver o desempenho das políticas em toda a organização e demonstrar aos reguladores ou aos conselhos de administração que a conformidade está documentada e incorporada.

Quando as pessoas sabem o que se espera delas e quando o processo de manter a conformidade parece fácil e apoiado, começas a criar resiliência.

Transformar a política em cultura

Políticas sólidas só funcionam quando as pessoas se envolvem com elas. A nossa plataforma de gestão de políticas faz com que isso aconteça sem problemas, ligando a documentação, a sensibilização e a responsabilidade num único local.

Porque o objetivo não é apenas gerir políticas, mas construir uma cultura em que todos compreendam a sua importância.

Entra em contacto com a nossa equipa hoje mesmo para ver como a Gestão de Políticas pode reforçar a tua estratégia de gestão de riscos humanos.